Ділові наради.

Одним з організуючих моментів ділової наради є правильно складена повістка наради. Це, як правило, письмовий документ, що розсилається заздалегідь учасникам і містить таку інформацію:

· Тема наради;

· Мета наради;

· Перелік обговорюваних питань;

· Час початку та закінчення наради;

· Місце, де воно буде проходити;

· Прізвища та посади доповідачів, виступаючих по основній інформації людей і відповідальних за підготовку питань;

· Час, відведений на кожне питання;

· Місце, де можна ознайомитися з матеріалами по кожному питанню.

Коли учасники наради поінформовані заздалегідь про предмет обговорення, тоді вони можуть не тільки попередньо ознайомитися з матеріалами, але й продумати конструктивні пропозиції щодо вирішення проблем. Доцільно проводити ділові наради в певний день тижня (за винятком позапланових, екстрених засідань), бажано в кінці робочого дня або в другій його половині. Тривалість наради не повинна перевищувати півтора-двох годин.

Керівнику ділової наради важливо:

· почати його вчасно, повідомити про регламент і порядок денний;

· призначити відповідального за регламент і протокол;

· попередити про «зняття» виступів не по суті питання, наприклад емоційні оцінки людей і подій;

· якщо використовується критика, то вимагати її конструктивності: називати конкретні факти і їх причини, не переходити на особистість, а висловлюватися з приводу дій і помилок, пропонувати шляхи вирішення проблеми, усунення прорахунку, нестачі;

· регулювати спрямованість і діловитість виступів, для цього варто не допускати затягування виступів, стимулюючи конкретність, наявність реальних пропозицій, рішень, ідей;

· дотримуватися коректності дискусії;

· підбиваючи підсумки наради, узагальнити все сказане, сформулювати висновки, визначити завдання на майбутнє;

· завершити точно в призначений час

Публічні виступи.

Перший крок у підготовці будь-якого публічного виступу полягає в тому, щоб визначити його мету або конкретну тему. І тільки після того, як це питання з’ясоване, обмірковують конкретний план їхньої реалізації. Якщо виступ з самого початку логічно вибудуваний, це надає мові більшу силу, вселяє впевненість в успіху. Метою виступу може бути як поширення інформації, виклад відповідних інструкцій, так і реклама, «продаж» ідей і планів. Важливо зуміти подивитися на тему й основні ідеї доповіді очима стороннього спостерігача.

Вивчення аудиторії. Виступ, потенційно здатний принести успіх в одній аудиторії, може закінчитися цілковитим крахом в іншій. Кожна стратегія виступу повинна бути спрямована на певну аудиторію окремо. Адже аудиторія слухачів може складатися винятково з «фахівців» або так званих «дилетантів», або поєднувати представників обох цих груп. Варто подумати, можливо, люди, ті, що зібралися в залі, уже досить інформовані по обговорюваній темі? Яку інформацію вони могли одержати? Перед виступом бажано довідатися про манеру поводження й стиль роботи, інтереси, суспільне становище й емоційний настрой слухачів.

Оратор може впливати на слухачів не тільки за допомогою слова, але й своєю манерою поводження, формою подачі своєї доповіді. Коли добре вивчені емоційні й духовні потреби аудиторії, можна вплинути на відношення слухачів до виступу й непомітно для них змінити їхню точку зору. Мова може викликати жвавий інтерес у слухачів і легко перетворити їх у союзників виступаючого, якщо точно знати їхні турботи й сподівання.

Для того, щоб знати, в яких умовах відбудуться засідання і яка загальна обстановка буде супроводжувати виступ, виступаючому потрібно виявити: якою буде аудиторія: дружньою або ворожою, хто симпатизує йому або проявляє апатію? Буде публіка в залі відвертою або недовірливою і мовчазною? Чи виявляться серед присутніх у залі одні тільки його прихильники або, імовірно, там будуть присутні й представники опозиції?

Організація виступу. Успішний виступ містить не тільки добре підібраний матеріал, але й, що більш істотно, незаперечні аргументи й докази. Такий виступ демонструє вільні орієнтації оратора й глибоке знання їм справи. Але навіть дуже сильна і переконлива мова, що має план, містить основну ідею, необхідну інформацію, який зацікавилася публіка, з легкістю терпить фіаско, якщо ці факти не будуть належним чином упорядковані й розташовані. Насамперед, не можна зневажати вступною й заключною частинами виступу. Із самого початку виступ повинний викликати інтерес у слухачів, знайомити їх з основним змістом і ідеєю доповіді. У підсумковій частині досвідчений доповідач ще раз коротко повторить ключові моменти й зміст усього виступу.

Той, хто хоче стати гарним оратором, завжди повинен репетувати свій виступ, практикуватися, кілька разів повторювати думки, які він проповідує.

Мова виступу. Щоб викликати інтерес в аудиторії й утримати увагу присутніх до кінця виступу, потрібно навчитися бути уважним до якості й сили використовуваних слів. Оратор повинен:

А) Бути простим у спілкуванні. Бути відкритим і чітким у вираженні своєї думки.

Б) Бути конкретним. Спеціальні терміни і вузькопрофесійні вирази зменшують кількість потенційних прихильників оратора, а іноді просто приводять до загального нерозуміння.

В) Посилатися на факти й апелювати до здорового глузду.

Г) Бути врівноваженим. Використовувати плавний ритм мови. Уникати пропозицій і тем, що відволікають від розкриття основної ідеї виступу.

Д) Бути красномовним. Час від часу вживати риторичні фрази й вирази, що підсилить ефект виступу.

Є) Говорити з позицій інтересів публіки, а не власної організації.

Подання доповіді. Хтось із великих людей один раз помітив: «Не так важливо, що ви сказали, скільки важливо, як ви це зробили». У даних словах афористично укладені основні елементи мистецтва подання доповіді. Вже із самого початку виступу доповідач повинен встановити контакт із аудиторією. Щоб його мова стала свідченням взаєморозуміння й підтримки, йому потрібно завоювати почуття довіри й поваги публіки, що потім повинне підтримуватися протягом усього виступу. Рухи, поза, зоровий контакт, вираження особи, і, нарешті, одяг – все це миттєво оцінюється аудиторією. Тембр і модуляція голосу найчастіше свідчать про те, чи вірить виступаючий у те, про що говорить, чи ні. Це теж додає йому «кредит» довіри або ж, навпаки, послабляє його позиції, що впливає на результат виступу.

Щоб успішно подати свій виступ, потрібно вимовити його натхненно, донести до свідомості слухачів, зробити живим, енергійним і постаратися позбутися нервозності. Простий, не занадто напористий, звичний і вільний стиль мови скоріше приверне увагу й інтерес слухачів. Важливим є завжди стояти прямо, забути про нервові посмикування рук; підтримувати зоровий контакт, що допоможе завоювати довіру в публіки; використовувати паузи – коротке мовчання й тиша можуть виявитися дуже ефективними й приваблюючими увагу; прибігати до прикладів і цікавих фактів, що допоможе підкріпити правоту проголошуваних ідей; уникати жаргону. Наприкінці виступу ще раз повернутися до основних ідей доповіді. Якщо дозволено задавати питання, сповістити про це слухачам ще до закінчення виступу. Не заохочувати провокаційних питань або питань, що не мають відношення до справи.

Наочні прилади дозволяють виділити або підкреслити найважливіші ідеї, уточнити зміст проблем. Вони також можуть виявитися дуже корисними, коли виступаючий конструює висновки на основі численних фактів, приводить цифри, статистичні матеріали й аргументи на підтвердження своїх ідей. Однак, розуміючи позитивну роль і корисність додаткових засобів при подачі доповіді, виступаючий зобов’язаний простежити, щоб його добре підготовлена мова доповіді не загубилася в нескінченних цифрових даних.