Создание сводной таблицы

Когда таблица с данными не очень объемная, управлять ею несложно. Расчеты не займут много времени, и вы легко, используя нужные формулы и функции, сможете вычислить, например, общую сумму затрат или доходов.

Однако задача усложняется, если таблица достаточно большая. Чтобы просмотреть ее, нужно очень много времени, не говоря уже о том, чтобы выполнить по ней какие-нибудь расчеты.

Особенно трудно управлять большими таблицами, если они расположены на нескольких листах. В таких случаях на помощь пользователю могут прийти сводные таблицы.

Они обобщают данные и упрощают их просмотр. Особенность сводных таблиц в том, что они позволяют лишь просматривать данные, а не изменять их. На основе сводных таблиц можно создать диаграмму, чтобы представить данные еще нагляднее.

Откройте книгу, в которой требуется создать отчет сводной таблицы. Отчет сводной таблицы – это интерактивный перекрестный отчет Microsoft Excel, содержащий итоговые данные и выполняющий анализ таких данных, как записи базы данных из разных источников, в том числе внешних по отношению к Microsoft Excel.

Если отчет создается на основе веб-запроса, запроса с параметрами, шаблона отчета, odc-файла или файла запроса, извлеките данные в книгу, а затем выделите ячейку в списке Microsoft Excel, содержащем извлекаемые данные.

Если данные извлекаются из базы данных OLAP или средства подключения к данным Microsoft Office возвращают данные в виде пустого отчета сводной таблицы, выполните шаг 6, описанный ниже.

Если отчет создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.

Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

На шаге 1 выполнения мастера сводных таблиц и диаграмм установите переключатель Вид создаваемого отчета в положение Сводная таблица.

Следуйте инструкциям на шаге 2 мастера.

Следуйте инструкциям на шаге 3 мастера, затем выберите способ создания отчета: вручную или с помощью мастера.

Обычно можно создавать отчет вручную, что и рекомендуется делать. Используйте мастер для создания отчетов, только если ожидается медленное извлечение внешних исходных данных или требуется установить поля страниц, чтобы извлекать данные постранично. Попробуйте создать отчет вручную, при необходимости можно вернуться в мастер.

3. Создание свободной таблицы и работа с ней

Сводная таблица позволяет улучшить внешний вид и восприятие данных. Сводную таблицу создали с помощью Мастера сводных таблиц, который вызывается командой Сводная таблица из меню Данные или щелчком по кнопке Мастера сводных таблиц. Для создания макета сводной таблицы с детализирующими данными, необходимо перетащить нужные кнопки полей таблицы в окна: страницы, столбцы, строки, данные, как указано на рисунке 5.8.

Рисунок 5.8 - Результат создания сводной таблицы