Имена полей.

Создание базовых таблиц

Существуют следующие способы создания таблицы:

· С помощью мастера таблиц. Процесс создания заключается в последовательном выполнении инструкций мастера и выборе подходящих параметров таблицы из предлагаемых вариантов;

· В режиме конструктора, который позволяет добавлять поля, выбирать тип данных, настроить свойства каждого поля

· Путем ввода данных. Данные вводятся непосредственно в пустую таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

С помощью мастера таблиц

1. Выберите Таблицы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

2. Дважды щелкните строку Мастер таблиц.

3. Следуйте инструкциям диалоговых окон мастера Создание таблиц.

С помощью таблиц в режиме конструктора.

Режим конструктора считается универсальным и применяется для создания новых таблиц и изменения структуры готовых таблиц.

1) В окне базы данных выбрать команду «создать в режиме конструктора»,

2) В появившемся диалоговом окне Конструктор таблиц (Рис 2) создать структуру таблицы в соответствии с установленными составом и характеристиками полей: ввести имена полей, определить типы данных, выбрать форматы данных.

Имена полей.

При задании имен полям таблицы необходимо руководствоваться следующими рекомендациями:

- имя поля не должно начинаться с пробела;

- в имени поля не должно быть знаков препинания, скобок, восклицательных знаков;

- не допускается повторение имен в таблице;

- имена полей могут содержать до 255 символов. Имя следует задавать минимальным числом символов (это необходимо для минимизации объема памяти и времени поиска информации). Желательно, чтобы имя поля представляло аббревиатуру названия признака объекта, которое будет вводиться в ячейки поля.

Технология заполнения данных в строки информационных бло­ков Конструктора таблиц аналогична технологии работы с табли­цами в текстовом редакторе Word.

После ввода имени поля выбираем для него тип данных из предложенного программой списка.

Типы данных:

Текстовый. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Это могут быть любые символы, в том числе и цифры. В текстовое поле могут вводиться и одни цифры, если с ними не предполагается производить вычислений.

МЕМО. Поле МЕМО называют полем текстовых примечаний. Этот тип поля предназначен для ввода в него текстовой информа­ции длиной более 255 символов (в Ассеss 2000 — до 65 535 симво­лов). Этот тип данных отличается от текстового тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, которые хранятся отдельно. Это значительно ускоряет обработку таблиц. Поля МЕМО не могут быть ключевыми или индексными.

Числовой. Этот тип данных для характеристик объектов базы данных, которые могут участвовать в математических расчетах.

Дата/Время. Такой тип данных предназначен для указания даты или времени, характеризующих конкретную запись таблицы (на­пример, дата поступления товара на склад или время начала и окончания работы пользователя в сети Интернет). В данное поле можно вводить даты с 100 по 9999 г.

Денежный. Этот тип данных аналогичен числовому. Отличается от него только характеристиками вводимых чисел. Точность числа не превышает четырех знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных разрядов. В конце числа могут быть проставлены обозначения валюты (р. или $).

Счетчик. Поле содержит уникальный (не повторяющийся) но­мер записи таблицы БД. Значения этого поля не обновляются. Используется для автоматической нумерации записей.

Логический. Тип поля, параметры которого могут принимать только два значения, интерпретированные как ДА или НЕТ (Да/ Нет), Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но могут быть индексными.

Поле объекта OLE. В ячейки поля данного типа вводятся ссыл­ки на приложения, разработанные для Windows. Это могут быть текстовые, графические и мультимедийные файлы. Объем храни­мых данных в ячейках данного поля ограничен только дисковым пространством компьютера.

Гиперссылка. Этот тип данных позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно сослаться на лю­бой файл или фрагмент файла, находящегося на том же компью­тере, на котором находится таблица БД, или на любом компью­тере в локальной сети или сети Интернет. Гиперссылка состоит из трех частей: адрес, указывающий путь к файлу; дополнительный адрес, указывающий положение фрагмента внутри файла или стра­ницы текста; отображаемый текст. Каждая часть гиперссылки мо­жет содержать до 2048 символов.

После установления имени и типа данных перейти к заполнению раздела Свой­ства поля. В конструкторе таблиц каждому полю в зависимости от типа дан­ных автоматически (по умолчанию) задается определенный на­бор свойств.

Затем конструктор закрывают; при этом открываются диалоговые окна, в которых предлагается задать имя таблицы и установить ключе­вые поля, если они не были заданы.

Имя таблицы. При задании имени таблицы необходимо учесть следующие рекомендации:

- в имени таблицы не должно быть знаков препинания, ско­бок, восклицательных знаков;

- имя таблицы не должно начинаться с пробела;

- в одном файле БД не должно быть таблиц с одинаковыми именами.