Основные жанры письменного делового общения.

Письменные жанры можно разделить на 3 группы:

· Организационно-распорядительные (закон, постановление, приказ, положение)

· Информационно-справочные (план, акт, отчет, протокол, справка, деловое письмо, докладная записка)

· Частные деловые бумаги (автобиография, заявление, доверенность, расписка, счет, характеристика, резюме)

I. Договор - это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули - текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз.

Минимально модулей должно быть семь:

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

II. Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ).

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, являются глаголы-перформативы: " Предлагаю", " Обязываю", " Приказываю", " Постановляю" и т.д. Они определяют жанр и тональность документа. Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ.

1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. В форме приказа реализуются иерархические отношения " руководитель - подчиненный". С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы.

Приказ имеет заголовок (" О реорганизации предприятия", " Об изменении графика работы", " Об изменении оплаты отпусков", " О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу.

Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части указываются основания для составления документа.

Основанием для приказа могут служить:

· нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);

· решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

· производственная необходимость.

Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Констатирующей части не имеют приказы по личному составу.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова " Приказываю", указывают:

1. адресата: " кому? " - конкретному исполнителю, структурному подразделению, приводят полное наименование должности исполнителя;
2. " что сделать? " - указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией;
3. " до какого числа? " - указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер;
4. в последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.

По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений ( заключительная часть протокола заседания коллегиального органа ), распорядительная часть которых начинается словами " Постановляю", " Предлагаю". Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений состоят из клишированных фраз.

2. Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловые письма - являются особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

• требующие обязательного письма-ответа;
• и не требующие такового.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций (Ссылаясь на Ваш запрос от... Согласно протоколу…).

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие.

По виду выделяют деловые письма:

• Просьбы;
• Приглашения;
• Извещения;
• Подтверждения;
• Распоряжения;
• Гарантийные письма и благодарственные письма и др.

В написании любого вида писем соблюдается этикет делового письма.