Пример разработки базы данных

В качестве примера рассматривается последовательность действий для создания и обработки базы данных «Учебный процесс». Создадим базу данных, которая будет состоять из трех таблиц: предметы (исходная таблица), преподаватели (исходная), учебный план (подчиненная таблица). Так как подчиненная таблица будет содержать сведения из исходных таблиц, то сначала создаются исходные таблицы, затем подчиненная таблица.

1. После открытия программы на экране появится диалог создания новой БД, рис.1. Сначала необходимо выбрать «Новая база банных», затем в строке «Имя файла» ввести имя в соответствии с заданием и нажать кнопку «Создать».

Рис.1.

На экране появится окно программы и диалог создания таблицы, рис.2.

Рис.2.

2. Создание таблицы Предметы в режиме Конструктора: для перехода в режим Конструктора выполните Вид – Конструктор, затем введите имя таблицы. Режим Конструктора таблицы представлен на рис.3. Необходимо заполнить имена полей, типы данных и определить ключевое поле.

Рис.3.

3. После заполнения таблицы в режиме Конструктора необходимо ее наполнить данными, для этого выполните Вид – Режим таблицы. Заполненная таблица представлена на рис.4. Если для поля Код предмета был выбран тип данных – счетчик, то заполнять его не нужно (счетчик заполняется автоматически). После заполнения таблицы данными закройте ее.

4. Для создания второй таблицы необходимо выполнить команду Создание – Конструктор таблиц. Заполненная таблица представлена на рис.5.

Рис.4. Рис.5.

5. Создание подчиненной таблицы «Учебный план», которая будет содержать следующие поля: Код, Группа, Предмет, Преподаватель. Эта таблица будет связана с двумя исходными таблицами, т.к. поля Предмет и Преподаватель будут содержать данные из соответствующих таблиц Предметы и Преподаватели.

Порядок действий: А) выполните Создание – Конструктор таблиц; Б) первое поле это – Код, тип данных – счетчик, ключевое поле; В) второе поле – Группа, тип данных – текстовый; Г) третье поле – Предмет; тип данных – Мастер подстановок, на экране появится диалог создания столбца подстановки, рис.6. Следуйте инструкциям, как на рис.6-9.

Рис.6. Рис.7.

Рис.8. Рис.9.

Д) После нажатия кнопки Готово на экране появится сообщение «Перед созданием связи необходимо сохранить таблицу», жмем ОК, т.е. сохраняем.

Е) четвертое поле – Преподаватель, тип данных – Мастер подстановок, затем выбрать вариант как на рис.6, далее выбрать таблицу Преподаватели, далее перевести в область Выбранные поля - Фамилия (как на рис.8). Таблица также будет связана с исходной Преподаватели.

Таблица «Учебный план» в режиме Конструктора представлена на рис.10. Заполненная таблица на рис.11.

Рис.10. Рис.11.

После заполнения таблицы закройте ее. Все таблицы должны быть заполнены данными и закрыты.

6. Создание схемы данных (связей между таблицами). Связи должны определиться автоматически, т.к. использовался Мастер подстановок для полей подчиненной таблица.

Порядок действий: А) выполните Работа с базами данных – Схема данных, на экране схема, как на рис.12; Б) для определения типа связи, необходимо выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши (ЛКМ) на линии связи и в диалоге «Изменение связей» задать параметры как на рис.13. Нажать ОК. Определится связь типа «Один ко многим».

Такие же действия необходимо выполнить с каждой линией связи. Результат работы со схемой данных представлен на рис.14.

После выполнения всех действий схему данных надо закрыть и сохранить.

7. Создание многотабличного запроса с помощью Мастера. Порядок действий:

А) выполнить Создание – Мастер запросов – Простой запрос – ОК; Б) выбрать таблицу Преподаватели и перевести в область Доступные поля следующие: Фамилия, Категория; из таблицы Предметы выбрать Наименование предмета; Из таблицы Учебный план – Группа. Рис.15. Нажать Далее; В) на следующем этапе выбрать подробный запрос и нажать Далее; Г) далее необходимо ввести имя запроса и Готово.

Результатом запроса является таблица, представленная на рисунке 16.

8. Для создания формы выполните Создание – Другие формы – Мастер форм. Далее необходимо выполнить все инструкции Мастера. На рисунке 17 представлена форма вида В один столбец, на рисунке 18 форма – Ленточная.

Рис.17. Рис.18.

9. Для создания отчета выполните Создание – Мастер отчетов, затем следуйте инструкциям Мастера.

На рисунке 19 представлен однотабличный отчет без группировки на основе таблицы Учебный план.

На рисунке 20 представлен однотабличный отчет по группам (группировка по полю Группа) на основе таблицы Учебный план.

Рис.19. Рис.20.