Оформлення документів

Діяльність суду забезпечується системою процесуальних документів, наказів та розпоряджень голови суду, що складають його документообіг.

Судові документи оформлюються у відповідності до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Адміністративного процесуального кодексу України, Кодексу про адміністративні правопорушення України, інших нормативно-правових актів та цієї Інструкції.

Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне і якісне виконання та пошук, можливість обробки за допомогою комп’ютерної та електронної техніки, використання документів як одного із джерел інформації.

Документ має юридичну силу за наявності обов’язкових реквізитів: найменування або бланк із зазначенням назви установи чи організації (автора), її адреси, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису або відбитку печатки, реєстраційний номер.

У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

Документи можуть оформлятися на бланках з визначеним порядком розташування реквізитів.

Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 і А5.

Найменування суду вказується в документі у відповідності до Указу Президента України «Про мережу та кількісний склад суддів місцевих судів».

Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ, розпорядження голови суду), що документується.

Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і конкретним посадовим чи службовим особам, а також громадянам.

При адресуванні документа в організацію або її структурний підрозділ їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посаду і прізвище посадової особи – у давальному.

При адресуванні документа керівнику організації її найменування включається до складу найменування посади адресата.

При адресуванні документа декільком посадовим особам посаду зазначаються узагальнено.

При адресуванні документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено.

Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспонденту, вказується у відповідності із загальними поштовими правилами.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надається відповідь, складається з постійної частини і є обов’язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати усіх вхідних документів є обов’язковим.

Заголовок як реквізит документу використовується з метою оперативного встановлення призначення документу при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок документу повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документу.

Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то під основним текстом листа зазначається про це.

Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви,

кількість аркушів та примірників кожного. За наявності в додатку декількох документів вони вказуються під порядковими номерами.

Кількість аркушів зброшурованого додатку не вказується.

На додатках до розпорядчого документа у правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер.

Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

На документах, які не вимагають додаткових вказівок та мають типові терміни виконання, в резолюції вказується виконавець, підпис автора резолюції, дата.

До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, має містити кутовий штамп суду.

На листи, що надсилаються простою кореспонденцією, складаються описи (реєстри). На рекомендовані відправлення складаються описи (реєстри) на рекомендовані відправлення.

Зміст телеграми викладається стисло, чітко, за можливості без прийменників, сполучників, займенників та розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках – головою суду.

При необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: «Тер-мінова» тощо.

В телеграмі під рискою друкується зворотна адреса (без скорочення, з розділовими знаками): найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

Телеграма виготовляється у трьох примірниках. Перший примірник

телеграми здається у відділення зв’язку для надсилання адресату, другий з відміткою відділення зв’язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для приєднання до справи, третій – передається до фінансового підрозділу.

Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур’єром), записується в розносну книгуі передається за призначенням під розписку в розносній книзі.

Судові справи надсилаються за призначенням з розсильним (кур’єром) або рекомендованими бандеролями, а позовні заяви, заяви, скарги, копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень – рекомендованими листами.