Подготовка к презентации

ПРЕЗЕНТАЦИЯ

Под презентацией обычно понимают первое официальное пред­ставление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции и ее создателей.

Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на внутреннем и международном рынке. Воздействие презентации очень глубокое: от ее успешного проведе­ния зависят деловые контакты в мире бизнеса и предпринимательства.

ЦЕЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

С помощью презентации информируют и убеждают потенци­альных клиентов и партнеров в необходимости приобретения кон­кретной продукции или услуги. Важной задачей презентации явля­ется необходимость так продемонстрировать товар и его возмож­ности, чтобы вызвать интерес и привлечь внимание к своей фирме, а в конечном итоге, как ожидаемый результат - заключить догово­ры и сделки.

Смысл презентации - обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности. Как пра­вило, общественность на презентации представляют пресса и пред­ставители заинтересованных в предмете презентации групп и орга­низаций. Именно их и следует в первую очередь убедит^ в достоин­ствах предмета презентации.

Предметом презентации может быть товар или услуга, а также книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, инно­вационная структура, эффективная технология и т. п.

ПОДГОТОВКА К ПРЕЗЕНТАЦИИ

1. Для презентации необходимо спланировать краткие выступле­ния авторов, создателей новшества, специалистов, которые могут о нем профессионально рассказать, экспертов, которые могут под­твердить преимущества, качественные характеристики.

2. В целях демонстрации товара или услуг подготавливаются пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования.

3. Готовится специальное извещение о презентации, которое да­ется, как правило, через средства массовой информации.

4. Большое значение имеет выбор ведущего и подготовка его к презентации. Это должен быть обаятельный, умный, знающий про­блему, энергичный, не злоупотребляющий юмором профессионал.

Первое впечатление о фирме и ее товарах или услугах создается через внешний вид ведущего. Осанка, позы, жестикуляция, общий эстетический облик ведущего презентацию имеют иногда решаю­щее значение для успешного бизнеса.

Ведущий должен суметь произвести впечатление на партнеров и клиентов, на участников презентации. Особенно важно с помощью разнообразных невербальных сигналов демонстрировать энтузиазм и живость: держаться прямо, ходить уверенно, улыбаться, смотреть в глаза деловым партнерам, уверенно пожимать при необходимости руку, жестами акцентировать важные моменты в информации.

Однако более всего влияет на первое впечатление речь ведущего. Вербальное содержание его речи должно быть грамотным, с правиль­ными ударениями. Факты, используемые в презентации, должны быть организованы в определенной логической последовательности.

Важно и то, как будет говорить ведущий. Во-первых, Нельзя го­ворить слишком быстро, необходимо произносить приблизительно 120-150 слов в минуту. Как свидетельствуют специалисты, это сде­лать не слишком просто. На презентациях ведущий несомненно бу­дет испытывать стресс. А стресс имеет тенденцию ускорять темп речи, до 250-300 слов в минуту. Поэтому надо стараться говорить медленно. Это требует предварительной специальной тренировки или хотя бы репетиции. Также следует избегать монотонности (особенно это свойственно авторам тех или иных технических изо­бретений: они лучше других знают особенности новшества, но не могут эффективно это продемонстрировать).

На стадии подготовки к презентации необходимо научиться варьировать громкость и высоту голоса, эффективно использовать паузы, поддерживать позитивный зрительный контакт.

Во время презентации следует избегать назализации " слов-паразитов" (" знаете", " так сказать" и пр.), междометий типа " м-м-м", " э-э-э" и пр. Для тех потенциальных ведущих, у которых этот дефект речи имеется, можно порекомендовать следующее упражнение: во время отработки будущей речи, информации каждый раз как только вы про­изнесете " э-э", " так сказать" и пр., вы должны остановиться, сделать паузу и сказать: " Тьфу". После трех-четырех раз такого самоунижения вы начнете следить за своей речью. Так утверждают профессионалы.

Ведущий должен быть обязательно в хорошей физической фор­ме, иначе даже сделав все правильно в вербальной и невербальной коммуникации, он все равно произведет негативное впечатление.

Таким образом, во время презентации ведущий должен осущест­влять сознательный контроль за образом, который он создает, чтобы произвести хорошее впечатление.

5. На случай непредвиденных обстоятельств нужно продумать не только реакцию ведущего, но и в случае отказа от выбранного мето­да проведения презентации разработать вспомогательные планы и стратегии.

6. Следует подготовить рекламные подарки - сувениры. Как пра­вило, это недорогие предметы: записные книжки, календари, авторуч­ки, пепельницы, зажигалки, значки и т. п. На них наносятся название фирмы, ее визуальные символы, в некоторых случаях - адрес и харак­тер деятельности. Сувениры вручаются всем участникам презентации.

7. Определяются место и сроки проведения презентации. Дли­тельность проведения презентации - в пределах 1, 5—2 часов. Спе­циалисты рекомендуют проводить презентации после обеда (после 15.00 часов), с тем чтобы после нее можно было организовать кок­тейль или фуршет (с 17.00 до 19.00).

8. Написание сценария и составление подробного плана проведе­ния. Разработчиком сценария и организатором презентации является менеджер ПР, хотя во время презентации он обычно бывает " за ка­дром". Фирмы, у которых нет такого специалиста, могут пригласить на договорных началах профессионалов по праздничным ситуациям для написания сценария или использовать творческий потенциал своего персонала (как правило, в каждом трудовом коллективе есть люди, способные генерировать идеи и организовывать праздничные ситуации). Если презентацию проводят руководители фирмы, то их нужно привлекать к разработке замысла презентации и при написании текста для ведущего следует учитывать их индивидуальные особенно­сти. Однако всегда надо помнить, что личность представляющего то­вар или услуги является важным условием завоевания заказчиков.