Информационное обеспечение руководителя.

Управленческая информация – это совокупность сведений о процессах, происходящих внутри предприятия и в его окружении. Она может быть представлена в виде текста, цифр, графиков, диаграмм, символов и т.п.

Информацию можно классифицировать по многим признакам:

1. По содержанию:

– экономическая;

– техническая;

– юридическая и т.д.

2. По назначению:

– одноцелевая, связанная с решением одной проблемы;

– многоцелевая, которая используется для решения нескольких задач.

3. По способу хранения:

- в памяти человека;

- на бумаге;

-на магнитных (электронных) носителях.

4. По степени готовности к использованию:

- первичная, т.е. несистематизированная;

- промежуточная, прошедшая предварительную обработку;

- окончательная, являющаяся результатом обработки промежуточной информации, которая необходима только для решения конкретной проблемы.

5. По специализации:

- универсальная (может использоваться для решения разного рода проблем);

- функциональная (может использоваться для решения родственных проблем);

- специальная (только для конкретной задачи).

6. По степени надежности:

- достоверная;

- вероятностная.

7. По отношению к предприятию:

- внутренняя (информация о процессах внутри организации);

- внешняя (сведения об окружении).

Информация может быть классифицирована и по многим другим признакам (объем, источники, степень важности и т.д.).

Вся информация, которая необходима для управления предприятием, представляет собой информационную систему. Она включает в себя сбор, хранение, обновление, переработку, передачу и восприятие информации.

Целью информационного обеспечения является своевременное представление руководителям разного уровня необходимой и достаточной информации для принятия управленческих решений. Управление без информации невозможно.

К информации предъявляются следующие требования:

- краткость и четкость формулировок;

- своевременность;

- точность и достоверность;

- полнота и неизбыточность;

- непрерывность сбора и обработки.

Организация потоков информации предполагает:

- определение источников и потребителей информации;

- определение форм представления и периодичность поступления;

- разработку системы документооборота;

- использование технических средств, для организации информационных потоков;

- установление порядка составления, оформления, регистрации, согласование и утверждение документов.

Потребность каждого руководителя в необходимой информации зависит от опыта и функций руководителя и его полномочий в принятии управленческих решений.

Современные автоматизированные управленческие информационные системы на основе быстрой обработки информации выдают сведения об отклонениях от запланированных показателей и дают возможность быстро принимать корректирующие решения.

Составной частью этих систем являются автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов. АРМ состоит из аппаратных средств (персональный компьютер) программных и информационных средств.

АРМ освобождает управленческий персонал от выполнения рутинной работы по оформлению документов, проведению расчетов, высвобождает время для творческой деятельности.

По характеру использования АРМ делятся на индивидуальные и групповые.