Отчитываемся по НДФЛ за 2014 год

До конца марта все компании должны подготовить сведения о доходах сотрудников за 2014 г. и суммах НДФЛ, удержанных с этих доходов.

Сведения по форме 2-НДФЛ за 2014 г. с признаком 1 нужно сдать не позднее 1 апреля 2015 г. (п. 2 ст. 230 НК РФ). Бланк и Рекомендации по его заполнению утверждены Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ (далее - Рекомендации по заполнению формы).

Компании могут сдать справки в бумажном (если компания в 2014 г. выплатила доход не более чем 10 физическим лицам) (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ) или электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (либо через специализированного оператора связи, либо через сайт ФНС России), отправить по почте. Это следует из п. п. 3, 6, 15 и 21 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@.

Примечание. Новая форма 2-НДФЛ

Комментирует Валентина Михайловна Акимова, государственный советник налоговой службы III ранга:

- В настоящее время ФНС России разрабатывает новую форму 2-НДФЛ. Она будет применяться в отношении доходов, полученных налогоплательщиками в 2015 г. За 2014 г. работодатели должны сдать отчет по старой форме, утвержденной Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

На кого подавать форму 2-НДФЛ

Факт выплаты дохода физическому лицу не всегда означает, что на него следует подать справку по форме 2-НДФЛ.

Справку подать надо

Компания должна представить в налоговую инспекцию справки по всем физическим лицам, которым она в 2014 г. начислила (выплатила) облагаемые НДФЛ доходы:

- зарплату работникам по трудовым договорам;

- вознаграждение физическим лицам - исполнителям по гражданско-правовым договорам.

Не нужно подавать справки

Не нужно представлять форму 2-НДФЛ за 2014 г. на тех лиц, которые:

- обязаны самостоятельно исчислить и уплатить налог с дохода, полученного от компании (ст. ст. 227 и 228 НК РФ): индивидуальные предприниматели, частные адвокаты, нотариусы и др. В таких случаях компания, выплатившая доходы, не признается налоговым агентом (Письмо Минфина России от 07.03.2014 N 03-04-06/10185);

- получили от компании только доходы, не подлежащие обложению НДФЛ и перечисленные в ст. 217 НК РФ (например, материальную помощь в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года).

На кого подавать две справки за один год

На отдельных сотрудников справку по форме 2-НДФЛ придется подать дважды. Покажем такой случай на примере.

Пример 1. НДФЛ не удержан в 2014 г.

26 января 2015 г. компания подала в налоговую инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ с признаком 2 о невозможности удержать НДФЛ с доходов отдельных работников. Нужно ли до 1 апреля 2015 г. снова готовить сведения по этим работникам?

Решение. Да, на таких работников нужно подготовить форму 2-НДФЛ с признаком 1. В нее следует включить итоговые сведения о доходах за 2014 г. и исчисленной сумме НДФЛ, включающие доходы и сумму налога, отраженную в справке с признаком 2, а также сумму неудержанного налога, которая была отражена в форме 2-НДФЛ с признаком 2 (Письмо УФНС России по г. Москве от 07.03.2014 N 20-15/021334).

Примечание. Условия, от которых зависит день уплаты НДФЛ с зарплаты

Читайте в электронном журнале " Зарплата" (e.zarp.ru, 2014, N 11).

Как взаимосвязаны вид дохода, момент его получения

и порядок отражения дохода в справке

В разд. 3 формы 2-НДФЛ необходимо указать облагаемые НДФЛ доходы следующим образом. В графе " Месяц" в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца, соответствующего дате фактического получения дохода. Об этом говорится в разд. II Рекомендаций по заполнению формы.

Порядок определения даты получения дохода установлен в ст. 223 Налогового кодекса.

К какому месяцу отнести доход

Зарплата. По общему правилу датой получения дохода, связанного с оплатой труда, является последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Не зарплата. Если доход с оплатой труда не связан, датой получения дохода признается день выплаты денежных средств наличными или путем зачисления денег на банковский счет получателя (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) (см. табл. 1 на с. 24).

Таблица 1

Месяц отражения в форме 2-НДФЛ разных видов доходов

Как отразить в справке переходящие на следующий год выплаты

Если такие выплаты в компании есть, всегда возникает вопрос: в каком месяце у работника возникает доход - в месяце его начисления или выплаты?

Налог с декабрьской зарплаты, выплаченной в январе,

указывается в форме 2-НДФЛ за предыдущий год

Многие компании выплачивают зарплату и перечисляют НДФЛ 5-го числа каждого месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты.

Если зарплату за декабрь 2014 г. сотрудники получили в январе 2015 г., то сумму начисленной декабрьской зарплаты нужно отразить в форме 2-НДФЛ в составе доходов за декабрь 2014 г., а сумму НДФЛ - в составе исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога за 2014 г. Это следует из Письма ФНС России от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@.

Отпуск начинается в декабре, а заканчивается в январе

следующего года

Согласно Письму ФНС России от 09.04.2012 N ЕД-4-3/5888@ в справке такие отпускные отражаются в месяце их выплаты сотруднику. То есть всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2014 г. за отпуск, который заканчивается в январе 2015 г., нужно отразить в справке за 2014 г.

Финансисты разъясняют, что отпускные не являются платой за труд, поскольку отпуск - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. 106 ТК РФ).

Поэтому для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Акт приемки работ по договору подряда подписан в декабре,

а деньги перечислены в январе

Датой получения дохода в виде вознаграждения за выполнение работ (услуг) по гражданско-правовому договору является дата его фактической выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поэтому если, например, акт приемки работ подписан в декабре 2014 г., а оплачена работа в январе 2015 г., вознаграждение будет признано доходом исполнителя в январе 2015 г. И значит, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет нужно будет в январе.

Пример 2. Работник получал зарплату, вознаграждение по гражданско-правовому договору, применялись разные виды вычетов

Архитектор К.Д. Френкель работает по трудовому договору в обособленном подразделении ООО " Русский зодчий" (Москва) в Санкт-Петербурге.

Он имеет право на стандартные вычеты в размере:

- 500 руб. - на себя как на лицо, добровольно выехавшее из зоны отчуждения ЧАЭС (абз. 14 пп. 2 п. 1 ст. 218 НК РФ);

- 1400 руб. на одного ребенка-студента, которому в апреле 2014 г. исполнилось 24 года. ЛГУ им. А.С. Пушкина он оканчивает в июне 2015 г. (абз. 8 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

В августе - октябре 2014 г. сотрудник выполнял работы по архитектурному эскизированию здания (эскиз-идея и фор-эскиз) по договору подряда. Вознаграждение по нему было выплачено в полной сумме по окончании срока действия договора в октябре.

После выполнения работ сотрудник написал заявление о предоставлении профессионального налогового вычета (ст. 221 НК РФ) и приложил подтверждающие документы (товарные чеки и чеки ККТ). Вычет был предоставлен в сумме фактических расходов на выполнение работ (9870 руб.).

Все доходы, полученные работником в 2014 г., облагаются НДФЛ по ставке 13%. Они приведены в табл. 2 на с. 27.

Таблица 2

Выплаты в пользу К.Д. Френкеля в 2014 году

Как на основании этих данных заполнить справку 2-НДФЛ?

Решение. Рассчитаем показатели для заполнения справки.