Роль и место отдела внешнеэкономических связей на предприятии

Отдел внешнеэкономических связей (ОВЭС) был образован на ЗАО " Ивановомебель" в 1990 году в связи с резким увеличением внешнеэкономических контактов. Именно то­гда у предприятия появилась реальная возможность наладить и укрепить свои контакты с зарубежными партнерами. Правда в то время самостоятельная внешнеторговая дея­тельность предприятия была затруднена. Поэтому внешнеэкономическую деятельность мебельный комбинат осуществлял через специализированную организацию - В/О " Экспортлес". Данная организация объединяла предприятия лесной и деревообрабатывающей промышленности, имевших возможность производства конкурентоспособной на внешних рынках продукции. В/О " Экспортлес" искало заказчиков и покупателей мебели, а также поставщиков различных материалов, необходимых для ее производства, за рубежом, т.е. осуществляло посреднические функции.

Половина полученной от экспорта мебели валюты продавалась, в соответствии с законодательством, государству, часть - шла на оплату комиссионных В/О " Экспортлес", оставшаяся часть - расходовалась на импортные закупки расходных материалов, фурнитуры, оборудования, запчастей.

С образованием нового отдела функции, выполняемые В/О " Экспортлес", постепенно переходят к отделу внешнеэкономических связей, и необходимость в данной организации отпадает.

В настоящее время функции, выполняемые ОВЭС, и его полномочия значительно расширены.

Текущие задачи ОВЭС:

- своевременное и полное обеспечение производства импортными материалами и комплектующими;

- поиск иностранных покупателей мебели и расширение внешнеэкономических связей в интересах предприятия;

- отслеживание происходящих изменений конъюнктуры, покупательских предпочтений на внешних рынках и предоставление информации службе маркетинга, ОГК и другим отделам и службам;

- контроль эффективности осуществления экспортно-импортных операций.

В своей деятельности ОВЭС руководствуется международными договорами РФ, законами РФ, Указами Президента РФ, Постановлениями Правительства РФ, нормативными актами МВЭС РФ, ГТК РФ, другими нормативными актами, решениями Совета директоров, приказами и распоряжениями руководства предприятия, положением об отделе внешнеэкономических связей ЗАО " Ивановомебель".

ОВЭС - самостоятельное структурное подразделение предприятия, возглавляется начальником отдела и подчиняется непосредственно главному инженеру.

Отдел включает в себя 2 подотдела: основной и вспомогательный.

Основной подотдел состоит из 4 человек: начальник отдела, заместитель на­чальника, инженер и переводчик.

Начальник ОВЭС организует работу по продвижению и сбыту продукции на внешних рынках, а также обеспечивает прием инофирм и проведение переговоров, уча­ствует в организации выставок и ярмарок, занимается таможенным оформлением экс­портных и импортных грузов, организует рекламу выпускаемых товаров (совместно с другими службами предприятия), отвечает за своевременный перевод документов с иностранных языков

Заместитель начальника ОВЭС проводит работу по международному маркетин­гу продукции по профилю предприятия, следит за выполнением контрактов по экспор­ту и импорту, контролирует движение экспортных товаров до потребителя и своевре­менное поступление средств за них, организует подготовку к работе с инофирмами и коммерческую работу на проводимых международных выставках и ярмарках.

Кроме этого, начальник и заместитель начальника ОВЭС занимаются:

- проработкой вопросов экспорта и импорта с другими подразделениями,

- организацией подготовки к подписанию контракта;

- участием в коммерческих переговорах,

- отслеживанием сроков поставок,

- ведением учета заключенных контрактов.

Переводчик ОВЭС осуществляет необходимые устные и письменные переводы, участвует в декларировании товаров и подготовке спецификаций к контракту, обеспе­чивает организацию приема инофирм.

Инженер организует и следит за выполнением технической стороны сделок.

Вспомогательный подотдел включает 2 инженеров-декларантов, которые вы­полняют всю техническую рутинную работу, а именно они организуют работу по дос­тавке и транспортировке экспортных и импортных товаров, кроме того оформляют сер­тификаты происхождения товаров на каждый груз, декларируют экспортные и импорт­ные грузы по контракту, предоставляют отчетность основному подотделу.

Рис. 9. Структура отдела внешнеэкономических связей

Отметим, еще раз, что ОВЭС находится в подчинении главному инженеру, а не исполнительному директору по ком­мерческим вопросам. Отчасти это можно объяснить тем, что главный инженер в про­шлом возглавлял отдел внешнеэкономических связей и, соответственно, хорошо знает специфику работы данного подразделения. Но главная причина, безусловно, - в ориентации отдела на импорт. Экспорту при таком положении дел отводится второстепенная роль. Постепенно объем операций с импортом растет и в настоящее время составляет львиную долю работы ОВЭС. Поэтому можно сказать, что экспортный отдел встроен в ОВЭС. Такая структура характерна для предприятий, имеющих нерегулярные экспортные операции и весьма небольшой их объем. Такая форма организации ВЭД не обеспечивает влияния производителя на внешних рынках, не позволяет самостоятельно проводить ценовую политику (т.к. здесь присутствует влияние посредника).