Особливості етикету ділового документа

Засоби стандартизації мови ділових паперів.

Етикет — зведення норм поведінки, правила чемності. Для більшості людей етикетні норми — це правила, яких дотримуються в усному спілкуванні (форми ввічливості, привітання, вибачення тощо).

При складанні документів теж потрібно дотримуватися етикетних норм. Проте вони дещо відмінні від правил чемності усної форми.

Особливої ваги етикетні норми набувають при листуванні, коли іде обмін інформацією і відбувається спілкування на письмі.

У діловому листуванні розрізняють листи-запити, листи-відповіді, пропозиції, вимоги. претензійні листи.

Усі види листів оформлюються за єдиними вимогами, але різняться змістом.

При складанні службових листів та інших документів потрібно пам’ятати про такі правила етикету:

1. Чітко дотримуватися вимог оформлення.

2. При звертаннях використовувати супровідні слова: пан, товариш, добродій, шановний, вельмишановний.

Потрібно пам’ятати, що при безпосередньому звертанні нормою української мови є кличний відмінок. При відмінюванні іменників I відміни (закінчення — а, -я) закінчення кличного відмінка множини збігаються із закінченням називного відмінка множини – руки, землі, межі, а в однині — руко, земле, мріє, меже.

Іменники II відміни (-о, — е, — я — чол. і сер. роду) у кличному відмінку закінчуються на — у (для твердої групи), — ю (для м’якої групи), — е — для безсуфіксних іменників твердої групи з суфіксом — ець, іменників мішаної групи з основою на ж, ч, ш, дж: батьку, діду, Віталію, лікарю, Богдане, хлопче, стороже.

ІІІ і IV відміна клична форма має закінчення називного відмінка.

3. Займенники Ви, Вас пишуться з великої літери.

4. Виклад змісту повинен бути обов’язково аргументованим, тому обов’язковими є посилання на інші документи: договори, розрахунки, комерційні акти та ін.).

5. Вимоги й претензії не повинні висловлюватися в категоричній формі, потрібно замінити особові форми дієслів безособовими. Наприклад, замість Ви не виконали писати Вами не виконано.

Замість ми передаємо справу до суду писати справу буде передано до суду.

При обговоренні умов бажано не вживати слово якщо, у таких випадках категоричність знімається прийменниковими сполученнями у разі, при недотриманні.

6. Підписуючи лист, можна використати словосполучення з повагою.

7. У відповіді на рекламацію потрібно повідомити про прийняття претензії до розгляду (якщо ухвала з цієї проблеми ще не прийнята); зазначити термін і спосіб задоволення претензії або суму, номер і дату платіжного доручення (якщо претензія задовольняється), зазначити мотиви відмови з відповідними посиланнями на документи, що це обґрунтовують (якщо претензія відхиляється).

Засоби стандартизації ділових паперів. Чим більше таких заходів вживається у документах, тим легше в цілому укладати документ, бо такі засоби полегшують такий процес оскільки відомі управлінцям і вживаються у готовому вигляді. 1. Ключові слова – назви документів. 2. Вживаються особові форми дієслів, що властиві до того чи іншого документа. 3. Вживання загальних назв суб’єктів домовленостей (продавець-покупець). 4. Вживання типових словосполук (мовні кліше). Вони виконують інформативно необхідний характер, часто вживаються і переносять їх з одного тексту документа в інший (оплату гарантуємо, порядок денний, встановити контроль). 5. Вживання типових речень. У договорі купівлі-продажу вживається таке речення: До укладання договору об’єкт продажу нікому не проданий, не заставлений, у спорі і під арештом не перебуває.