Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение для подтверждения в целях налога на прибыль расходов на однодневную командировку (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Ситуация актуальна для отношений, возникших с 25.10.2008 по 07.01.2015 (включительно). С 08.01.2015 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, согласно которому вносятся изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). В новой редакции Положения не предусмотрено составление командировочного удостоверения.

В составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, налогоплательщик вправе учесть также затраты на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом все расходы должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (указываются дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). Исключение предусмотрено в п. 15 Положения: при направлении в командировки за пределы территории РФ командировочное удостоверение не оформляется (кроме стран СНГ, с которыми у РФ имеются соглашения о непроставлении отметок о пересечении государственной границы).

Вопрос о необходимости составления командировочного удостоверения при направлении работников в однодневные командировки законодательством прямо не урегулирован. При этом согласно Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 " О служебных командировках в пределах СССР" командировочное удостоверение может не выписываться, если сотрудник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

В силу ст. 423 ТК РФ до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с Трудовым кодексом РФ законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР применяются постольку, поскольку они не противоречат указанному Кодексу.

Возникает вопрос: обязательно ли оформлять командировочное удостоверение для подтверждения расходов на однодневную командировку?

По этому вопросу есть две точки зрения.

Согласно позиции Минтруда России после принятия Положения Инструкция N 62 продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и данному Положению. Следовательно, отсутствие командировочного удостоверения в этой ситуации допустимо. Минфин России также отметил, что оформление командировочного удостоверения не является обязательным в случае направления работника в однодневную командировку. Есть мнение автора, поддерживающее такой подход.

Вместе с тем существуют авторские консультации, согласно которым для подтверждения затрат командировочное удостоверение нужно оформлять, в том числе и при направлении работников в однодневные командировки.

Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Для подтверждения расходов при направлении работника в однодневную командировку не нужно оформлять командировочное удостоверение

Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291

Разъясняется, что после принятия Положения (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и упомянутому Положению. При этом отмечается, что командировочное удостоверение оформляется для подтверждения срока пребывания в командировке и в случае однодневной командировки фактически отсутствует целесообразность оформления такого документа. Ведомство, ссылаясь на Письмо Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60, поясняет, что при направлении работника в однодневную командировку допускается не составлять командировочное удостоверение.

Примечание. Вывод, содержащийся в данном документе, является общим и может быть распространен в том числе на рассматриваемую ситуацию.

Письмо Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60

Рассмотрен вопрос документального оформления расходов, связанных с командированием сотрудников. Минфин России отметил, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки и прибыть на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 07.11.2007 N 03-03-06/2/206

Примечание. Вывод, содержащийся в данных документах, является общим и может быть распространен в том числе на рассматриваемую ситуацию.

Книга: Командировочные и представительские расходы (Семенихин В.В.) (" ГроссМедиа", " РОСБУХ", 2010)

Автор отмечает, что налогоплательщик может закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте право не выписывать командировочные удостоверения при однодневных командировках, обосновав это сокращением документооборота или рационализацией ведения бухучета.

Позиция 2. Для подтверждения расходов при направлении работника в однодневную командировку нужно оформлять командировочное удостоверение

Тематический выпуск: Служебные командировки: сложные вопросы применения трудового и налогового законодательства (Брызгалин А.В., Аникеева О.Е., Королева М.В., Малахова А.В., Королева М.Н., Коновалова Н.В.) (" Налоги и финансовое право", 2011, N 5)

Автор отмечает, что до вступления в силу Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, оформление командировочного удостоверения при направлении работников в однодневные командировки не являлось обязательным (п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62). Однако в настоящее время требуется его составлять и в случае направления работника в однодневную командировку.

Аналогичные выводы содержит:

Статья: Служебные командировки: споры продолжаются (Губайдуллина М.Р.) (" Бюджетный учет", 2011, N 1)

Статья: Расходы на служебные командировки: анализируем сложные ситуации (Кузнецова М.С.) (" Российский налоговый курьер", 2010, N 3)

Статья: Типичные ошибки, допускаемые налогоплательщиками при отражении командировочных расходов (Начало) (Ильинова Т.). (" Финансовая газета", 2010, N 50)

Автор отмечает, что Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 продолжает действовать в части, не противоречащей Положению (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). Поскольку в Положении отсутствует норма, которой предусматривалась бы возможность не оформлять командировочные удостоверения при однодневных командировках, налогоплательщик должен составлять данный документ. С 2009 г. законодательно предусмотрен только один случай, когда командировочное удостоверение не выписывается, а именно при командировке за границу. Таким образом, работодатель обязан выдать работнику командировочное удостоверение, в том числе при командировке на срок менее одного дня.

Книга: Годовой отчет для бюджетных организаций - 2010 (под общ. ред. д. э. н. Ю.А. Васильева) (" Аюдар Пресс", 2010)

При направлении работника в командировку за рубеж (кроме государств - участников СНГ) командировочное удостоверение не выписывается (п. 15 Положения о командировках). Также его можно не оформлять, если сотрудник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он командирован. Тем не менее автор рекомендует в этом случае выписывать командировочное удостоверение. Оно является доказательством того, что работник выполняет свои трудовые обязанности, и основанием для отражения командировочных расходов в налоговом учете.

Как подтвердить для целей налога на прибыль расходы на проезд в командировку, если билеты оформлялись в электронной (бездокументарной) форме (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно учесть расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. В п. 1 ст. 252 НК РФ содержится требование о том, что все расходы должны быть документально подтверждены.

Официальная позиция, выраженная Минфином России, ФНС России и УФНС России по г. Москве, заключается в том, что понесенные расходы можно подтвердить маршрут/квитанцией, чеком контрольно-кассовой техники и электронного терминала, накладной, слипом, подтверждением кредитного учреждения об оплате билета посредством банковской карты или другим документом, оформленным на бланке строгой отчетности, а также документами о направлении сотрудника в командировку, о пребывании в месте командировки, распечаткой электронного документа (авиабилета) и посадочным талоном. Некоторые авторы поддерживают данную точку зрения.

Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Письмо Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-07/16777

Ведомство разъяснило, что документом, подтверждающим расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Ведомство отмечает, что посадочный талон также может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов по проезду, связанных с направлением работника в служебную командировку. Такой документ содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты).

Письмо Минфина России от 02.04.2014 N 03-03-РЗ/14597

Финансовое ведомство указывает, что документом, подтверждающим расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Также отмечается, что согласно п. 1 ст. 252 Кодекса расходы можно подтвердить в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Письмо Минфина России от 04.02.2014 N 03-03-06/1/4391

Разъясняется, что затраты на приобретение электронного билета подтверждаются маршрут/квитанцией на бумажном носителе (сформированной автоматизированной системой оформления воздушных перевозок) и посадочным талоном.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21188

Письмо Минфина России от 19.04.2013 N 03-03-07/13501

Письмо Минфина России от 26.04.2012 N 03-03-04/1

Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-07/58

Письмо Минфина России от 24.11.2011 N 03-03-07/55

Письмо Минфина России от 24.11.2011 N 03-03-07/54

Письмо Минфина России от 19.10.2011 N 03-03-07/46

Письмо Минфина России от 23.09.2011 N 03-03-07/34

Письмо Минфина России от 15.08.2011 N 03-03-07/28

Письмо Минфина России от 07.06.2011 N 03-03-07/20

Письмо Минфина России от 01.02.2011 N 03-03-07/1

Письмо Минфина России от 13.12.2010 N 03-03-06/4/123

Письмо Минфина России от 26.10.2010 N 03-03-07/35

Письмо Минфина России от 16.08.2010 N 03-03-07/27

Письмо Минфина России от 27.07.2010 N 03-03-07/25

Письмо ФНС России от 12.10.2012 N АС-4-2/17308

Письмо Минфина России от 29.08.2013 N 03-03-07/35554

Ведомство разъясняет, что затраты на приобретение электронного билета подтверждаются маршрут/квитанцией на бумажном носителе, сформированной автоматизированной системой оформления воздушных перевозок, и посадочным талоном.

Также указано, что расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученным в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 19.08.2013 N 03-03-07/33656

Письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187

Письмо Минфина России от 27.02.2012 N 03-03-07/6

Разъясняется, что затраты на приобретение электронного билета можно подтвердить маршрут/квитанцией, в которой указана стоимость перелета, и посадочным талоном. При потере посадочного талона у авиаперевозчика или его представителя можно взять справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11

Письмо УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 N 16-15/071659@

Консультация эксперта, 2012

Письмо Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12256

Разъяснено, что расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученным в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Письмо Минфина России от 01.10.2012 N 03-03-06/1/515

Ведомство разъясняет, что расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученным в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Затраты на приобретение авиабилета в электронной форме подтверждаются сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанцией на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочным талоном, подтверждающим перелет.

Письмо Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23

Разъясняется, что при приобретении работником электронного авиабилета подтверждающими документами являются в части:

а) произведенных расходов по оплате:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение оплаты авиабилета, выданное кредитным учреждением, в котором работнику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты;

- другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

б) факта произведенной перевозки:

- распечатка электронного документа - электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в билете маршруту.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59

Письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-07/4

Письмо Минфина России от 18.01.2010 N 03-03-07/2

Письмо Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384

Финансовое ведомство сообщило, что расходы на приобретение электронного билета командированному работнику могут подтверждаться маршрут/квитанцией, чеком или другим документом, оформленным на бланке строгой отчетности. Также указанные затраты могут признаваться при наличии документов, косвенно подтверждающих расходы (документы о направлении сотрудника в командировку, о пребывании в месте командировки, распечатка электронного билета или посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки).

Аналогичные выводы содержит:

Информационное письмо Минфина России от 26.08.2008 " Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций"

Письмо Минфина России от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476

Письмо Минфина России от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649

Письмо УФНС России по г. Москве от 27.12.2007 N 20-12/124839@

Письмо Минфина России от 10.02.2009 N 03-03-05/20

Разъясняется, что расходы на приобретение электронного билета для поездок в командировки можно подтвердить маршрут/квитанцией, оформленной на пассажирском билете, чеком или другим документом об оплате перевозки, оформленным на утвержденном бланке строгой отчетности.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 04.02.2009 N 03-03-07/3

Письмо Минфина России от 27.08.2007 N 03-03-06/1/596

Письмо УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214

Письмо Минфина России от 27.12.2007 N 03-03-06/1/893

Финансовое ведомство разъяснило, что если работник для поездки в заграничную командировку приобрел авиабилет, оформленный в бездокументарной форме, то понесенные расходы можно подтвердить распечаткой электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочным талоном.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 11.10.2007 N 03-03-06/1/717

Письмо Минфина России от 13.08.2007 N 03-01-10/6-239

Письмо Минфина России от 17.07.2007 N 03-03-06/4/99

Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660

Консультация эксперта, 2007

Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@

Разъясняется, что подтверждающим расходы документом является маршрут/квитанция, которую необходимо представлять вместе с посадочным талоном. В случае если посадочный талон утерян, факт перелета можно косвенно подтвердить приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенного органа о пересечении границы РФ.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@

Письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 N 20-12/066864

Налоговый орган разъясняет, что при отсутствии проездного документа (либо посадочного талона) основанием для признания расходов на его оплату служит накладная (счет, счет-фактура), которая содержит сведения о номере бланка проездного документа, стоимости билета, Ф.И.О. пассажира - сотрудника организации, маршруте (рейсе), датах отправки из конечных пунктов. Также обязательным является наличие приказа на командировку, служебного задания и копий со страниц загранпаспорта со штампами о пересечении границ государств (при загранкомандировках).

Консультация эксперта, 2012

По мнению автора, маршрут/квитанция, распечатанная на бланке турфирмы, и посадочный талон являются документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета. При этом автор отмечает, что законодательством не запрещено указывать в маршрут/квитанции дополнительную информацию, однако она должна содержать обязательные реквизиты. При этом к числу обязательных реквизитов слова " маршрут/квитанция" не относятся.

Консультация эксперта, 2011

Автор отметил, что оформленная и выданная пассажиру (работнику) маршрут/квитанция, признаваемая документом строгой отчетности, является оправдательным документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение электронного билета. Указанную маршрут/квитанцию для подтверждения расходов на проезд работник обязан приложить к авансовому отчету.

Консультация эксперта, 2011

Автор указывает, что при представлении подтверждающих расходы документов целесообразно пользоваться соответствующим перечнем, приведенным в Информационном письме Минфина России от 26.08.2008 " Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций". Кроме того, автор отмечает, что для снижения возможных рисков можно дополнительно получить выписку с банковской карточки, где будет указана оплата билета.

Консультация эксперта, 2010

Автор указывает, что, если электронный билет соответствует утвержденной форме и у организации имеются косвенные документы по командировки (приказ, документы, подтверждающие расходы на проживание, отчет работника о выполнении задания), стоимость электронного билета можно учесть в расходах.

Можно ли учесть для целей налога на прибыль расходы на приобретение билетов для командированного сотрудника, если они оплачены с банковской карты лица, не являющегося работником организации (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу. В п. 1 ст. 252 НК РФ содержится лишь общее требование о том, что все расходы должны быть документально подтверждены.

Возникает вопрос: можно ли учесть в расходах стоимость билетов для командированного сотрудника, если они были оплачены лицом, не являющимся работником налогоплательщика?

Согласно официальной позиции, выраженной Минфином России и ФНС России, затраты на приобретение билетов, оплаченных лицом, не являющимся работником организации, можно учесть, если подтверждено, что они были приобретены за счет работника. Авторы поддерживают данный подход.

Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Письмо Минфина России от 11.10.2012 N 03-03-07/46

Разъясняется, что затраты на приобретение билетов, оплаченных лицом, не являющимся работником организации (родственником), можно учесть, если подтверждено, что они были приобретены по поручению и за счет работника.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-07/58

Письмо Минфина России от 19.10.2011 N 03-03-07/44

Письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876

Разъясняется, что налогоплательщик вправе учесть затраты на приобретение билетов также и в том случае, если они были оплачены лицом, не являющимся его работником. Отмечается, что если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и это лицо подтверждает возврат средств, то нет оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом.

Аналогичные выводы содержит:

Консультация эксперта, 2012

Статья: Командировочные расходы: актуальные вопросы (Гражданкина В.) (" Финансовая газета. Региональный выпуск", 2010, N 47)

Автор указывает, что документы, подтверждающие затраты на приобретение билета, могут быть оформлены на другое лицо, не являющееся работником организации (например, на жену сотрудника). Этот факт не препятствует учету данных затрат в составе расходов.

Обязательно ли в целях налогообложения прибыли переводить на русский язык оправдательные документы, подтверждающие расходы на загранкомандировки (билеты, счета гостиниц) (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.

По данному вопросу существует две точки зрения.

Официальная позиция заключается в том, что оправдательные документы, подтверждающие расходы на загранкомандировки, должны быть переведены на русский язык. Такого же мнения придерживаются некоторые авторы.

В то же время есть работы авторов, в которых сделан противоположный вывод.

Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Перевод оправдательных документов на русский язык обязателен

Письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6

Разъясняется, что при выписке авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке обязательно должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168

Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/170

Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47

Финансовое ведомство разъясняет, что оправдательные документы (билеты, счета гостиниц), составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505

Письмо УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388

Письмо УФНС России по г. Москве от 28.06.2007 N 20-12/060968

Письмо УФНС России по г. Москве от 18.01.2007 N 21-11/003922@.а

Письмо УФНС России по г. Москве от 19.05.2006 N 20-12/43886@

Статья: Расходы на загранкомандировки (" Нормативные акты для бухгалтера", 2008, N 3)

Консультация эксперта, 2008

Консультация эксперта, 2005

Позиция 2. Перевод оправдательных документов на русский язык необязателен

Обзор: Новые документы для бухгалтера. Выпуск от 06.05.2010

По мнению автора, авиабилеты не являются первичными учетными документами, следовательно, на них не распространяется условие об обязательном построчном переводе на русский язык.

Аналогичные выводы содержит:

Обзор: Новые документы для бухгалтера. Выпуск от 18.06.2008