Обязательно ли в путевом листе, выписываемом организацией, которая не является автотранспортной, указывать маршрут следования автомобиля (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Ситуация актуальна для отношений, возникших до 01.01.2013.

Согласно ст. 252 НК РФ расходы можно подтвердить документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ и (или) косвенно их подтверждают.

В силу п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Возникает вопрос: обязательно ли в путевом листе, который выписывает организация, не являющаяся автотранспортной, указывать маршрут следования автомобиля?

По данному вопросу есть две точки зрения.

Официальная позиция заключается в том, что в самостоятельно разработанной форме путевого листа обязательно должно быть указано место следования автомобиля, при отсутствии данного реквизита расходы на ГСМ не могут быть признаны. Аналогичной точки зрения придерживаются и авторы.

Есть судебные акты, в которых указывается, что путевые листы при отсутствии в них информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра не могут подтверждать расходы на ГСМ.

В то же время есть судебное решение, в котором признана возможность включения в расходы затрат на ГСМ, даже если путевые листы с указанием места следования автомобиля отсутствуют.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Для подтверждения расходов на ГСМ необходимо указание на маршрут следования автомобиля

Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129

Финансовое ведомство разъясняет, что целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо УФНС России по г. Москве от 13.11.2006 N 20-12/100253

Письмо УФНС России по г. Москве от 19.06.2006 N 20-12/54213@

Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 по делу N А33-10451/2009 (Определением ВАС РФ от 11.10.2010 N ВАС-13567/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

Книга: Годовой отчет. Строительство - 2006 (под общ. ред. Ю.А. Васильева) (" Консалтинговая группа " АЮДАР", 2006)

Статья: Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ (Сильвестрова Т.) (" Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 9)

Статья: Арендуем автомобиль (Джабазян Е.Л.) (" Страховые организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 6)

Статья: Как оформить первичные документы, чтобы избежать санкций (Кислов Д.В.) (" Российский налоговый курьер", 2006, N 21)

Статья: Новости от 11.04.2006 (" Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 2)

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу N А27-10606/2011

Суд указал, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет сделать вывод об использовании транспортного средства в служебных целях и об обоснованности расходов по ГСМ. Спорные реквизиты являются обязательными, поскольку они отражают содержание хозяйственной операции.

Постановление ФАС Центрального округа от 05.03.2007 по делу N А14-15515/2005/631/34

Суд указал, что путевые листы, в которых не содержится, в частности, информация о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, составлены с нарушением действующего законодательства и не могут подтверждать расходы на ГСМ.

Статья: Зеленый свет путевому листу (Спицына Д.) (" Практическая бухгалтерия", 2006, N 5)

Автор отмечает, что записи в путевом листе " поездки по городу" или " по заданию организации" недопустимы, а документы, в которых они содержатся, не подтвердят расходы организации. Помимо всего прочего необходимо указывать показания спидометра, а также расход топлива.

Позиция 2. Для подтверждения расходов на ГСМ маршрут следования автомобиля указывать необязательно

Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 по делу N А53-26379/2010

Суд пришел к выводу о том, что налогоплательщики, которые не являются транспортными организациями, вправе указывать в путевых листах только обязательные реквизиты, к числу которых не относится информация о месте следования автомобиля.

Постановление ФАС Московского округа от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10 по делу N А41-7289/09

Суд, отклоняя ссылку инспекции на Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, отметил, что указание пути следования автомобиля, а также адреса в маршруте не является обязательным реквизитом путевого листа.

Постановление ФАС Московского округа от 20.07.2010 N КА-А40/7436-10 по делу N А40-108334/09-142-830

Суд указал, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.11.2009 по делу N А44-1106/2009

Суд указал, что отсутствие в путевых листах указания на место отправления и назначения не является основанием для признания расходов не подтвержденными.

Постановление ФАС Московского округа от 13.09.2010 N КА-А40/10333-10 по делу N А40-170424/09-114-1452

Суд пришел к выводу, что отсутствие в путевых листах сведений о пунктах следования автомобиля не является основанием для признания расходов неподтвержденными.

Постановление ФАС Уральского округа от 05.03.2008 N Ф09-1053/08-С3 по делу N А76-8742/07

Суд пришел к выводу, что путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте обязательными реквизитами путевых листов не являются.

Постановление ФАС Поволжского округа от 19.11.2010 по делу N А55-38009/2009

Суд указал, что организация, не являющаяся автотранспортной, не обязана оформлять путевые листы или аналогичные им документы и фиксировать место следования автомобиля. Обоснованность расходов на приобретение ГСМ подтверждена другими документами.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Московского округа от 25.10.2010 N КА-А40/12353-10 по делу N А40-157143/09-127-1236

Постановление ФАС Московского округа от 25.09.2007, 28.09.2007 N КА-А41/9866-07 по делу N А41-К2-18913/05

Постановление ФАС Московского округа от 05.06.2007, 08.06.2007 N КА-А40/4867-07 по делу N А40-48191/06-112-248

Может ли организация, не являющаяся автотранспортной, составлять путевые листы, необходимые для признания расходов в целях налога на прибыль, не на каждый день, а на более длительный срок (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.

Официальная позиция заключается в том, что путевые листы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. Аналогичная точка зрения высказана в публикациях авторов.

Есть примеры судебных решений, в которых указывается, что путевые листы можно оформлять не на каждый день.

Подробнее см. документы

Письмо Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327

Финансовое ведомство отмечает, что путевые листы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253

Письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77

Разъяснено, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, то путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, которые отражают приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129

Письмо Минфина России от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 по делу N А56-10236/2007

Статья: Полугодовая отчетность. Учитываем новые разъяснения чиновников (Огиренко Е.А.) (" Главбух", 2006, N 13)

Статья: Путевой лист упростит жизнь бухгалтеру (Бартенева Т.) (" Московский бухгалтер", 2006, N 9)

Постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29

Суд отклонил доводы налогового органа о том, что путевые листы, составляемые не на каждый день, не подтверждают расходы на ГСМ. Поскольку в путевых листах содержались все необходимые данные, налогоплательщик правомерно учел расходы на ГСМ.

Постановление ФАС Московского округа от 19.03.2007, 26.03.2007 N КА-А40/1804-07 по делу N А40-58057/06-127-280

Суд отклонил довод налогового органа о том, что налогоплательщик не составлял ежедневные путевые листы по унифицированной форме N 3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, отметив следующее: указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282-17-282

Суд признал расходы на ГСМ документально подтвержденными, указав, что путевые листы оформлялись истцом с учетом специфики его деятельности один раз в месяц и содержали сведения о километраже и маршрутах необходимых поездок работников.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Поволжского округа от 24.10.2006 по делу N А12-8443/06-С61

Постановление ФАС Уральского округа от 09.12.2008 N Ф09-9200/08-С3 по делу N А60-5889/08

Консультация эксперта, 2007

Автор отмечает, что в настоящее время любая организация (за исключением специализированных транспортных предприятий) может оформлять путевой лист на месяц (неделю). По мнению автора, в качестве дополнения к путевому листу обязательно должен вестись ежедневный маршрутный лист, форму которого организация может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, приведенной на обратной стороне путевого листа (форма N 3). В маршрутном листе организациям необходимо указывать маршрут и ежедневный пробег транспортного средства.

Вправе ли бюджетная организация применять самостоятельно разработанную форму путевого листа для обоснования в целях налога на прибыль расходов на ГСМ (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.

По данному вопросу есть две точки зрения.

Официальной позиции нет.

Некоторые авторы отмечают, что бюджетные учреждения вправе разработать свою форму путевого листа.

Другая позиция, выраженная в работе автора, заключается в том, что бюджетные организации не вправе применять самостоятельно разработанную форму путевого листа, так как для них предусмотрена специальная форма путевого листа.

Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Можно применять самостоятельно разработанную форму

Статья: Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ (Сильвестрова Т.) (" Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 9)

Автор, ссылаясь на позицию Минфина России, указывает на возможность применения бюджетными организациями самостоятельно разработанной формы путевого листа.

Аналогичные выводы содержит:

Статья: Приобретаем автомобиль (Валова С.) (" Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 5)

Позиция 2. Применять самостоятельно разработанную форму нельзя

Статья: Приобретение и содержание служебного автотранспорта (Окончание) (Максимова Л.) (" Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 11)

По мнению автора, разъяснения Минфина России в Письме от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, Письме от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 не относятся к бюджетным организациям, поскольку в основном нормативном документе по бюджетному учету, которым является Инструкция N 25н, указаны формы путевых листов.

Нужны ли путевые листы для учета в целях налога на прибыль расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.

По данному вопросу есть две точки зрения.

Согласно официальной позиции для получения компенсации работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах. По мнению некоторых авторов, для подтверждения расходов на компенсацию налогоплательщику необходимо представить в том числе и путевые листы. Есть пример судебного решения, в котором указывается, что основанием для компенсационных выплат являются, в частности, путевые листы с отметками о служебных поездках.

В то же время в некоторых авторских публикациях высказывается точка зрения, согласно которой для выплаты компенсации и признания ее в качестве расходов необязательно составление путевых листов. Есть пример судебного решения, подтверждающего данный подход.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Расходы признать нельзя

Письмо Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6

Указывается, что для получения компенсации работник представляет в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведет учет служебных поездок в путевых листах.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192

Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776

Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690

Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192 (" Консультант", 2007, N 6)

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005

Суд указал, что основанием для компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, а также путевые листы с отметками о служебных поездках.

Консультация эксперта, 2011

По мнению автора, для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы, в частности, путевые листы.

Аналогичные выводы содержит:

Статья: Компенсация за использование личных автомобилей для служебных поездок (Блажко Г.) (" Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 7)

Консультация эксперта, 2006

Автор рекомендует в целях избежания споров с налоговыми органами вести путевые листы.

Позиция 2. Расходы признать можно

Постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу N А48-6436/05-8

Суд признал правомерность включения в расходы суммы компенсации, выплаченной работнику за использование личного автомобиля для служебной поездки. По мнению суда, у организации не было обязанности оформлять путевые листы, так как работник не являлся водителем организации.

Тематический выпуск: Нормируемые расходы в 2007 году (Васильева М., Карсетская Е., Кирюшина И., Чвыков И.) (" Экономико-правовой бюллетень", 2006, N 12)

По мнению автора, путевые листы не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях. Путевые листы применяются организацией для учета работы ее автотранспорта, но никак не работником для учета своих служебных поездок на личном автомобиле.

Консультация эксперта, 2006

Автор отмечает, что согласно нормам ТК РФ и НК РФ для признания расходов путевой лист необязателен. Приказ руководства подтверждает, что компания нуждается в имуществе своих сотрудников для нормального ведения деятельности. Этим и обосновывается компенсация.

Статья: Путевой лист в разъяснениях контролирующих ведомств (Смирнов С.В.) (" Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 2)

По мнению автора, оформлять путевые листы нецелесообразно. Производственный характер пользования автомобилем подтверждается приказом руководителя о назначении компенсации за использование личного транспорта сотрудникам, работа которых связана с постоянными служебными разъездами. Разъездной характер работы может быть подтвержден должностными инструкциями работников.

Можно ли признать для целей налога на прибыль расходы на транспортные услуги сторонних организаций, если путевые листы у налогоплательщика отсутствуют или составлены с нарушениями (п. 1 ст. 252, пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.

По этой проблеме существует две точки зрения.

Официальной позиции нет.

В одних судебных решениях указывается на то, что законодательство не устанавливает требования о наличии путевых листов у заказчиков транспортных услуг. Кроме того, некоторые суды отмечают, что расходы налогоплательщика на транспортные услуги могут подтверждаться и другими документами.

В то же время есть судебное решение, в котором сделан противоположный вывод.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Путевые листы необязательны для подтверждения расходов

Постановление ФАС Московского округа от 02.07.2007, 05.07.2007 N КА-А41/6086-07 по делу N А41-К2-15348/06

Суд указал, что путевой лист является документом, целью которого является отчет водителя, состоящего в трудовых отношениях с работодателем-налогоплательщиком, об использовании транспортного средства и ГСМ в производственных целях. Для отчета исполнителя перед заказчиком транспортных услуг в качестве оправдательного документа применяется двусторонний акт приемки (сдачи-приемки) оказанных транспортных услуг.

Постановление ФАС Московского округа от 03.09.2008 N КА-А40/8214-08 по делу N А40-67911/07-129-404

Суд отметил, что согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 необходимость составления путевых листов предусмотрена для эксплуатирующих организаций, тогда как налогоплательщик является не эксплуатирующей организацией, а получателем услуг.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.07.2008 N Ф04-3677/2008(6731-А46-26) по делу N А46-6925/2007

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.2007 N Ф04-231/2007(31203-А70-25) по делу N А70-3520/7-2006

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11.03.2008 N Ф04-1659/2008(1921-А45-15) по делу N А45-5690/2007-24/123

Суд указал, что путевой лист выписывается в одном экземпляре и хранится у организации - собственника транспортного средства. Учитывая, что встречная проверка перевозчика проведена не была, данные документы истребованы не были, ссылка налогового органа на отсутствие путевых листов несостоятельна.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.08.2008 по делу N А05-9477/2007

Суд указал, что отсутствие путевых листов у заказчика транспортных услуг не опровергает факта получения (и оплаты) транспортных услуг и факта документального подтверждения расходов на эти услуги (с учетом совокупности иных представленных налогоплательщиком документов).

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.04.2007 N Ф04-2185/2007(33314-А46-34) по делу N А46-2325/2006 (Определением ВАС РФ от 23.07.2007 N 8365/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

Постановление ФАС Уральского округа от 22.10.2008 N Ф09-7698/08-С3 по делу N А07-19659/07

Постановление ФАС Поволжского округа от 21.10.2010 по делу N А49-442/2010

Суд указал, что действующее законодательство не устанавливает требования о наличии путевых листов у лица, которому оказаны транспортные услуги.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.05.2005 N Ф08-2608/2005-1047А

Постановление ФАС Уральского округа от 11.11.2010 N Ф09-8930/10-С2 по делу N А60-5762/2010-С6

Постановление ФАС Московского округа от 25.08.2011 N КА-А40/9306-11 по делу N А40-137437/10-107-792

Суд указал, что, несмотря на наличие недостатков в путевых листах, налогоплательщик правомерно учел произведенные расходы.

Позиция 2. Путевые листы обязательны для подтверждения расходов

Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 по делу N А33-15933/2008

Суд указал, что налогоплательщик в нарушение положений Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, Инструкции Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 " О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом", а также Общих правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971, не представил путевые листы, подтверждающие факт оказания транспортных услуг.