Сроки хранения

Протоколы коллегиальных органов управления организацией (общее собрание, совет директоров, собрание учредителей и т.п.) и коллегиальных исполнительных органов (правление, президиум, коллегия и т.п.), а также протоколы заседаний комитетов, которые имеют право образовывать данные органы (согласно уставу), в основном являются документами постоянного срока хранения (по ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – ПТУД).

Сроки хранения остальных разновидностей протоколов в зависимости от уровня управления и вида заседания должны определяться в самой организации председателями и секретарями коллегиальных органов в результате проведения экспертизы ценности при методическом руководстве службы делопроизводства и архива, а также закрепляться ­номенклатурой дел [2, с. 151].

Ст. 18 г) ПТУД устанавливает постоянный срок хранения протоколов совещаний, которые проводит руководитель организации. Если это совещание по стратегически значимым вопросам, которые входят в полномочия первого лица организации, то срок хранения действительно постоянный. Но если руководитель собирает разовые оперативные совещания или председательствует на заседаниях корпоративного совета (статус оперативного собрания руководителей всех подразделений, свое­образная «планерка», а не орган управления, предусмотренный уставом), то необходимо учитывать примечание (2) к статье 18 г), и тогда можно установить срок хранения ­протоколов корпоративного совета 5 л. ЭПК.

Срок хранения поручений коллегиального органа и выписок из протоколов заседаний, а также отчеты, полученные в процессе контроля за их исполнением, определяются по ст. 6 и 7 ПТУД. С учетом примечаний ­основной срок хранения поручений и выписок – 5 л. ЭПК.

Если организация является крупной коммерческой структурой и источником комплектования государственного или муниципального архива, то рекомендуем при формировании дел с протоколами и приложениями к ним, а также при проведении экспертизы ценности документов руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и ПТУД. Акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения и требования к обеспечению сохранности, которые установлены действующим в настоящее время постановлением ФКЦБ (новый регулятор – Банк России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Установленные здесь сроки хранения документов соответствуют нормативным срокам, зафиксированным в ПТУД.

Для обеспечения процессов документирования коллегиальной деятельности на рациональной и эффективной основе считаем необходимым и обязательным условием плодотворное взаимодействие руководителей и секретарей коллегиальных органов со службой делопроизводства, которая знает и понимает документы.

Заключение

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.).

Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:

¾ органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ),

¾ органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ),

¾ органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов),

¾ органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, ­правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).

В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов, которая обычно называется функциональным документным комплексом. В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и ­полномочиями органа, в котором они создаются.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение.- М.: КНОРУС, 2012. – 436 с.

2. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот.- М.: ЭКСМО, 2011. – 376 с.

3. Домарев В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем. – М., 2010. – 415 с.

4. Кузнецов А.А. Секретарское дело.- М.: АСТ, 2011. – 523 с.

5. Кузнецов И.Н. Защита деловой информации.- М.: Экзамен, 2012. – 432 с.

6. Некраха А.В., Шевцова Г.А. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. - М.: изд-во «Академический проект», 2011. - 513 с.

7. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М.: «Издательство Проспект», 2011. – 412 с.

8. Степанов Е.А. Технология обработки конфиденциальных документов в предпринимательских структурах.- М.: ГУУ, 2012. – 341 с.

9. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. //Секретарское дело, 2013, № 8-9.

10. Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов // Делопроизводство, 2011, №1.

11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления. // Управление персоналом, 2012, № 4.

12. Ищейнов В.Я. Организация защиты коммерческой тайны на объектах информатизации.- Делопроизводство, 2011, №1.