Методы контроля в системе управления организацией

Еще один важный аспект классификации, который позволяет различать вместе с типами контроля его конкретные виды, задан доминированием того или иного общего метода контроля. К таким методам контроля относятся: предварительного контроля; направляющего контроля; фильтрующего и метод последующего контроля[3] (Рис. 2).

Рис. 2. Виды методов контроля.

Метод предварительного контроля применяется до начала хозяйственной операции; методы текущего, в том числе метод направляющего контроля и метод фильтрующего контроля, приурочены к определенной дате в ходе хозяйственной деятельности; метод последующего (заключительного) контроля — после завершения деятельности.

Предварительный контроль начинается задолго до начала каких-либо целенаправленных действий. Его задача — определить их целесообразность с целью предупреждения неправильных или необоснованных решений. Например, при контроле человеческих ресурсов анализируются деловые качества, профессиональные умения и знания персонала. Эта проверка осуществляется в процессе найма и во время дальнейшего обучения. Этот контроль позволяет выявить те качества рабочих, которые нуждаются в корректировке.

Одной из разновидностей текущего контроля является направляющий контроль. Он применяется от начала целенаправленных действий и до достижения необходимого результата. При этом постоянно измеряется и оценивается состояние и поведение подконтрольного объекта, а последнее корректирующее действие применяется уже перед самым последним моментом завершения целенаправленного действия. Суть такого контроля — непрерывное сопровождение, слежение и управление совершаемым действием или хозяйственной операцией. Такой контроль часто применяется в беспрерывных технологических процессах и больших технических системах. Реже данный метод используется в управлении хозяйственными организациями, так как является сложным и дорогостоящим. Магистральный выход — применение компьютерных технологий в управлении организациями. Например, в подчинении у «Газпрома» имеется свыше двух сотен крупных предприятий. Понятно, что постоянное наблюдение за ходом дел на подчиненных предприятиях и оказание, при необходимости, необходимости корректирующего воздействия было желательным, но на деле это достаточно сложно с организационной и с технической точки зрения.

Еще один вид текущего контроля — фильтрующий контроль. В отличие от направляющего контроля, он не сопровождает целенаправленное действие от начала до конца. При прохождении через «контрольный фильтр» действие может быть приостановлено или продолжено в зависимости от того, не нарушены ли нормы, требования контроля.

Например, важные договоры, которые заключаются между правительствами, подлежат проверке и ратификации законодательными органами, вступают в силу только после того, как законодательные органы пропустят их через соответствующий «контролирующий фильтр». Еда, приготовленная, например, в пионерских лагерях, домах отдыха, санаториях также проходит подобную проверку, которая осуществляется врачом Руководитель предприятия, перед тем, как поставить свою подпись под приказом, проверяет его содержание.

Направляющий и фильтрующий контроль - это виды текущего контроля.

Текущий контроль проводится в процессе производства продукции или реализации проекта. При этом объектом контроля могут выступать как общие социально-экономические показатели, так и частные характеристики производимой продукции. Корректирующие воздействия осуществляются при этом во время реализации проекта. Текущий контроль является средством осуществления обратной связи. Обратная связь — важный элемент управления во многих системах, в том числе в социальных и в технических сферах. Широкой тенденцией современного текущего контроля становится делегирование контрольных полномочий с верхних уровней управления на нижние уровни.

Последующий или заключительный контроль, проводится после завершения работы, осуществляется на основе сравнения ее результатов и других характеристик с имеющимися нормами контроля. Этот вид контроля, во-первых, дает руководителю информацию, которая необходима для планирования подобных работ в будущем, чтобы избежать повторения трудностей и ошибок. Во-вторых, он позволяет оценить полученный результат, вклад каждого подразделения и сотрудника, а так же принять решение о мотивационном поощрении рабочих. Заключительный контроль позволяет также выявить системные проблемы и предпринять необходимые действия по изменению работы организации в общем. Примером такого метода контроля может служить ревизия использования трудовых ресурсов и фондов заработной платы. Проверка оценок в школьном дневнике также является примером последующего контроля. Поговорка «цыплят по осени считают» достаточно точно выражает смысл последующего контроля.

Все методы контроля могут быть нужны, чтобы контролировать работу предприятия в целом или отдельно взятую важную операцию. Наибольшие возможности для управления производством дает использование метода направляющего контроля, так как он производится задолго до получения какого-либо результата. Этот метод контроля дает возможность превращать контроль в нормальную, позитивную и эффективную деятельность и в наибольшей мере показывает современный подход к развитию контроля, о котором говорили выше, так как использование этого метода контроля обеспечивает возможность превратить задуманные цели в реальные результаты.

Если направляющий контроль проводится эффективно, то фильтрующий контроль становится ненужным. Если же направляющий контроль производится неправильно, тогда разумно использовать фильтрующий контроль.

Метод последующего контроля дает возможность руководителю или другому человеку приобрести нужный опыт и данные для планирования, если работа, которая проводилась в предыдущий период, будет длиться и в будущем.

На основе рассмотренных четырех базовых методов контроля в будущем используются определенные методы измерения, оценки и корректировки состояния объекта контроля.

Существует множество признаков, оснований классификации видов контроля, например, сфера и объекты контроля, типы и методы, задачи, время осуществления, применяемые формы и др.

Вывод:

Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутри организации, так и за ее пределами. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, конкуренции и др.

Контроль помогает предупреждать возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля - это характеристика управления, позволяющая выявить проблемы и внести соответствующие изменения в деятельность организации до того, как эти проблемы станут кризисными. Любая организация обязана обладать способностью вовремя распознавать свои ошибки и исправлять их до того, как они помешают достижению поставленных целей организации.

В общем виде контроль - часть управленческого процесса, которая в содержательном смысле предусматривает получение информации о результатах управленческих действий.[4]

Для осуществления контроля в организации необходимо:

· наличие норм функционирования;

· способность системы анализировать реальность и сравнивать ее с системой критериев;

· разработка корректирующих мер.

В контроле как функции управления можно выделить две основные стороны: познавательную, которая связана с восприятием и изучением информации и воздействующую, которая заключается в возможности обеспечить управляющую систему информацией необходимой для осуществления корректирующих мер.