Проблематизация

Лекция 2

Тема: Подготовка и реа­лизация переговор­ного процесса, структура и фазы

План

1. Процедурная организация переговоров. Характеристика вертикальных и горизонтальных переговоров.

2. Основные функции подготовительного этапа переговоров.

3. Характеристика основных фаз переговорного процесса.

4. Структурные элементы переговорного процесса.

Литература.

1. Беленкова А.А. Успешные переговоры. М.: НТ Пресс, 2005, с.144.- (Бизнес- букварь).

2. Бройнинг Г. Руководство по ведению переговоров. – М., 1996.

3. Ниренберг Дж. Маэстро переговоров: Деловой бестселлер. – Минск., 1996.

4. Прокофьева Н.И. Психологические аспекты ведения переговоров. – М.: ГроссМедиа,

2005. –128 с.

5.Фишер Р., Эртель Д. Подготовка к переговорам. – М., 1996.

6. Ходжсон Дж. Переговоры на равных./ Пер. англ. З.Я. Красневской.- Минск: Амалфея,

1998.- 352 с.

7. Цепов В.А. Психология общения для менеджеров: руководство по ведению

переговоров. – М., 2001.

В1. Процедурная организация переговоров. Характеристика вертикальных и горизонтальных переговоров.

Любые переговоры начинаются задолго до встречи, — в тот момент, когда вы определили необходимость их проведения.

Сначала вы проводите мысленные переговоры с собой, пытаясь определить свои интересы, цели и задачи, а также зависимость от ресурсов или поведения того, с кем вы решаете о чем-либо договориться. Затем, возможно, вы консультируетесь со своими коллегами, стремясь найти различные подходы к решению проблемы и увидеть ситуацию со стороны. После этого вы анализируете имеющуюся у вас информацию и собираете дополнительную с тем, чтобы усилить собственные позиции и узнать о потребностях будущего партнера по переговорам. Затем собираетесь с духом (производите моральную подготовку).

И только потом договариваетесь о встрече.

От того, насколько хорошо пройден этот подготовительный этап, напрямую зависит исход переговоров. Подготовительный этап занимает длительное время, порой, в сложных случаях, доходящее до нескольких месяцев, и решает две большие и взаимосвязанные задачи:

• Проблематизация — формулирование собственных позиций, предложений и т.д.

• Переговоры о переговорах — согласование процедурных вопросов с противоположной стороной.

Проблематизация

Для того, чтобы определиться с собственными позициями, объективно взглянуть на ситуацию и подготовить продуманные предложения, необходимо ответить себе на 3 главных вопроса:

ПОЧЕМУ?

ЧТО?

КАК?

1.1 Вопрос «Почему мне нужно провести переговоры?» помогает определить ваши собственные интересы. (Это вопрос мотивации) вы выявляете и конкретизируете свои потребности.

Например, предприниматель собирается заключить договор о покупке нового оборудования, которое будет доставлено по железной дороге и прибудет через месяц. Ему срочно нужно подыскать новое помещение для производственного цеха. Тогда на вопрос почему? он может ответить так «Потому что я хочу сразу разместить станки в постоянном месте, чтобы потам не тратить время и силы на переезд. Потому что, если будет известен точный адрес помещения, я смогу нанять специалистов для сборки и наладки оборудования, а также начать подыскивать высококвалифицированных рабочих для работы на новых станках. Потому что я не хочу, чтобы они простаивали. Потому что рынок тесен, и конкуренты не дремлют. Потому что я хочу скорее начать окупать таможенные средства и получать прибыль. Потому что потенциальный партнер предлагает подходящие площади в удобном месте по приемлемой цене».

1.2. Вопрос «Что именно мне требуется? Что является для меня сложностью?» позволит прояснить стоящие перед вами проблемы. (Это вопрос целей и задач). Вы выявляете некоторое противоречие, которое существует и требует разрешения.

Например, совершив необходимые расчеты, предприниматель может ответить на этот вопрос следующим образам: «Мне нужно телефонизированное помещение общей площадью 1000м2. Оно должно быть светлым, сухим, охраняемым, снабженным грузовыми лифтами. Обязательно должны быть подъездные пути для того, чтобы железнодорожным транспорт там отправлять продукцию будущего производства заказчику, находящемуся в другом регионе. Необходимо, чтобы в будущем была возможность расширяться (устроить рядом сухой склад). Хорошо бы, чтобы здание находилось в черте города, — недалеко от головного офиса и от метро, — чтобы исключить возможные проблемы с наймам персонала. Я занимаюсь поискам подходящего уже три недели, но безрезультатно, Стоимость аренды, на которую я рассчитываю, равняется приблизительно 3 у.е./кв. метр. Сегодня я наконец-то нашел подходящее помещение. Но есть проблема: цена выше расчетной. Необходимы переговоры о снижении цены».

1.2а Для того, чтобы чувствовать себя на переговорах уверенно, не идти на лишние уступки и не чувствовать себя пораженным в случае срыва переговоров, следует описать для себя наилучшую альтернативу обсуждаемому соглашению (НАОС). Нет безвыходных ситуаций, всегда есть другие возможности для решения проблемы. Даже в средневековом городе-крепости имелось несколько ворот, в современном же мире к решению одной проблемы может привести множество путей. Итак, если вы хотите более ясно представлять себе свое положение, перспективы и последствия сорванных переговоров, ответьте на следующий вопрос «Что будет, если мы не договоримся?» (Это вопрос спокойствия).

Наш герой, отвечая на этот вопрос, вздохнет с облегчением: < < Что ж, буду искать другое помещение. Возможно, найду его чуть позже, заплачу за временное хранение своего груза на железнодорожном терминале определенную сумму, выиграю/потеряю тем самым время и деньги, и подышу то, что мне по карману, если в долговременной перспективе это будет более выгодным. Или дам согласие на аренду того ангара, который мне предлагали на прошлой неделе - он находится в шести километрах от города, не так уж и далеко. Подсчеты показывают, что выгоднее будет затратить средства на аренду автобуса для рабочих, чем переплачивать за метры, ведь кроме удаленности в том предложении меня все устраивает».

В процессе переговоров полезно периодически вспоминать свою НАОС с тем, чтобы снижать эмоциональное напряжение, напоминая себе: «Ситуация не критична!».

3. Вопрос «Как я собираюсь решить проблему?» имеет отношение к формулированию предложений. (Это вопрос методов).

Вы изыскиваете способы разрешения выявленных противоречий.

Необходимо сначала решить, чем вы готовы пожертвовать ради достижения цели, определив направление уступок. Уступки могут касаться сроков, скидок, качества, денег и т.д. Затем устанавливаются рамки, в которых вы готовы действовать: пограничные предложения. Можно ограничить себя конкретными цифрами, датами, теми или иными параметрами. Однако помните, что это действительные ограничения, — и кроме защитной функции, позволяющей вам не за быть о своих интересах в пылу спора или под воздействием чужой аргументации, они также могут ограничить и ваше видение ситуации, сузить диапазон возможных решений, став барьером на пути творческого решения проблемы. Поэтому, ограничивая себя рамками, будьте реалистичны, не завышайте и не занижайте собственных возможностей и не возводите их до уровня непреложного закона. Ведь вполне возможно, что решение будет находиться, как истина, «где-то рядом», и чтобы найти его путем совместных переговоров с другой стороной, учитывая ее интересы, вам придется мыслить нелинейно и нарушать выстроенные в период подготовки пределы, если того потребует дело. Проделанная работа по определению необходимостей и долженствований (личной мотивации к переговорам), устремлений (целей и задач), потенциальных альтернатив (уверенности и спокойствия) и имеющихся в наличии инструментов решения проблемы (методов) приводит к тому, что появляется более объективная оценка ситуации. Вы начинаете понимать, где вы находитесь сейчас, где бы хотелось находиться после переговоров, и какими путями можно достичь желаемого. Вы как бы осматриваетесь и составляете план незнакомой местности, и она становится менее враждебной к вам, поскольку уже немного изучена.

Когда нарисована такая «карта предложений», можно переходить к деталям: просчитывать и разрабатывать убедительные варианты, продумывать аргументацию, моделировать ситуации, проводить с коллегами мозговые штурмы для выработки интересных и малозатратных решений проблемы.

На этом этапе подготовительной работы наш предпринимать рассматривает свои возможности, которые могли бы быть интересны будущему арендатору, и разрабатывает предложения. Например, за получение интересующей его арендной платы он может предложить удобную схему взаиморасчетов, либо ремонт и дооснащение помещений, либо гарантировать увеличение арендуемой площади на 30% в течете года, либо возьмется осуществлять рекламную поддержку арендатора в виде < раскрутки» адреса, либо.. Вариантов, как правило, разрабатывается много. Для того, чтобы увеличить их качество и привлекательность для будущего партнера, т подготовительной стадии необходима представить себя на его месте, подумать, что именно может его заинтересовать. Скорее всего, предприниматель узнает, что за люди стоят за названием интересующего его предприятия, произведет маниторинг прессы, чтобы получить информацию о положении компании и ее проблемах в максимальном объеме.

После того, как вы нашли все ответы на ключевые вопросы, хорошо занести их в специальную сводную таблицу, которая позволит рассортировать информацию, «разложить ее по полочкам» и навести порядок в собственной голове. Эту таблицу можно даже взять с собой на переговоры в виде плана, «шпаргалки».

2. Переговоры о переговорах (процедурная подготовка к переговорам).

При подготовке к переговорам заинтересованные стороны уделяют внимание следующим вопросам: время, место, продолжительность предстоящей встречи; ее цель, тема и название; статус представителей, численность и качественный состав команды на переговорах; необходимость и уместность присутствия наблюдателей.

Процедурные моменты не являются формальностью, а имеют под собой глубокий психологический смысл. В истории есть множество примеров того, насколько важным вопросом, требующим согласования, может оказаться даже последовательность появления и рассаживание участников переговоров: где они проводятся, кто за кем входит в комнату, кто где садится.

Классическим примерам могут послужить, например, переговоры по окончанию Тридцатилетней войны, которые закончились в 1648 году подписанием Вестфалъского мира. Только согласование вопросов размещения представителей сторон на переговорах заняло полгода!

Вопрос присутствия наблюдателей также важен — известно, что публично или в присутствии наблюдателей участники реже используют оказание давления, поэтому увеличиваются шансы провести пёреговоры в более корректном, менее агрессивном стиле. В числе наблюдателей могут быть и независимые посредники, люди, признаваемые достойными доверия и уважаемые обеими сторонами (Посредник — это нейтральный человек, который смотрит на ситуацию со стороны. Он имеет возможность помочь сторонам разрешить стоящие перед ними проблемы, снизив эмоциональное напряжение и став неким буфером. Посредничество, иначе называемое медиацией, является способом организации совместной деятельности сторон по решению задач. Посредником может стать и специально приглашенный специалист по урегулированию конфликтов, и психолог, и юрист, и даже целая организация, как, например, третейский суд.).

Порой полезно воспользоваться возможностью проведения переговоров на территории посредника, ведь место, назначенное для проведения переговоров, может нести в себе символический смысл и, оказывать влияние на их ход.