Конфигурирование основных документов и бизнес-процессов

" 1С: Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется с тремя типами документов:

- входящие,

- исходящие,

- внутренние.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

- нормативный срок исполнения документов,

- маршруты обработки документов,

- правила формирования регистрационного номера.

Рис.13. Виды документов

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д. (рис.14).

Рис. 14. Внутренние документы

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Обычная схема обработки входящего документа:

- Первичная регистрация входящего документа.

- Рассмотрение.

- Исполнение.

1С: Документооборот 8" позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу " 1С: Документооборота 8".

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

В программе " 1С: Документооборот 8.2" реализованы бизнес-процессы следующих видов:

1) Рассмотрение – документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.

2) Исполнение – документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

3) Согласование – приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.

4) Утверждение – документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.

5) Регистрация – документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.

6) Ознакомление – с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

7) Поручение – с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс «Ознакомление» сначала сформирует задачу «Ознакомиться» для исполнителя, а после этого исполнитель фиксирует ознакомление этой задачи.

Рис.14. Карточка бизнес-процесса «Ознакомление»

Рис.15. Карточка ознакомления на рабочем столе исполнителя

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.

Бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя (рис.16), а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи (рис.17), – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса (рис. 18).

Рис. 16. Карточка бизнес-процесса «Поручение»

Рис.17. Карточка поручения на рабочем столе исполнителя

Рис. 18. Карточка проверки поручения на рабочем столе инициатора бизнес-процесса

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет (рис.20).

Рис. 19. Блок-схема маршрута бизнес процесса

Для анализа работы организации в программе предусмотрена возможность построения большого количества разнообразных отчетов, в том числе:

- Представление итоговой информации руководству,

- Анализ данных,

- Оперативный контроль,

- Печать официальных документов.

Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи (рис.21). Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. Ведется сотрудником, ответственным за делопроизводство.

Рис. 20. Журнал передачи документов

С помощью данных журнала передачи по документам, находящимся у сотрудников, можно подготовить и распечатать отчет.

Рис. 21. Отчет по журналу передачи

Выполнена адаптация системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8.2» для 11 рабочих мест, определены права доступа каждого из сотрудников, созданы все необходимые справочники, документы и отчеты.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

В результате написания курсовой работы выполнены все поставленные задачи. Проведено исследование предметной области, на основании которого выявлены и описаны информационные потоки. В среде BPwin разработана функциональная модель в методологии IDEF0 предметной области в виде контекстной диаграммы и диаграмм декомпозиции, а так же созданы диаграммы потоков данных. Рассмотрено определение и понятие документооборота, обоснование выбора программы и выполнена адаптация СЭД в «1С: Документооборот 8.2». Экономическая целесообразность внедрения СЭД определяется экономией трудозатрат по сравнению с ручной обработкой и получением информации своевременно. За счет этого существенно повышает качество управления, что ведет к рациональному использованию трудовых и материальных ресурсов, к экономии материальных и трудовых затрат, снижению себестоимости работ и повышению производительности труда. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Список используемой литературы

1. Абрамов Г.В., Медведков И.Е., Коробова Л.А. Проектирование информационных систем: учебное пособие. – ВГУИТ, 2012 г.

2. Александров Д.В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и распределенные информационные системы: учебное пособие. – Финансы и статистика, 2011 г.

3. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем: курс лекций: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям в области информационных технологий. – Интернет-Университет Информационных Технологий, 2005 г.

4. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение: учебник под ред. Проф. Н.Н. Куняева.– «Логос», 2012 г. – 353 стр.

5. Митрофанов Е.П., Толстова М.Л. Электронный документооборот в финансовой системе региона: монография.– «Креативная экономика»

6. Трофимов С.А. CASE-технологии: практическая работа в Rational Rose. – ЗАО «Издательство БИНОМ», 2001 г.

7. Похилько А.Ф., Горбачев И.В. CASE-технология моделирования процессов с использованием средств BPwin и ERwin: учебное пособие. – 2008 г.

8. Электронный документооборот в финансовой системе региона: монография, 2011 г.–180стр.

9. https://www.itstan.ru/funk-strukt-analiz/diagramma-dereva-uzlov-node-tree.html

10. https://itteach.ru/bpwin/dfd-i-workflow-idef3/diagrammi-potokov-dannich

11. https://www.intuit.ru/studies/courses/2195/55/lecture/1632? page=2

12. https://v8.1c.ru/doc8/features.htm

13. https://1c.ru/rus/partners/solutions