Технологии автоматизации расчетов

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок, финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Электронная таблица - компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двумерных массивов, имитирующих бумажные таблицы.

Любая электронная таблица состоит из следующих элементов: заголовка таблицы, заголовка столбцов (шапки таблицы), информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).

Основные типы данных, используемые в ЭТ:

- числа, как в обычном, так и экспоненциальном формате;

- текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов;

- формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства, и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т.д.) и знаки математических операций.

Процесс проектирования электронной таблицы состоит из следующих этапов:

- формирования заголовка электронной таблицы;

- ввода названий граф документа;

- ввода исходных данных;

- ввода расчетных формул;

- форматирования электронной таблицы с целью придания ей профессионального вида;

- подготовки к печати и ее печать.

При необходимости электронные таблицы могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

Программные средства для проектирования называют табличными процессорами.

Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

Кроме того, с помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают:

- создание и редактирование электронной таблицы;

- оформление и печать электронной таблицы;

- создание многотабличных документов, объединенных формулами;

- построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;

- работу с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);

- создание итоговых и сводных таблиц;

- использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

- решение экономических задач типа «что — если» путем подбора параметров;

- решение оптимизационных задач;

- статистическую обработку данных;

- разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры различаются в основном набором выполняемых функций и удобством интерфейса.

Основное свойство электронных таблиц заключается в том, что при изменении содержания любых ячеек таблицы может происходить автоматическое изменение содержания во всех прочих ячейках, связанных с измененным соотношением, заданным математическим или логическими выражениями (формулами).

Особенность табличных процессоров состоит в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблицы, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Их можно эффективно использовать, для: автоматической обработки зависящих друг от друга данных; автоматизации итоговых вычислений; создания сводных таблиц; ведения простых баз данных; обработки записей баз данных; совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами; подготовки табличных документов; построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Современные табличные процессоры практически являются интегрированными системами, так как они содержат средства для работы с текстами, таблицами, графикой, а также различные дополнения для моделирования, анализа и прогнозирования.

На рынке программных продуктов наиболее популярными представителями этого класса являются табличные процессоры различных версий Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development Inc., Calc и Excel корпорации Microsoft.

Все они представляют собой компоненты соответствующих офисных пакетов – Lotus SmartSuit, Open Office.org, Microsoft Office.

Наибольшее признание получил табличный процессор Microsoft Excel. Функциональные возможности этого пакета позволяют широко его использовать для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде.

Табличный процессор Microsoft Excel обеспечивает:

- быстрое построение таблиц любой формы одноразового и многоразового пользования;

- возможность обработки типов данных, таких как числа, даты, формулы;

- возможен ввод текстовой и вставка графической информации;

- поддержку форматов файлов самых разнообразных программных продуктов;

- импорт и экспорт табличных данных из внешних баз данных;

- возможность корректировки уже созданной таблицы;

- использование большой библиотеки стандартных функций (математических, тригонометрических, статистических, бухгалтерских и др.);

- возможность выбора цветового оформления таблицы, а также выбора различных шрифтов и стилей, включая автоформатирование;

- импорт графических объектов в таблицу (поддержка OLE-технологии);

- защиту таблицы от несанкционированного доступа;

- средства формирования профессиональных отчетов, а также возможность использования форм Microsoft Access для этих целей;

- наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (мастер диаграмм, мастер функций);

- представление таблицы в виде двух- и трехмерных графиков и диаграмм;

- упорядочивание, удаление, копирование, нахождение по условию данных в таблице;

- связку таблиц, т.е. автоматический перенос информации из одной таблицы в другую;

- автоматизированную обработку таблиц с помощью макрокоманд; анализ структуры таблицы;

- прогнозирование различных экономических процессов;

- реализацию матричных и оптимизационных вычислений;

- интеллектуальное реагирование на действия пользователя – система предугадывает действия пользователя и помогает выполнить их;

- поддержку технологии drug-and-drop (перетащи и отпусти).