Документ - основний вид ділового мовлення

Мова обслуговує всі сфери нашого життя: культуру, науку, мистецтво, і, зокрема, сферу ділових стосунків.

Дуже важливий і вагомий тут - національний офіційно-діловий стиль мови, який відображає рівень освіти нації та її культури.

Офіційно-діловий стиль - задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільного, політичного, економічного життя. Відколи людина навчилася писати, вона вчилася і ділового мовлення. У наш час майже немає такої професії, яка зовсім не пов'язана з написанням ділових паперів - веденням облікових книг, заповненням різних бланків. Не обійтися без ділового мовлення у громадській роботі: ведення протоколів, характеристики, звіти про виконану роботу, плани та ін. І є цілий ряд документів, які доводиться писати кожному не один раз у житті: листи, заяви, оголошення.

Отже, ми можемо стверджувати, що мова має велике значення в діловому мовленні.

Документ - основний вид ділового мовлення. Документ (слово латинського походження, означає повчальний приклад, " доказ", " взірець") - засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності. В українську мову це слово прийшло через російську: при Петрі I документами стали називати ділові папери, що мали правове (юридичне) значення, тобто служили доказом чиїхось прав, підтвердженням законності якихось дій. Поступово це слово витіснило з української мови такі терміни як " грамота", " листовне письмо", " лист" і стало багатозначним.

ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією. Наприклад, паспорт видає орган внутрішніх справ, військовий білет - райвійськкомат.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним. Важливо, щоб інформація, вміщена в ньому була повною й доцільною, базуватися на фактах і містити реальні пропозиції і вказівки.

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Класифікація документів:

1. За найменуванням: заяви, листи, довідки, інструкції, протоколи, акти, накази і т.і.

2. За походженням: - службові (функціонують в установах та організаціях);

- приватні (стосуються приватних осіб).

3. За структурними знаками:

- стандартні (документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов'язковими правилами);

- нестандартні (створюються в кожному конкретному випадку).

4. За призначенням: - розпорядчі (інформація про організацію роботи, установи, закладу);

- статутні (зі змістом статуту організації, установи);

- виконавчі (подається план або напрям роботи);

- інформаційні (містять інформацію необхідну для діяльності).

5. За напрямком документи поділяють на вхідні та вихідні.

6. За строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

7. За технікою відтворення: рукописні і відтворені механічним способом (друковані).