Роль делопроизводства в управлении

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. Первый этап - 1970-1980 гг. В это время многие авторы считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако в середине 80-х годов выясняется, что, несмотря на обилие компьютеров, " бумажный" поток увеличивается, и делается вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.

Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных носителях с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дискеты и т.д.)

К недокументированной информации относятся:

- устные сообщения, передаваемые непосредственно или средствами связи;

- нефиксируемые визуальные сообщения.

Преобладающей формой и носителем информации является документ.

ДОКУМЕНТ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ может быть получен различными способами:

o посредством письма;

o рисунка;

o графика;

o фотографии;

o звукозаписи.

Зафиксировав информацию, он (документ) тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо.

Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т.д., называют документацией.

Условно весь массив документации делится на 2 больших класса:

1-й класс - техническая документация (конструкторская, технологическая, проектная по капитальному строительству, нормативно-техническая, по стандартизации и т.д.)

2-й класс - управленческая документация (документы, применяемые при оформлении действий органов управления во всех сферах народного хозяйства).

Многие формы управленческой деятельности выражаются соответствующими документами:

q планирование - посредством подготовки различных планов;

q учет - в виде составления и обработки бухгалтерской, статистической и оперативно-технической документации;

q координация - изданием приказов, распоряжений, письменных указаний;

q контроль - сбором сведений в письменном виде и т.д.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - это комплекс работ по созданию, оформлению, изготовлению, движению, контролю за исполнением документов, формированию их в дела для текущего использования и хранения в архивах.

Характер делопроизводства зависит от существа работы того или иного учреждения. Например, в народном суде делопроизводство отличается от делопроизводства в сельском хозяйстве, в отделе народного образования - от делопроизводства в больнице и т.д. В связи с этим создано много систем документирования:

o судебная;

o финансовая;

o медицинская и т.д.

Однако для всех учреждений, предприятий и организаций характерна административная функция. Документирование этой стороны деятельности учреждений образует административное делопроизводство или, иными словами, «общее» делопроизводство.