Основні бухгалтерські проведення з обліку зносу та ремонтів необоротних активів в Державній інспекції сільського господарства в Київській області за 2014р.

До її складу входять:

керівник організації чи установи або його заступник (голова комісії);

головний бухгалтер або його заступник (в установах і організаціях, в яких штатним розписом посаду головного бухгалтера не передбачено, — особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);

керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності;

особа, на яку покладено відповідальність за збереження матеріальних цінностей;

інші посадові особи (на розсуд керівника установи). Відповідно до Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженої Наказом Державного казначейства України та Міністерством економіки від 10.08.2001 № 142/181 Комісія визначає непридатність матеріальних цінностей, послідовно виконуючи такі операції:

проводить огляд матеріальних цінностей;

установлює можливість або неможливість відновлення та подальшого використання матеріальних цінностей у цій установі;

з’ясовує конкретні причини списання об’єкта;

установлює осіб, з вини яких трапився передчасний вихід матеріальних цінностей з ладу (якщо такі є);

вносить пропозиції про їх продаж, передачу чи ліквідацію; класифікує необоротні активи відповідно до встановлених норм списання;

установлює можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об’єкта і проводить їх оцінювання;

визначає вартість списуваних об’єктів необоротних активів до продажу;

здійснює контроль за вилученням зі списаних цінностей придатних вузлів, деталей та матеріалів із кольорових і дорогоцінних металів, визначає їх кількість, масу та контролює їх здавання на відповідний склад.

Проведення огляду передбачає ретельне вивчення технічної документації (технічних паспортів, поверхових планів, відомостей дефектів тощо), даних бухгалтерського обліку та реального стану об’єкта необоротних активів. Установлюючи конкретні причини списання, члени комісії визначають, який із факторів спричинив вибуття об’єкта: моральний або фізичний знос, порушення норм експлуатації, аварія, реконст­рукція тощо. Важливим моментом у роботі комісії є встановлення осіб, винних у передчасному вибутті об’єктів необоротних активів, оскільки відповідно до чинного законодавства саме вони мають нести відповідальність, зокрема у вигляді грошового відшкодування, щодо об’єктів даного виду матеріальних цінностей установи. Механізм відшкодування сум збитків регулюється По­становою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116 «Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей».

Як що встановлено реальну відсутність винних осіб, комісія розробляє заходи для запобігання втратам майна в майбутньому.

Визначення подальшого механізму дій щодо необоротних активів полягає у внесенні пропозицій з їх продажу, передачі чи ліквідації. Продаж необоротних активів здійснюється виключно через аукціони та біржі згідно з Положенням про порядок продажу на аукціоні, за конкурсом основних засобів, що є держав­ною власністю, затвердженим Наказом Фонду державного майна України від 22.09.2000 № 1996.

Безоплатна передача необоротних активів здійснюється відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 21.09.98 № 1482 «Про передачу об’єктів державної та комунальної власності» в такому порядку:

1) з балансів установ, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету, — у межах одного центрального органу виконавчої влади (головного розпорядника бюджетних коштів);

2) з балансів установ, що утримуються за рахунок коштів місцевих бюджетів, — у межах одного місцевого бюджету;

3) з балансів та на баланси установ, що належать до сфери управління одного й того самого центрального органу вико-
навчої влади, — на підставі рішення головного розпорядника коштів;

4) з балансів та на баланси центральних органів виконавчої влади — з дозволу Кабінету Міністрів України.

Ліквідації підлягають виключно ті з об’єктів необоротних активів, що підлягають списанню, які неможливо реалізувати чи передати іншій установі. Зазначимо, що обладнання, яке підлягає розбору та демонтажу через непридатність, факт якої встановлено комісією в оформленому відповідним чином акті, передається для проведення таких робіт під наглядом комісії. При цьому всі деталі, вузли й агрегати, придатні до використання, мають бути оприбутковані установою, а інші — передані установам, на які покладено функції зі збору кожного з видів сировини. Дорогоцінні метали й каміння, що належать до складу деталей і вузлів, після їх вилучення з об’єкта мають бути передані до спеціальних підприємств, які відповідно до Положення про поря­док збирання і здавання відходів і лому дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 23.06.94 № 54, виконують їх прийняття і переробку.

За наявності відомчих або централізованих пунктів, що складають і демонтують техніку, апаратуру, прилади та інші вироби, об’єкти здаються без демонтажу, цілим комплексом.

Забороняється знищувати, викидати, здавати в лом техніку, апаратуру, прилади та інші вироби, що містять дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння, без попереднього вилучення й одночасного оприбуткування цінних деталей, а також передавати, списувати й продавати техніку, апаратуру та інші необоротні активи за цінами, нижчими від вартості дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що містяться в них, за відкиданням витрат на їх вилучення.

Кошти, отримані установою від продажу необоротних активів (крім будівель і споруд), від здачі вузлів, деталей та інших частин, отриманих у результаті розбору й демонтажу об’єктів, залишаються в розпорядженні установи з правом їх використання для покриття витрат, пов’язаних з організацією збирання і транспортування зазначених матеріалів на приймальні пункти, на інші господарські потреби і на преміювання осіб, які безпосередньо зайняті збиранням брухту та відходів, на ремонт, модернізацію чи придбання нових необоротних активів (крім будівель і споруд) та матеріальних цінностей, а також на інші видатки за кошторисом.

Суми, отримані установами від продажу будівель і споруд, вносяться в дохід відповідного бюджету.

продаж інших необоротних активів здійснюється за справед­ливою вартістю, що являє собою вартість, за якою матеріальні цінності можуть бути продані в результаті операції між добре обізнаними, незалежними й такими, що бажають здійснити цю операцію, сторонами. Справедливу вартість визначає комісія зі списання з урахуванням первісної вартості матеріальних цінностей та фізичного й морального зношення.

За результатами обстеження об’єктів комісія складає Акт про списання основних засобі ф. № ОЗ-3 (бюджет), Акт про списання автотранспортних засобів ф. № ОЗ-4 (бюджет), Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури ф. № ОЗ-5 (бюджет). В актах подається якісна, кількісна, вартісна характеристика об’єкта, а також деталізується інформація щодо вибуття об’єкта, стану основних частин вузлів, деталей, конструктивних елементів і обґрунтовується недоцільність і неможливість їх відновлення.

Якщо непридатність основних засобів є наслідком аварії, до акта додається копія акта про аварію, де пояснюються причини аварії та зазначаються винні особи.

Акти на списання основних засобів підписує керівник установи. Необоротні активи бюджетних установ списуються за первісною (відновлюваною) вартістю.

Зауважимо, що оскільки необоротні активи бюджетних установ за належністю є державною власністю, їх списання відбувається виключно з дозволу керівників різних рівнів управління. При цьому норми вартості списання необоротних активів безпосередньо залежать від ступеня розпорядника коштів та рівня державного фінансового забезпечення (місцевий бюджет, державний бюджет). Так, для бюджетних установ, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету, установлено такі вартісні норми списання щодо необоротних активів.

Комісія, призначена наказом від «15» вересня 2014 р. № 216, провела огляд автомобіля марка: ВАЗ 21053 модель: «Жигулі» тип: легковий вантажопідйомність ємність двигун №: 548623 шасі №: 523452 державний номер: 54-64 КИФ технічний паспорт № ААИ № 328720 маса об’єкта за паспортом: 1, 3 т. Унаслідок огляду автомобіля «Жигулі» ВАЗ 21053 його агрегатів, вузлів і механізмів та ознайомлення з документами (паспорт, формуляр) комісія встановила:

1. Перебуває на балансі установи з «12» вересня 1999 р.

2. Кількість ремонтів: 8 на суму тисяча п’ять гривень (прописом)

Зовнішній стан автомобіля (причепа, напівпричепа)

На автомобілі (причепі, напівпричепі) відсутні такі вузли та деталі: карбюратор, радіатор

Для бюджетних установ, які утримуються за рахунок місцевих бюджетів, норми вартості на списання необоротних активів дещо інші:

вартість за одиницю 2500 грн — з дозволу керівника установи;

вартістю від 2500 до 5000 грн — з дозволу вищої установи;

вартістю понад 5000 грн — з дозволу місцевої державної адміністрації.

Необоротні активи з балансів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій спи­суються з дозволу відповідного керівника незалежно від вартості таких активів.

Зауважимо, що списання з балансу установи основних засобів та інших необоротних активів (за винятком пошкоджених внаслідок аварії чи стихійного лиха, морально застарілих, фізично зношених та виявлених у результаті інвентаризації як недостача) до закінчення періоду нарахування зносу на них не може бути здійснене.

Об’єкти, що призначені до ліквідації, підлягають огляду на предмет установлення можливості використання окремих вузлів деталей. Комісія, орієнтуючись на рекомендації з цього приводу членів комісії — фахівців за відповідним напрямом, оцінює такі об’єкти.

У процесі бухгалтерського обліку синтетичний облік вибуття необоротних активів здійснюється в накопичувальній відомості про вибуття та переміщення необоротних активів ф. № 438 (бюджет) — меморіальний ордер № 9, записи в який здійснюються щодо кожного документа з зазначенням матеріально відповідаль­ної особи.

Суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів, не враховуються до вартості основних засобів і відносяться на статтю видатків на придбання цих засобів.

Рис. 2.2. Схема обліку вибуття необоротних активів

Основні засоби, які стали непридатними, підлягають списанню у відповідності з Типовою інструкцією про порядок списання основних засобів бюджетних установ, затвердженою наказом Головного управління Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 02.12.97 р. № 126/137. Дана інструкція розроблена з метою встановлення єдиних вимог до порядку списання основних засобів установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів.
З балансів установ можуть бути списані будівлі, споруди, устаткування, прилади, обладнання, транспортні засоби, інвентар та інші основні засоби, які стали непридатними для подальшого використання: морально застарілі, зношені, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що відновлення їх є неможливим або економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані). Крім того, підлягають списанню будівлі, споруди, що підлягають знесенню у зв'язку з будівництвом нових об'єктів, та такі, що зруйновані часом.

Для оформлення списання основних засобів, які стали непридатними, застосовуються: акт про списання основних засобів в бюджетних установах (типова форма № ОЗ-3 (бюджет)), акт про ліквідацію транспортних засобів (типова форма № ОЗ-4 (бюджет)), акт на списання виключеної із бібліотеки літератури в бюджетних установах (типова форма № ОЗ-5 (бюджет)).
Облік операцій по вибуттю та переміщенню основних засобів ведеться в накопичувальній відомості форма 438 (меморіальний ордер 9). Записи в накопичувальній відомості здійснюються по кожному об'єкту окремо. При цьому в графі " Разом" записується сума вибулих та переміщених матеріальних цінностей, яка повинна дорівнювати сумі записів по дебету субрахунків. Після закінчення місяця підсумки на субрахунках записуються в книгу " Журнал-головна".

Оборотні відомості у державній інспекції сільського господарства в Київській області по основних засобах складаються щоквартально.
Для визначення непридатності основних засобів і встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання цих засобів наказом керівника установи щорічно створюється постійно діюча комісія у складі:
керівника або його заступника (голова комісії);

головного бухгалтера або його заступника (в установах і організаціях, в яких штатним розписом посада головного бухгалтера не передбачена - особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);

керівників груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інших працівників бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності;

особи, на яку покладено відповідальність за збереження основних засобів;
інших посадових осіб (на розсуд керівника установи).

Для участі в роботі комісії у державній інспекції сільського господарства в Київській області по встановленню непридатності автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників та інших основних засобів, які перебувають під наглядом Державних інспекцій, запрошується представник відповідної інспекції, який підписує акт про списання або передає комісії свій письмовий висновок, що додається до акта. У тих установах, де технічне обслуговування здійснюється своїми штатними спеціалістами, акт чи довідка готуються ними. У цьому випадку до складу комісії входить відповідний спеціаліст даної установи.

У тих випадках, коли обладнання списується у зв'язку з будівництвом нових, розширенням, реконструкцією та технічним переоснащенням діючих об'єктів, комісія перевіряє його наявність у плані реконструкції та технічного переоснащення, затвердженому вищестоящою організацією, та робить в акті на списання посилання на пункт та дату затвердження плану.
За результатами обстеження комісією складаються акти на списання основних засобів за встановленими формами.

В актах на списання вказуються дані, які характеризують об'єкт: рік виготовлення або будівництва, дата його отримання установою, первісна вартість (для проіндексованих - відновлювальна), сума нарахованого зносу за даними бухгалтерського обліку, кількість проведених капітальних ремонтів та інше.

В акті детально вказуються причини вибуття об'єкта, стан основних частин, деталей і вузлів, конструктивних елементів та обгрунтовується недоцільність і неможливість їх відновлення.

При списанні із балансів установ та організацій основних засобів, які вибули внаслідок аварій, до акта про списання додається копія акта про аварію, де пояснюються причини, які викликали аварію та вказуються заходи, прийняті щодо винних осіб.

Складені комісією акти на списання основних засобів затверджуються керівником установи.

Усі деталі, вузли і агрегати розібраного та демонтованого обладнання, які придатні для ремонту іншого обладнання, а також матеріали, отримані від ліквідації основних засобів, оприбутковуються на відповідних субрахунках бухгалтерського обліку, а непридатні деталі та матеріали оприбутковуються як вторинна сировина і обов'язково здаються установі, на яку покладено збір такої сировини.

Вилучені після демонтажу основних засобів деталі і вузли, що містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, відповідно до " Положення про порядок збирання і здавання відходів і лому дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння" від 23.06.94 р. N 54/11/161/91/15, затвердженого Міністерством фінансів України, Міністерством економіки України, Державним комітетом України із матеріальних ресурсів, Національним банком України, Держріддорогметом та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 9.07.94 р. N 158/367, підлягають здачі на спеціалізовані підприємства України, що здійснюють приймання та переробку відходів і лому дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння.

Згідно до інструкції № 126/137 від 02.12.98 р., забороняється знищувати, викидати, здавати в лом із кольорових і чорних металів техніку, апаратуру, прилади та інші вироби, що містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, без попереднього їх вилучення і одночасного оприбуткування цінних деталей.

Посадові особи, винні у порушенні зберігання основних засобів та в безгосподарному ставленні до них (знищенні, підпалюванні та ін.), притягаються до відповідальності у встановленому законодавством порядку.
Визначення сум збитки здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.96 р. N 116 " Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" та Закону України " Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей".

Предмети, які втратили своє значення, але придатні для використання, можуть бути списані тільки за умови, що їх неможливо продати чи передати іншій установі.

Реалізація основних засобів шляхом безоплатної передачі дозволяється лише бюджетним установам:

- у межах одного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади

- установам, що утримуються за рахунок державного бюджету;
- у межах одного бюджету;

- установам, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів.

Продаж основних засобів (у тому числі повністю зношених) здійснюється тільки через аукціони чи біржі.

Суми, отримані установами від продажу чи демонтажу основних засобів (крім будівель і споруд), залишаються у розпорядженні установи з правом їх подальшого використання на ремонт, модернізацію або придбання нових засобів того ж призначення. При цьому кошти, отримані від реалізації та розбирання основних засобів, придбаних за рахунок позабюджетних коштів, використовуються після сплати податків, встановлених законодавством. Суми, отримані установами від продажу чи демонтажу будівель і споруд, вносяться в доход того бюджету, за рахунок якого ці установи утримуються.

Отже раціональне використання основних засобів та функціональних потужностей бюджетної установи сприяє покращанню всіх техніко-економічних показників, зокрема збільшенню обсягу діяльності, зниженню трудомісткості одиниці виконаних робіт або наданих послуг

[2, с.53]
Зважаючи на це, особливо важливим стає узагальнення основних моментів обліку та аналізу ефективності використання основних засобів бюджетних установ.
Основні правила обліку основних засобів у бюджетній сфері визначені Інструкцією з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, що затверджена Наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 р. № 64. Останні зміни до Інструкції були внесені 22.12.2009 року та 02.09.2010 року. Суть змін полягає в такому.

По-перше, основні засоби тепер розподілено на 7 груп. Причому в межах кожної групи виділено підгрупи, до кожної з яких застосовуються різні норми нарахування зносу: 2, 4, 5, 7, 10, 15, 20 %.

По-друге, для основних засобів (у розрізі кожної підгрупи) установлено строки корисного використання. Цю інформацію наведено в додатку до Наказу Держказначейства від 22.12.2009 р. № 526.

По-третє, тепер знос нараховується за повні календарні місяці перебування основних засобів в експлуатації.

По-четверте, в Інструкції № 64 з’явився окремий п. 1.24, в якому визначено, що необоротні активи, отримані безоплатно від інших установ, зараховуються на баланс установи за первісною (відновлювальною) вартістю.

По-п’яте, Наказом Державного казначейства України від 02.09.2010 р. № 312 уточнено, що в інвентарних картках обліку основних засобів типової форми № ОЗ-6 (бюджет) та № ОЗ-8 (бюджет) у графі «Знос» зазначається річна норма зносу у гривнях та відсотках.

Нагадаємо, що у картках обліку основних засобів типової форми № ОЗ-6 (бюджет) ведеться облік будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих силових машин і обладнання, автоматизованих ліній, інструментів, виробничого (уключаючи прилади) і господарського інвентарю, транспортних засобів, вимірювальних приладів і регулювальних пристроїв, лабораторного обладнання. Типова форма № ОЗ-8 (бюджет) призначена для обліку робочої, продуктивної та племінної худоби, а також багаторічних насаджень і капітальних витрат на поліпшення земель.

Отже, останніми роками проводиться оптимізація обліку основних засобів бюджетних установ. Разом з тим, з метою його подальшого вдосконалення сьогодні пропонуються зміни у чинних типових формах документів з обліку основних засобів.

Типові форми первинного обліку операцій з основними засобами були затверджені ще у 1998 році. З того часу методологія обліку в бюджетних установах зазнала змін, а типові форми з обліку основних засобів залишаються незмінними протягом п’ятнадцяти років. Вони містять окремі графи, що втратили свій зміст і в установах не використовуються. Водночас окремі показники, наявність яких передбачена Інструкцією з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, опинилися поза реєстрацією в типових формах первинного обліку.

Зважаючи на це, доцільним було б переглянути типову форму Акту приймання-передачі основних засобів для бюджетних установ (ОЗ-1 бюджет).