Рекомендации по исправлению недостатков в бухгалтерском учете денежных средств

В ходе анализа организации бухгалтерского учета, оценке учета денежных средств и их анализа в ООО " Фирма " Тик" были выявлены нарушения. В качестве мероприятий по совершенствованию учета денежных средств в нашей дипломной работе мы предлагаем произвести устранение ошибок и недостатков в бухгалтерском учете. Рассмотрим их подробнее. В мае 2014г в кассе организации был превышен лимит остатка кассы. Лимит остатка кассы ООО " Фирма " Тик" установлен банком в размере 60 тыс. рублей. 10.05.2014г остаток кассы составил 70590, 53 рубля и 25.05.2014г – 75336, 80 рублей. Лимит остатка кассы для организаций с 01.01.98г устанавливается в соответствии с Положением ЦБ РФ от 05.01.98г №14-П " О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации". Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации. Однако, 10.05.07г и 25.05.14г выплата заработной платы не производилась, следовательно, возможно применение к организации штрафных санкций. Превышение лимита расчетов наличными предполагает наложение штрафа, предусмотренного ст. 15.1 " Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций" КоАП РФ.

В рассматриваемой организации также был превышен лимит расчетов наличными деньгами. 25.12.2014г от ООО " АраМас" было принято по одному договору 150000 рублей. Ведение наличных расчетных операций разрешено в пределах установленного лимита. Указанием Банка России от 20.06.2014г N 1843-У, установлено, что наличные расчеты между юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями по одной сделке не должны превышать сумму 100 000 руб. Превышение лимита расчетов наличными предполагает наложение штрафа, предусмотренного ст. 15.1 " Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций" КоАП РФ, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. В качестве нарушения в ООО " Фирма " Тик" выявлено отсутствие приказа о подотчетных суммах. Руководитель торговой организации должен издать приказ, в котором необходимо установить размер выдаваемых в подотчет денежных средств, а также сроки, на которые деньги выдаются подотчетным лицам. Кроме того, по мнению налоговиков, этим приказом также должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет, и порядок представления авансовых отчетов. В случае отсутствия приказа, устанавливающего сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, расчеты по выданным в подотчет суммам необходимо осуществить в пределах одного рабочего дня.

Мы рекомендуем ООО " Фирма " Тик" разработать приказ о подотчетных суммах, в котором был бы установлен размер выдаваемых в подотчет денежных средств, сроки на которые выдаются денежные средства под отчет, а также перечень лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет и порядок представления авансовых отчетов. Выявленные нарушения в бухгалтерском учете ООО " Фирма " Тик" представлены в таблице 8, где также представлены возможные штрафные санкции.

Таблица 8 - Нарушения в бухгалтерском учете ООО " Фирма " Тик" и возможные штрафные санкции

Из таблицы 8 видно, что при применении наших рекомендаций на практике, положительный эффект проявляется в виде предотвращенных штрафов за допущенные бухгалтерские ошибки.

Еще одним выявленным нарушением является отсутствие графика документооборота, что является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля и, как следствие, успешной работы фирмы. Обязательность составления графика документооборота предусмотрена " Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете". К сожалению, в реальной жизни главный бухгалтер не всегда может его предъявить. Причины этого явления различны, а последствия выражаются не столько в нарушении законодательства и возможности наказания, сколько в нежелании или неумении его разработать.

Мы предлагаем ООО " Фирма " Тик" разработать статический график документооборота. Статические графики документооборота представляют собой порядок оборота каждого вида документа в коммерческой организации, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив.

В статическом графике документооборота можно выделить семь основных этапов обращения каждого документа:

- составление документа в момент совершения хозяйственной операции согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению; - передача документа из соответствующего отдела в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки - проверка бухгалтером принятых документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов); - проверка принятых документов бухгалтером по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей); - арифметическая проверка первичного документа; - обработка документа в бухгалтерии - осуществляется в три этапа:

а) таксировка (расценка)

- предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

б) группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей);

в) котировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

- сдача и оформление документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Наиболее оптимальный, статистический график документооборота для ООО " Фирма " Тик" приведен в Приложении Т. Фрагмент предложенного графика документооборота по операциям с денежными средствами приведен в таблице 9.

Таблица 9 – Фрагмент графика документооборота

Разработка графика документооборота должна способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета.