Види туристсько-екскурсійних організацій.

Тема 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ЕКСКУРСІЙНОЇ РОБОТИ НА ТУРИСТИЧНО-ЕКСКУРСІЙНИХ ПІДПРИЄМСТВАХ

Організація надання екскурсійних послуг на туристично-екскурсійних підприємствах.

Види туристсько-екскурсійних організацій.

1. Організація надання екскурсійних послуг на туристсько-екскурсійних підприємствах

Функціональні напрямки роботи з організації надання екскурсійних послуг на туристському підприємстві схематично представлені на рис. 1 (Див. дидактичне забезпечення) Дамо коротку характеристику кожній зі складових.

Дослідження ринку екскурсійних послуг (екскурсійний маркетинг). Використання маркетингових механізмів конче потрібно в екскурсійній діяльності.

Під маркетингом розуміється така система внутріфірмового керування, що спрямована на вивчення й облік попиту й вимог ринку для орієнтації виробничої діяльності фірми на випуск конкурентоспроможних видів продукції (пакет екскурсійних програм - одне із завдань маркетингу на туристсько-екскурсійних підприємствах).

Маркетинг як управлінська діяльність фірми включає:

• вивчення попиту (поточного й перспективного) на конкретний продукт і послуги на певному ринку (або його сегменті), вимог споживачів до якості, новизни, корисності, рівню ціни, а також вивчення можливих каналів збуту;

• складання, з огляду на ринковий попит, програми маркетингу по продукту (або групі продуктів), в якій розглядаються можливі витрати виробництва конкретного продукту, враховуються необхідні капіталовкладення, витрати (виробничі, збутові, на рекламу), транспортні витрати та ін.;

• установлення верхньої межі ціни продукту й послуг і рентабельності їхнього виробництва;

• розрахунок повних витрат виробництва й рентабельності в цілому по фірмі;

• визначення конкретного результату господарської діяльності фірми.

На основі програми маркетингу ведеться постійний пошук нових цільових ринків, споживачів, видів продукції, а також нових областей застосування продукції.

Особливості екскурсійного маркетингу:

• більш важливим є не стільки стимулювання попиту, скільки направення його в потрібне русло;

• великого значення набуває старанність розробки диференційованих екскурсійних програм;

• у процесі керування маркетингом варто враховувати не тільки матеріальні аспекти, але й психологію, духовно-емоційний стан, місцеві й регіональні особливості споживача;

• важливим є комунікаційний аспект роботи з клієнтами як для їхнього утримання так і для контролю якості обслуговування;

• є можливість координації маркетингу учасників ринку туристсько-екскурсійних послуг.

Практика показує, що на туристсько-екскурсійних підприємствах використовується не повний комплекс маркетингу, а лише певні його частини. Для новостворюваного підприємства для початку екскурсійної діяльності слід обмежитися дослідженням ринку екскурсійних послуг певного регіону й розробити на його основі пакет екскурсійних програм.

Створення екскурсій

Створення нової екскурсії за будь-якою темою — складний трудомісткий процес. Екскурсія — це результат двох найважливіших процесів: її підготовки й проведення. Вони зв'язані між собою, взаємообумовлені. У процесі підготовки нової екскурсії, з огляду на практику роботи екскурсійних установ склалася певна послідовність етапів роботи, яка буде детально при вивченні теми „Методика розробки екскурсії”.

Підготовка екскурсовода

До проведення екскурсії допускаються особи які мають спеціальну підготовку підтверджену свідоцтвом державного зразка про присвоєння кваліфікації «екскурсовод» володіють необхідними навичками і вміннями.

Реклама

Реклама є найважливішим інструментом роботи фірми в сучасних умовах. Особливо це актуально в умовах жорсткої конкуренції туристсько-екскурсійного ринку України. Для екскурсійної діяльності рекомендується використовувати методи особистих рекламних звернень до потенційних організацій-споживачів екскурсійних послуг й застосовувати традиційні види реклами.

Комунікаційна діяльність

Комунікаційна діяльність з організації екскурсійного обслуговування складається з: 1) роботи із замовниками; 2) роботи з постачальниками й посередниками щодо надання екскурсійних послуг; 3) документального оформлення взаємин.

У роботі із замовниками туристські підприємства при наданні екскурсійних послуг повинні керуватися вимогами чинного законодавства і державних стандартів.

Так, діючим туристським законодавством при наданні екскурсійних послуг туристичній організації необхідно:

1) укласти договір на екскурсійне обслуговування.

2) зробити обов'язкове страхування екскурсантів (медичне й від нещасного випадку).

Екскурсійне обслуговування

Екскурсійне обслуговування - безпосереднє проведення екскурсій для груп екскурсантів або для індивідуалів. Якість екскурсійного обслуговування залежить від багатьох складових: якісне транспортне обслуговування; підготовленість екскурсантів до прослуховування і сприйняття теми екскурсії; якісно підготовлена методична розробка екскурсії; професійна майстерність екскурсовода. дотримання правил техніки проведення екскурсії. диференційований підхід до обслуговування різних груп екскурсантів.

При правильній організації екскурсійної роботи підготовка до неї повинна відбуватися заздалегідь. Екскурсовод попереджається про склад екскурсантів, а екскурсант повинен знати тему екскурсії. Важливо, щоб покупка екскурсійної путівки була відділена від екскурсії одним - двома днями. Це істотно в тому відношенні, що за цей проміжок часу відбудеться певна психологічна установка екскурсанта. Він встигне вдуматися й ужитися в сюжет екскурсії.

Менеджмент екскурсійної діяльності

Менеджмент - це керування в умовах ринку й ринкової економіки, що обумовлює:

• орієнтацію фірми на попит і потреби ринку, на запити конкретних споживачів і організацію виробництва тих видів продукту, що користуються попитом і можуть принести прибуток;

• постійне прагнення до підвищення ефективності виробництва, тобто одержання високих результатів з меншими витратами;

• господарську самостійність, що забезпечує свободу прийняття рішень тим, хто відповідає за кінцеві результати діяльності фірми;

• постійне коректування цілей і програм залежно від стану ринку;

• кінцевий результат діяльності фірми, що виявляється на ринку в процесі обміну (продукт - гроші);

• необхідність використання сучасної інформаційної бази, комп'ютерної техніки для різноманітних розрахунків при прийнятті оптимальних рішень.

«Грамотний» менеджмент - це основа успішної роботи й процвітання екскурсійної фірми. Перед менеджментом постають цілі з досягнення певних завдань.

Цілі організації є відбиттям місця й ролі її в суспільній системі й визначаються запитами покупців, клієнтів.

Завдання екскурсійної діяльності - це запропонована робота, серія робіт або частина роботи, що повинна бути виконана встановленим способом у заздалегідь встановлений термін.

Для вирішення завдань в організаціях застосовується керування яке здійснюється через діяльність менеджерів – фахівців, які професійно займаються управлінською діяльністю в конкретній області. Прийнято вважати, що в процесі керування виконуються п'ять основних функцій: планування, організація, координація, мотивація і контроль.

Планування - це процес прийняття рішень. За допомогою планування і контролю поточних і перспективних планів, установлення і зміни стандартів екскурсійна фірма пристосовує свої ресурси до постійної зміни внутрішніх і зовнішніх умові й тим самим бореться з невизначеністю майбутнього.

При плануванні діяльності фірма може включати наступні види робіт:

• участь у визначенні цілей розвитку туризму в регіоні;

• проведення аналізу конкурентоспроможності міста й регіону як туристсько-екскурсійного центра (наявність ринку, прямих і непрямих конкурентів, попиту, постачальників та ін.);

• розробку стратегії конкурентоспроможності надання послуг;

• використання в туроператорської діяльності інноваційних технологій;

• аналіз стану історико-архітектурних пам'ятників та інших ресурсів регіону;

• орієнтацію екскурсійних послуг на певні сегменти ринку і його модернізацію, розширення асортиментів додаткових послуг і т.д.

Організаційна функція керування забезпечує регулювання технічної, економічної, соціально-психологічної й правової сторін діяльності екскурсійної фірми. Вона конкретизує і упорядковує роботу менеджера й виконавців. Керування виробничими відносинами повинне цілеспрямовано проводитися через організаторську діяльність, тобто через розподіл і об'єднання завдань і компетенцій. З економічної точки зору організаційна діяльність веде до підвищення ефективності роботи фірми; з погляду керування персоналом вона передає зміст роботи й розподіляє її по виконавцях. Таким чином, функції планування і організації тісно зв'язані між собою.

Структура екскурсійної фірми залежить від цілей і завдань, що стоять перед нею, і визначається просторовим розміщенням видів діяльності, які розташовані на одній території й поєднуються в єдине ціле, підкоряючись загальному керівництву. Крім цього структура може формуватися випуском певного продукту, орієнтованістю на конкретного споживача, використанням тих чи інших технологій і т.д.

Контроль - одна з основних функцій менеджменту. Безперервність господарської діяльності фірми вимагає, щоб контроль, як і планування, був не одиничним актом, а безперервним процесом. Циклічність виробництва припускає і циклічність контролю:

• установлення стандартів діяльності екскурсійної фірми;

• вимір і аналіз результатів діяльності, досягнутих на певний термін, інформація про які отримана на основі контролю;

• коректування господарських, технологічних та інших процесів відповідно до висновків і ухвалених рішень.

Застосовуються три різновиди контролю:

• попередній контроль, у процесі якого рецензується методична документація нової екскурсійної теми, організуються побічні екскурсії, у ході яких опрацьовуються методичні прийоми, здійснюється прийом (захист) екскурсії на маршруті;

• поточний контроль - перевірка якості підготовки нової послуги, проведення екскурсій. Ефективність кожної проведеної екскурсії залежить від того, наскільки екскурсоводу вдається показати й розповісти те, що було запрограмовано творчою групою, яка розробила екскурсію. У поточний контроль входить перевірка роботи екскурсовода, так зване прослуховування, що має плановий характер;

• Підсумковий контроль припускає оцінку кожної проведеної екскурсії і проводитися шляхом опитування екскурсантів і самооцінки так званої післяекскурсійної роботи екскурсовода.

2. Види туристично-екскурсійних організацій.

В основі успіху роботи будь-якого підприємства лежить правильна організація керування, або менеджмент. Залежно від характеру операцій і спеціалізації екскурсійної фірми (або екскурсійного відділу в туристсько-екскурсійній фірмі) її управлінська структура має відповідні форми.

На ринку екскурсійних послуг функціонують чотири види організацій (суб'єктів ринку):

• організації які виробляють власну продукцію (екскурсійні організації);

• посередницькі (при організації турів з фірмами-партнерами);

• постачальники (музеї, крапки харчування, транспортні господарства й т.д.);

• торговельні (турагенції, екскурсійні бюро та ін.).

На ринку послуг туристично-екскурсійних організацій у чистому вигляді, тобто які виконуюють якусь одну з перерахованих вище функцій, майже не існує. Багато організацій сполучають дві або три функціональні ролі з організації обслуговування екскурсантів. Наприклад, екскурсійна фірма не тільки створює продукт, але й при комплектації екскурсійних програм виконує посередницькі функції стосовно постачальників послуг (транспорт, харчування й т.д.) або стосовно приймаючої фірми чи музею, а також сама займається реалізацією екскурсійних турів або окремих послуг.

У великих туристично-екскурсійних організаціях дані функції виконують різні відділи, в тому числі екскурсійні й методичні. У малих і середніх організаціях може функціонувати один відділ - ексурсійно-методичний, або ця діяльність здійснюється групою методистів. Існують і самостійні екскурсійні фірми, діяльність яких спрямована на створення і проведення екскурсій, а також на надання інших туристсько-екскурсійних послуг.

Екскурсійна діяльність - це діяльність зорганізації ознайомлення туристів і екскурсантів з екскурсійними об'єктами без надання послуг розміщення (нічлігу). Організована екскурсійна діяльність повинна здійснюватися кваліфікованими працівниками, які знають вимоги до технології створення екскурсійних послуг і обслуговування екскурсантів, і зачіпати самі широкі верстви населення.

Під організованою екскурсійною діяльністю розуміється пропозиція стандартизованої екскурсійної програми або окремих екскурсій як різновиду туристських послуг.

Екскурсійні фірми комбінують послуги безпосередніх виробників (музеїв, транспортних, видовищних і інших організацій) за своїм розсудом і за бажанням споживачів, а також самі створюють і надають туристсько-екскурсійні послуги (наприклад, екскурсії), тобто є, по суті, екскурсійними туроператорами. Екскурсійний туроператор планує й створює маршрут, програму й пакет послуг міських і заміських екскурсійних турів для екскурсантів на груповій або індивідуальній основі. Продукція туроператорів, а також послуги окремо взятих виробників екскурсійних послуг (наприклад, музеїв, театрів і т.д.) знаходять збут через турагентів або турагентські відділи (відділи реалізації продукції, продажів).

Екскурсійна фірма звичайно також одночасно є турагентом, залучаючи до даної діяльності екскурсоводів, керівників туристсько-екскурсійних груп, викладачів шкіл, працівників профспілок і доручаючи їм роль турагента - продавця власних екскурсійних послуг, а також виступати як продавець екскурсійних послуг, розроблених іншим туроператором.

Але при цьому відповідно до Закону України дані підприємства не повинні одержувати ліцензії ні на тур операторську, ні на турагентську діяльність. Таким чином, для заняття наданням послуг з екскурсійного обслуговування досить буде реєстрації як суб'єкта підприємницької діяльності - фізичної особи.

Крім того, екскурсійні фірми, прагнучи розширити коло своїх комерційних операцій з метою збільшення товарообігу, займаються й наданням додаткових або так званих супутніх послуг: продажем квитків на культурно-видовищні заходи, путівників, карт, консультаційні й транспортні послуги та ін.

Таким чином, діяльність екскурсійних підприємств представлена наступними видами робіт:

• Екскурсійний туроперейтинг:

- розробка екскурсій (до 1 доби);

- розробка екскурсійних програм (уїк-енд тури від 1 до 3 доби);

• Турагентська діяльність:

- продаж власних екскурсійних продуктів;

- продаж екскурсійних продуктів інших операторів;

• Надання додаткових послуг.