Редагування даних.

Видалення запису:

Виділити і натиснути < Del>

Додавання запису.

Перейти на останній запис і ввести новий запис. Для переходу до нового запису можна скористатися кнопкою " Новий запис" або скористатися командою меню Правка → Перейти → Новий запис.

Перегляд даних.

Відображення записів для зручного перегляду (структура таблиці при цьому не змінюється).

Зміна порядку полів: змінюється буксируванням (спочатку виділити - потім перемістити за допомогою миші);

Зміна ширини - буксирування границі в області заголовка стовпця;

Зміна висоти - буксируванням нижньої границі рядка;

Зміна шрифту: клацнути Шрифт → Формат → Шрифт → Накреслення → Розмір → Ок.

Сховати стовпець - буксирування правої границі заголовка поля до лівого, або виділити стовпці, клацнути правою кнопкою і вибрати з контекстного меню - Сховати стовпці.

Сортування:

Установити курсор на стовпець і клацнути кнопку " Сортування"

Фільтрація:

Відсортувати по полю для фільтра (наприклад: код товару в таблиці «Товари»):

- виділити будь-який запис з конкретним значенням (наприклад: 1234);

- клацнути кн. Фільтр по виділеному .

Відфільтруються всі товари.

Змінити фільтр:

1. Виконати фільтрацію.

2. Клацнути кн. " Змінити фільтр" відкриється діалогове вікно.

3. Клацнути " або" і ввести інший набір умов, або клацнути і змінити колишні умови.

Встановлення зв'язків між таблицями, забезпечення цілісності

Зв'язок між двома таблицями здійснюється по загальному полю. Загальне поле повинне мати один тип, розмір. Збіг найменування бажано (але не обов’язково). Зв'язки призначені для забезпечення доступу до даних з інших таблиць Access.

Зв'язки встановлюються наступних типів:

Один - до - одного. Один запис в першій таблиці відповідає одному запису в другий.

Один -до - багатьох одного запису в першій таблиці відповідає багато в другий.

Багато - до - багатьох. Декільком записам у першій таблиці відповідає декілька записів у другій.

Якщо таблиці повинні мати зв'язок один -до- одного, використовується ключове (або унікальне) поле в кожній таблиці. Якщо таблиці повинні мати зв'язок один -до- багатьох, то ключове поле призначається для батьківської таблиці. Для загального поля зв'язку в таблиці з боку багато (дочірня) первинний ключ не призначається, а поле зв'язку називають зовнішнім ключем.

Встановлення зв'язку (у режимі конструктор).

1. Клацнути кнопку " Схема даних" , або пункт меню Сервіс → Схема даних, відкриється діалогове вікно:

2. Вибрати всі таблиці;

3. Закрити діалогове вікно;

4. Відбуксирувати ключове поле у вихідній таблиці до відповідного полю в зв'язаній таблиці.

У вікні створення зв'язків установити перемикач забезпечення цілісності даних.

· Забезпечення цілісності даних гарантує відсутність „сиріт”, тобто при додаванні, видаленні, зміні первинного ключа або зовнішнього ключа, зв'язок не повинний порушаться. При виникненні конфлікту використовується майстер запитів на вибірку для пошуку записів " сиріт", а потім перетворюється запит на вибірку в запит на видалення. Коли прапорець цілісності обраний, лінія зв'язку стає жирної з написом 1-∞.

· Каскадне відновлення зв’язаних полів. При зміні даних ключового поля каскадно змінюється поле зв'язку.

· Каскадне видалення зв'язних записів при видаленні запису з батьківської таблиці, каскадно видаляються зв'язні записи.

Теоретичні питання та завдання до самостійної роботи

1. Які методи використовується для створення таблиць?

2. Які типи даних використовуються при створенні таблиць?

3. Що таке ключове поле в таблиці?

4. Для чого використовується майстер підстановки даних та сфери його застосування?

5. Що таке маска введення та яким чином вона використовується?

6. Які принципи використовуються при фільтрації даних у таблицях?

7. Які типи зв‘язку між таблицями використовується в базі даних?

8. Як встановлюються зв‘язки між таблицями бази даних?

9. Описати та пояснити структуру та зв‘язки таблиць бази даних «Бібліотека», що містить інформацію про:

читачів: прізвище, адреса, телефон, номер читацького квітка,

літературу: назва книги, автор, рік видання,

відомості про користування читачами літератури: дата одержання книги читачем, планова та фактична дати повернення літератури.

10. Виконати імпорт електронної таблиці Excel, створивши таблицю бази даних «Співробітники» на основі наступних даних: