Проведение собраний.

1. Этапы: а) подготовка, б) проведение, в) реализация решений собрания.

2. Модель собрания: а) структура (цель, задачи, участники, средства, нормы и ценности, ожидаемый результат,); б) процесс (возможные сценарии развития собрания); в) управление собранием (протокольное, нормативно-организационное, процедурное, техническое и информационное сопровождение; управление состоянием, мотивацией и поведением участников).

3. Цель собрания – описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы (возможные варианты целей: предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения, принятие решения по вопросу

4. Повестка собрания – это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий в себя следующую информацию: тема; цель; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания собрания; место проведения; фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место и время, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

5. Регламент работы собрания (распорядок).

6. Участники собрания - оптимальное число участников. Желательно, чтобы в число участников собраний входили люди, способные в ходе обсуждения сыграть роль «эксперта», «генератора идей», «критика». Некоторых сотрудников можно вместо приглашения попросить находиться на своем рабочем месте неотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать или получить справку по телефону.

7. Предварительное оповещение участников с передачей им повестки дня. К повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Желательно до начала собрания собирать замечания от участников собрания.

8. Заранее проинструктируйте подчиненных (участников собраний) о правилах поведения на собрании.

9. Цели и функции председателя собрания: найти по всем вопросам повестки дня оптимальное решение за минимальное время; обеспечить необходимую деловую и конструктивную атмосферу; председатель регулирует направленность, очередность (распределение ролей) и корректность выступлений, акцентирует внимание присутствующих на наиболее ценных предложениях выступающих.

10. Соблюдение процедуры нормализует ход собрания.

11. Собрание, как правило, начинается с вступительного слова председателя, в котором он формулирует цели и задачи предстоящей работы. Порядок работы может быть различным. Если на обсуждение выносятся заранее подготовленные предложения, то они доводятся до присутствующих, после чего обсуждаются. Если это не сделано, то предлагается вносить предложения, а уж затем их обсуждать. Можно заранее полностью подготовить текст выступления, можно ограничиться тезисами. При необходимости целесообразно использовать видео- и аудиосредства. Очень хорошо при обсуждении наиболее важных тем заранее подготовить текст и раздать его участникам заседания. Выступление должно быть динамичным, конструктивным, конкретным. Основное внимание лучше уделять заключительной фазе собрания, брать на себя обобщение и выводы по выступлениям его участников.

12. Активизация деятельности участников собрания: а) для сохранения единства участников собрания; б) для мобилизации участников совещания; в) для фокусировки внимания на обсуждаемой задаче; г) для активизации участников совещания.

13. В конце собрания следует кратко подвести его итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные предложения, поставить задачи по реализации принятых решений.