Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Підготовка джерела даних






ПРАКТИЧНА РОБОТА №2

ТЕМА: Виконання злиття документів.

МЕТА: навчитися готувати зразок ділового листа однакового змісту для розсилання декільком адресатам як документ з полями, злитий з джерелом даних.

Теоретичні відомості

Злиття використовується, коли необхідно створити низку документів, які мають здебільшого однаковий вміст, але також унікальні елементи в кожному документі. Наприклад, у листі, який сповіщає про випуск нового продукту, емблема вашої компанії та опис продукту будуть однакові в усіх екземплярах листа, а адреси та рядки привітання різнитимуться.

За допомогою злиття можна створити:

Набір наклейок або конвертів. Зворотна адреса на всіх наклейках або конвертах буде одна й та сама, а адреса призначення на кожній копії буде унікальна.

Набір стандартних листів, повідомлень електронної пошти або факсів. Базовий вміст буде один і той самий в усіх листах, повідомленнях і факсах, але кожен такий документ міститиме особливі відомості стосовно одержувача, такі як його ім'я, адреса або інші особисті відомості.

Створення кожного листа, повідомлення факсу, наклейки або квитка окремо один за одним може забрати кілька годин. Злиття заощадить ваш час. Вам буде потрібно створити лише один документ із відомостями, спільними для всіх майбутніх копій. Потім ви вставите в нього місцезаповнювачі для унікальних відомостей, а Word виконає решту роботи.

Метод злиття документів використовує два види документів:

· основний документ,

· джерело даних.

Основний документ – документ, що містить елементи (слова, фрази, малюнки, графіки тощо), що мають стандартне розташування і повторюються в окремих примірниках. Основний документ може мати вид бланка, поштового наклейки, конверти, каталогу та ін

Джерело даних – документ, що містить дані, які переносяться в основний документ. При цьому створюється екземпляр документа. Джерело даних може бути у вигляді тексту, електронної таблиці, таблиці бази даних та інше

Злиття реалізується в три етапи:

· підготовка джерела даних;

· підготовка основного документа;

· злиття в новий документ.

Підготовка джерела даних

Джерела даних можуть бути практично будь-якого типу, включаючи:

· таблицю Word,

· список контактів Microsoft Outlook,

· електронну таблицю Excel,

· базу даних Microsoft Access,

· текстовий файл ASCII.

Якщо необхідні дані не були збережені в будь-якому джерелі даних, Word допоможе крок за кроком виконати настройку таблиці Word, що містить імена, адреси та інші дані.

Деякі особливості джерел даних:

· таблиці повинні містити рядок заголовків;

· в електронній таблиці перший рядок має містити рядок заголовків;

· в текстовому файлі слід ввести роздільники полів і записів.






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.