Терминологический словарь. Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат – лицо или организация – получатель документа.

Адресант – отправитель корреспонденции.

Акцепт – принятие предложения и о заключении контракта.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Архивная справка – справка об имеющихся в документальных материалах архива

Аспект – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых требований.

Баланс предприятия – финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.

Виза официального документа – реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись – учетный документ, содержащий перечень документов с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Выписка из документа – заверенная копиячасти документа.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документация -оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.

Досье – комплект документов дела.

Дубликат документа –повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заключение – документ или текст, содержащий мнение комиссии, организации, специалиста по какому-либо вопросу, документу, теме.

Запрос – официальное письмо, требующее ответ.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.

Исковая давность – срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено.

Исковое заявление – заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.

Карта – заместитель – документ, помещенный на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Контрагент – одна из сторон контракта, договора.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа: заверенная – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личное дело – совокупность документов, содержащие сведения о работнике.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанный на обязательное применение.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.

Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

Опись – юридически оформленный перечень документов.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оферта – письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющихправа лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной или электронной связи.

Подпись -реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Претензия – служебное письмо о невыполнении обязательств другой стороной.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Проект документа – предварительный, неподписанный документ, предназначенный для рассмотрения.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс (номер) документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Рекламация – письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Реферат – краткое письменное изложение источника.

Свободная оферта – предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.

Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения основной функцией которых является работа с документами.

Служебная записка – официальный документ, адресованный руководству предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выводами, просьбами и предложениями.

Справка – документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

Унифицированная система документации (УСД) – системе документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, полученных по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственную подпись на деловом документе.

Фирма – предприятие, компания, организация в производственной, торговой, банковской, транспортной и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

Формуляр – образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников организации, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Юридическое лицо – предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

[1] ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения – М., 1998.-С.1, п.3.

[2] Там же. – С.2, п.32.

[3] ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения – М., 1998.-С.2, п.22.

[4] Там же. – С. 2, п. 23

[5] Допускается использование форматов А3 и А6.

[6] Керженцев П.М. Принципы организации. М., 1968.