Оперативное хранение дел

Оперативным называют хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

За сохранность документов ответственность несут руководители структурных подразделений, работники службы делопроизводства. Обычные документы хранятся в шкафах, на стеллажах, а документы с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др. – в сейфах. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Для удобства поиска необходимого дела и проверки наличия дел номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа. При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел поиск любого исполненного документа не превышает пяти минут.

Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится для обеспечения сохранности дел, установления пропавших документов (дел), поиска пропавших документов (дел), восстановления документов, не найденных в результате поиска. Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, не реже одного раза в год.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения), а также сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия). Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На дело, выданное сотрудникам предприятия, заводят карту – заместитель дела, в которой указывают: номер дела; дату выдачу; кому выдано; структурное подразделение; подпись исполнителя; срок возврата; отметку о возврате; примечание. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документов. В карте-заместителе указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Такие документы, как правило, на архивное хранение не передаются и они продолжают хранится в структурных подразделениях. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.