Контроль исполнения документов

Организация контроля исполнения документов является важнейшей функцией любого предприятия. Цель контроля – обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

Содержание контроля исполнения:

- занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в учетные формы;

- установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

- извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

- фиксация промежуточных результатов исполнения документа;

- информирование руководства о результатах контроля;

- подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения, работники служба делопроизводства, секретари-референты.

Сроки исполнения документа могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Типовые сроки устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов (переписка, обращения граждан, телеграммы и т.п.). Сроки их исполнения не должны, как правило, превышать 10 рабочих дней. Сроки предложений, заявлений и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм, телетайпограмм – от двух до пяти суток.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

Изменение сроков исполнения проводится:

- для типовых документов – введением нового нормативного акта;

- для индивидуальных – руководителем, поставившим документ на контроль.

Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента его поступления в организацию. Для внутренних или исходящих документов срок исполнения исчисляется с момента (даты) подписания или утверждения. Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, обычно используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: «… исполнить до (к) 00.00.0000».

В качестве учетных форм для ведения контрольных операций используются журналы регистрации, персональный компьютер, органайзер (плановщик).

Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так иобычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, то эти данные указывают в графе «Примечание».

Персональный компьютер предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель, его телефон, содержание поручения. В заданном режиме ПК устанавливают промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводят на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию о ходе и результатах проверки документов. По результатам проверки документов проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер.

Органайзер (плановщик) с календарными датами используют при небольшом объеме контролируемых документов. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточный сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовка ответа, проведение деловой встречи, составление проекта контракта и т.п.).

Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе в виде реквизита «отметка об исполнении и направлении документа в дело». Кроме того, ставится отметка от исполнении в учетной форме.