Порядок регистрации документов

Регистрация документа – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступившие из других организаций и от частных лиц. При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, удобства поиска документов, а также учета и контроля исполнения документов. Существует несколько форм регистрации документов:

-централизованная система предполагает проведениевсех регистрационных операций водном месте (службе делопроизводства, экспедиции) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

- децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (в местах составления или исполнения документов).

-смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- контракты коммерческие;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номер дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер № 114/ 2-03 включает: 114 – порядковый номер документа по журналу регистрации; 2 – шифр подразделения в организации (например, отдел кадров); 03 – номер дела в подразделении.

В практике могут быть использованы несколько видов регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Его недостаток заключается в медленном поиске, особенно при больших объемах документации. Журналы регистрации включают в себя следующие графы: номер документа; дата документа; дата поступления; автор документа (для входящих документов); адресат (для исходящих документов); резолюция; исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела.

ЖУРНАЛ