И особенности деловых писем

На практике используется много вариантов расположения реквизитов письма на бланке. Они различаются расположение реквизитов и пунктуацией. Выбор формы зависит от сложившихся в фирме традиций и т от желания составителя письма. Наиболее распространенными являются:

- блочная форма (Full block style ) – тип письма, при котором реквизиты располагаются флагово, от границы левого поля. Все части такого письма начинаются от линии левого поля. Абзацный отступ не делается;

- модифицированная форма (Modified block style) – в таких письмах строка с датой может быть напечатана от центра страницы или приближена к линии правого поля. Абзацный отступ можно делать, а можно и не делать (Приложение 9).

При оформлении писем за рубежом используют следующие реквизиты:

1- сведения об отправителе;

2 – ссылки на документы отправителя и получателя;

3 – дата;

4 – адрес получателя письма;

5 – указание на конкретное лицо;

6 – вступительное обращение;

7 – краткое содержание письма;

8 – текст письма;

9 – заключительная фраза вежливости;

10 – подпись;

11 – ссылка на приложение;

12 – сведения о рассылке копий.

1. Сведения об отправителе (The letterhead).

Заголовок печатается типографским способом, он содержит весьма важную информацию об отправителе: наименование фирмы или организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телефакса, электронной почты, а также товарный знак. Haряду с наименованием фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма. В названиях торговых и промышленных предприятий, банков и т.д. может присутствовать слово Limited (сокращенно Ltd – общество с ограниченной ответственностью) или Inc. (Incorporated –корпорация), например:

Mitcheell Diesel, Ltd. или International Office Equipment, Inc.

Сокращение «& Со» означает товарищество между двумя людьми и более. Если речь идет о семейном концерне, то добавляются слова «сын», «сыновья», «братья», например:

ORVILL& SON, Ltd

Если после названия фирмы нет указанных отметок, то это часто означает, что речь идет о единственном человеке, ведущем дело от своего лица и за свой счет.

2. Ссылки на документы отправителя и получателя (The reference Line) – это поисковые признаки, цифровые или буквенные обозначения составителя письма, отдела, фирмы, номера дела и др. При этом сначала предлагается ссылка на данные получателя (если они известны), после чего следует ссылка отправителя, например:

Your reference: HND/RP

(или: Your ref. HND/RP) - Ваша ссылка: HND/RP

Our reference: LA/DK/187

(или: Our ref. LA/DK/187) - Наша ссылка LA/DK/187

3. Дата (The Date) письма проставляется обычно в его верхней правой части. Существует два способа указания даты – британский (европейский) и американский. Британский способ: 15 Feb. 2005

15 February, 2005

15th February, 2005

Американский способ: February 15th, 2005

February 15, 2005

Определенные сложности могут возникать при цифровом способе написания даты. Стандарт ИСО 8601: 1988 рекомендует цифровой способ оформления даты в следующей последовательности: год, месяц, день: 2003-04-02.

В связи с различными традициями написания даты в европейских странах и США не рекомендуется использовать цифровой способ указания даты из-за возможности разного прочтения даты, например: 03.07.2005 (в одном случае -3июля 2005 г., в другом – 7 марта 2005 г.).

4. Адрес получателя письма (The Inside Address) помещается на левой стороне бланка письма и содержит указание на то, кому оно направлено и по какому адресу. Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов – в российском стандарте предусмотрено указание на документе от одного до четырех адресатов. Адресатом может быть физическое или юридическое лицо. Если письмо направляется организации, то сначала дается ее наименование, затем почтовый адрес в следующей последовательности:

- номер дома или здания, название улицы;

- название города, сокращенное название штата (США) или графства (Великобритания), обозначение почтового района;

- страна.

Необходимые для адреса слова Avenue, Street, Place и другие пишутся с большой буквы, например:

Continental Supply Company

312 Six Avenue

New York, N.Y. 1101

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, а затем почтовый адрес:

Mr. G.H. Black, Chairman

A. Smith and Cj., Ltd.

160 Knightsbridge,

London SWL 87C

England.

При обращении используются следующие сокращения: Mr- господин, Mrs – госпожа (к замужней женщине), Miss – госпожа (к незамужней женщине), Ms –госпожа (при неизвестном семейном положении).

5. Указание на конкретное лицо (The attention Line). Этот реквизит делового письма не является обязательным его компонентом. Он используется тогда, когда автор заинтересован в том, чтобы письмо дошло до определенного лица. Могут использоваться следующие варианты оформления указания на конкретное лицо:

For the Attention of Mr. P. Wilson

Attention of Mr. P. Wilson

Attention: Mr. P. Wilson

Attention: Sales Manager

Attention: Sales Department

6.Вступительное обращение (The Salutation) – представляет собой общепринятую стандартную форму, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». В письмах фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы:

Gentlemen: Dear Sir:

Ladies: Dear Sirs:

Sir: Sirs:

Madam: Dear Mr Cooper:

Mesdames: Dear Madam:

Употребление двоеточия в формуле общения свойственно американским фирмам, англичане традиционно используют в этих случаях запятую:

Dear Sir,

Dear Sirs,

Sirs,

Dear Mr Cooper,

Dear Madam,

В правилах американских фирм использовать в качестве обращения форму «Gentlemen», в то время как английские фирмы предпочитают «Dear Sirs».

7. Краткое содержание письма (The Subject Line) – не обязательный элемент письма. Однако обозначив общую тему письма, отметив номер контракта или дела, отправитель тем самым мобилизует внимание своего партнера по переписке, направляет его в русло определенного круга проблем. Указание на общее содержание письма обычно помещается после обращения перед текстом, например:

Dear Sirs,

Order № 1453 for Snow Racers

Указание на общее содержание письма может быть оформлено и по-другому:

Subject: Up-to-date List of Addresses

Re: Policy № 34189

In re: Letter of Credit № 54/ 213

«Re» представляет собой сокращение от латинского выражения «in re» (по делу) и в письмах употребляется в значении «касательно», «относительно».

8. Текст письма (The Body of the Letter) – самая важная часть письма. Как правило, каждое предложение выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей.

9. Заключительная фраза вежливости (The Complimentary Close) – форма завершения письма. Обычно заключительная фраза помещается непосредственно под текстом письма с правой стороны. Наиболее распространенными являются следующие формы вежливости:

Yours faithfully,

Yours truly,

Yours very truly,

Yours sincerely,

Yours sincerely,

Sincerely yours,

Yours cordially, и др.

10. Подпись (The Signature) – размещается под заключительной фразой вежливости и выглядит следующим образом. На отдельной строке указывается название фирмы так, как оно дано на бланке письма, на следующей строке подпись лица, затем – инициалы, фамилия и должность, ниже отдельной строкой может указываться наименование подразделения.

For Interbook, Inc.

(подпись)

M. Cooper, Manager

Export Department

11. Ссылка на приложение (The Enclosure). Реквизит письма, используемый в случае, если письмо содержит приложение, размещается в левом нижнем углу и выглядит следующим образом:

Enclosure: Contract.

Encl: Bill of Lading

Enclosures: 1. Contract.

2. Cheque.

12. Сведения о рассылке копий письма (CC Notation). Реквизит используется при необходимости разослать письмо нескольким адресатам. В этом случае под отметкой о приложении проставляется сокращение – сс (от carbon copy – копия) и указывается фамилия лиц или названия организаций, которым направляются копии письма, например:

cc: Mr. Robert Bailey

cc: Regional Sales Department

В заключение следует упомянуть сокращение R.S.V.P., которое можно встретить в письмах, содержащее официальное приглашение. Это французское выражение «Repondez sil vous plait», которое означает «Пожалуйста, ответьте». В письме оно обычно помещается с правой стороны под текстом приглашения.