Этапы создания и внедрения KPI

В команду проекта по созданию системы KPI должны войти директор по персоналу, сотрудники служб(ы) занимающейся подбором и оценкой персонала, а также другими аспектами управления персоналом, руководители подразделений, владельцы процессов, представители финансовой и IT-служб. Этапы создания и внедрения системы KPI представлены на рисунке 34. Порядок разработки показателей за индивидуальные результаты представлен на рисунке 35. В некоторых подразделениях, возможно оценить только командный результат. Показателями для оценки командного результата могут быть объем продаж, прибыль, удовлетворенность клиентов, количество рекламаций (брака, переделок), величина затрат подразделения.

Рисунок 34 – План проекта создания и внедрения KPI

Важнейшим моментом является отбор ключевых, самых значимых KPI для достижения каждой цели. Лучше, если деятельность каждого работника будет оцениваться по 3-5 показателям. Важность каждого показателя среди выбранных будет также отражаться в весе, который присваивается каждой цели и ее показателю. Сумма весов всех KPI должна составлять единицу. По весу показателя можно понимать, на какие действия организация должна делать основную ставку в обозримой перспективе.

Утвержденные показатели и их целевые значения должны быть достижимы. Достижение цели должно быть связано с приложением значительных усилий, но в то же время вероятность ее достижения должна быть не менее 70-80%.

Рисунок 35 – Порядок разработки показателей за индивидуальные результаты

Сложнее определить показатели KPI для сотрудников таких подразделений, как юридический отдел, кадровая служба, финансовая служба, IT-отдел…, работающих не на конечный результат, а на внутренних клиентов. Для таких служб необходимо также структурировать их процессы, выявить клиентов их процессов, цели процессов, показатели (процессов и выполнение бюджета затрат подразделения) и разработать четкие процедуры обслуживания, где будут, в том числе, установлены сроки обслуживания и процедура оценки удовлетворенности клиентов. На это требуется время, человеческие и финансовые ресурсы.

Участие сотрудников во всех этапах разработки системы KPI обеспечит сознательное отношение сотрудников к системе премирования на основе KPI. В качестве методов вовлечения сотрудников используются мозговые штурмы с сотрудниками, экспертиза и обсуждение промежуточных результатов, опросы. До сотрудников должны быть донесены правила премирования, рассмотрено действие системы на примерах, а для руководителей проведено обучение применению системы премирования.

В первые 2-3 месяца использования системы проводится ее тестирование – измеряются показатели, рассчитываются премии и зарплаты (выплачиваются зарплата и премия пока по прежней системе), анализируются и оцениваются результаты, при необходимости вносятся несение изменения в систему премирования. Сотрудники могут сравнить, сколько бы они получали, работая по новой системе.

KPI позволяет формализовать правила формирования вознаграждения, сделать их более понятными для сотрудников. Люди понимают, какие цели перед ними ставятся, как измеряется результат, как оценивается их труд. Если система построена правильно, то сотрудник получает вознаграждение за результат, который является вкладом в общий результат организации. Важно, что это вознаграждение не зависит напрямую от воли руководителя. Таким образом, сотрудник становится не наемником, а партнером, предпринимателем. Так должно быть в идеале.