Перспективы развития комплексных систем автоматизации ДОУ

История автоматизации делопроизводства подтверждает особенности компьютеризации организаций вообще. Начальный этап процесса можно назвать " кусочной" автоматизацией, когда компьютерные технологии применяются на отдельных, зачастую не связанных между собой участках работы. Как правило, начинается все с использования компьютеров для подготовки текстов, затем внедряются автоматизированные системы для регистрации отдельных видов документов, затем постепенно автоматизация развивается " вширь" – охватывая новые рабочие места и подразделения работ и " вглубь" – когда расширяется круг функциональных задач, решаемых с помощью систем электронного делопроизводства.

С течением времени первоначально внедренные системы и технологии устаревают, не покрывают возросшие потребности пользователей и требуют замены. Новый этап начинается внедрением автоматизированных систем делопроизводства на более современной программно-технической платформе: новые системы не только воспроизводят решение предыдущих задач, но позволяют значительно расширить круг автоматизированных функций, и, кроме того, имеют перспективу доведения автоматизации делопроизводства до рамок всей организации в целом.

Так, в 90-х годах системы электронного делопроизводства обеспечивали автоматизацию ограниченного круга регистрационно-учетных и контрольных функций и были рассчитаны на применение на ограниченном числе рабочих мест работников подразделений делопроизводства. С программно-технической точки зрения они были реализованы в среде операционной системы DOS, использовали файл-серверную технологию доступа к базам данных и имели значительные ограничения по сервисным возможностям.

СЭД, пришедшие им на смену с конца 90-х годов, реализуют гораздо большие функциональные возможности, например, они помимо работы с учетными карточками умеют работать и с полными текстами документов, имеют настраиваемый интерфейс, мощные средства поиска и целый ряд других сервисных возможностей. Кроме того, они предназначены для применения широким кругом сотрудников любых подразделений организации, которые выполняют функции делопроизводства. С программно-технической точки зрения СЭД реализованы в среде современных операционных систем (Windows, UNIX) и используют клиент-серверные технологии доступа к базам данных, а также технологии доступа Internet/Intranet.

Итак, первая особенность и тенденция в развитии систем электронного документооборота состоит в поэтапном внедрении и поэтапном наращивании функциональных возможностей:

СЭД внедряются поэтапно, начиная с отдельных подразделений и заканчивая организацией в целом;

СЭД поэтапно наращивают функциональные возможности, реализуя все новые потребности пользователей;

СЭД с периодичностью 5-8 лет переводятся на новую программно-техническую платформу

На первом этапе (на этапе " кусочной" автоматизации) когда шла речь об отдельных автоматизированных участках, состоящих из ограниченного числа рабочих мест, системы электронного делопроизводства представляли собой один или в лучшем случае несколько автономных программных модулей. Если речь шла об использовании систем электронного делопроизводства в нескольких различных подразделениях одной организации, в каждом из этих подразделений устанавливалась автономная (не связанная с другими) система делопроизводства.

Современный этап характеризуется постановкой проблемы комплексной автоматизации документооборота в органах государственной власти. Следует иметь ввиду при этом, что орган государственной власти это, как правило, крупная и сложная организация (совокупность организаций), включающая в себя множество юридических лиц, территориально обособленных подразделений и подведомственных учреждений. Автоматизация делопроизводства в такой системе государственных органов требует от СЭД быть корпоративной системой: т.е. являться по существу комплексом разнофункциональных автоматизированных систем делопроизводства, работающих по единой информационной логике и взаимодействующих между собой. Каждая из систем должна поддерживать работу большого количества пользователей.

Превращение СЭД в многофункциональные корпоративные системы – это вторая тенденция развития СЭД, которую мы хотим отметить.

В документационном обеспечении управления используются разные информационные технологии. У пользователей компьютерных технологий может возникнуть в связи с этим резонный вопрос: следует ли рассматривать информационные технологии электронного делопроизводства как составную часть автоматизированных систем электронного делопроизводства или технологии это одно, а СЭД это какие-то отдельные от других технологий системы?

Данное терминологическое противопоставление возникло исторически: напомним, что системами электронного делопроизводства стали называть такие системы обработки информации, которые автоматизировали учетно-регистрационные и контрольные функции по работе с документами. Наряду с этими системами, выполняющими определенный круг функций, появились и стали активно применяться иные технологии и системы: системы текстовой подготовки документов, электронная почта, сканирование документов, архивы и т.д. В течение длительного периода времени все технологии и системы сосуществовали друг с другом будучи используемыми автономно друг от друга.

Что происходит на современном этапе? - происходит интеграция технологий и систем. Системы электронного документооборота постоянно интегрируются со всеми технологиями, которые используются, либо могут использоваться для работы с документами, например: документ, подготовленный в MS Word, может быть подписан электронной цифровой подписью, затем автоматизированным образом зарегистрирован в системе электронного делопроизводства, затем выслан адресатам по электронной почте, помещен в электронный архив и т.д.

Таким образом, важнейшей тенденцией развития систем электронного документооборота является интеграция со всеми технологиями, применяемыми в работе с документами.

Среди технологий, используемых в документационном обеспечении, особое значение на современном этапе приобретает технология электронных цифровых подписей. Именно эта технология обеспечивает техническое и юридическое основание для перехода на безбумажные технологии и создание полномасштабных систем электронного документооборота. Системы электронного документооборота и все другие технологии, используемые в работе с документами, развиваются таким образом, чтобы обеспечивать поддержку всех процедур документирования с помощью электронной цифровой подписи.

Технологии электронной цифровой подписи - ключевые технологии, обеспечивающие переход к безбумажному документообороту.

Что происходит с традиционным делопроизводством и бумажным документооборотом в условиях бурного развития электронных технологий, внедрения систем электронного документооборота? Почему после внедрения систем электронного документооборота бумажный документооборот сохраняется, а в ряде случаев еще и увеличивается? Ответ на эти вопросы определяет еще одну особенность, связанную с внедрением СЭД, которую мы хотели бы отметить. Дело заключается в следующем.

Делопроизводство, основанное на использовании бумажных документов, складывалось веками и глубоко вошло в привычку деятельности людей. Соответственно никаких изменений сложившегося порядка делопроизводства при внедрении даже самых современных технологий в одночасье произойти не может. Кроме того, надо учитывать и большее удобство для человека восприятия печатных форм документов по сравнению с чтением документа с экрана компьютера. Это обстоятельство предопределяет использование печатных документов и в перспективе.

Таким образом, характерная особенность современного этапа использования систем электронного делопроизводства - длительное сосуществование бумажного и электронного документооборота с тенденциями постепенного увеличения роли безбумажных технологий. Важно отметить также влияние, которое оказывает СЭД на функционирование бумажного документооборота. Внедрение СЭД модифицирует и упорядочивает бумажный документооборот: даже если документы используются в бумажном виде, то готовятся они изначально в электронном виде, контроль за движением, печать и управление бумажным документооборотом осуществляется с помощью компьютерных систем. Таким образом, при сосуществовании бумажного и электронного документооборота, электронные технологии и системы электронного документооборота играют все более ведущую роль.

[1] Полнофункциональные рабочие места предназначены для делопроизводственного персонала: сотрудников канцелярии, секретарей руководителей и секретарей-референтов в подразделениях. Полнофункциональные рабочие места также могут использоваться руководителями, которые хотят видеть полную картину состояния делопроизводства и контроля исполнения в реальном времени - на экране. Для сотрудников, занимающихся исполнением документов, предназначены рабочие места с ограниченной функциональностью на базе клиента электронной почты MS Outlook или Lotus Notes, которые стоят дешевле, не требуют лицензии СУБД и позволяют выполнять все функции, необходимые указанным категориям персонала, - получать задания и документы из контура регламентного делопроизводства, отчитываться по их выполнению, просматривать историю работы с документами, согласовывать и подписывать документы в электронном виде, переадресовывать документы и т.д. Рабочие места исполнителей позволяют сотрудникам участвовать в едином делопроизводственном контуре, используя привычную среду - MS Outlook или Lotus Notes и не нагружая их лишними функциями.

[2]Понятия внутреннего и внешнего электронного документооборота впервые были использованы в докладе автора на IX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомст­венного и корпоративного документооборота» (декабрь 2002 г., Москва).

[3] В качестве одного из первых шагов в этой области можно назвать создание рабочей группы, в которую вошли ЗАО «АйТи. Информационные технологии», ВНИИДАД, Гиль­дия управляющих документацией, ЗАО «Компания ИнтерТраст», ООО «Информационные бизнес-системы», ЗАО «НТЦ ИРМ», ООО «Электронные офисные системы», ГУП г. Москвы ГНПП «Гранит-Центр». Целью создания рабочей группы являлась разработка стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации ДОУ. В настоящее время подготовлена первая версия стандарта