Кабинеты

Чтобы избежать подобных проблем, система «Дело» предоставляет возможность автоматического выделения из всей совокупности РК, находящихся в картотеке, тех РК документов, исполнение которых в текущий момент времени зависит от определенных должностных лиц (или лица). При ведении традиционного делопроизводства все документы, исполнение которых в текущий момент времени зависит от определенного должностного лица, попадают на его рабочий стол.

В системе «Дело» аналогом рабочего стола должностного лица и является кабинет, а соответствующие должностные лица будут называться владельцами кабинета. Например, после наложения руководством резолюций (и назначения исполнителей), в картотеке появились карточки документов, среди исполнителей которых есть кто-либо из сотрудников подразделения 1 (на Рис. 1-2 эти карточки выделены темным цветом). Создание кабинета, владельцами которого являются все должностные лица подразделения, приведет к тому, что в кабинет попадут дубликаты всех РК документов, исполнение которых требует участия кого-либо из сотрудников подразделения (см. Рис. 1-2). Но при необходимости можно настроить систему так, что у кабинета будет произвольное число владельцев, например, только один владелец. В этом случае в кабинет будут попадать документы, относящиеся только к данному должностному лицу. Количество кабинетов, создаваемых в системе, не ограничивается.

После того как кабинет создан, доступ пользователя к документам может быть ограничен совокупностью РК, попавших в " свой" кабинет. Такой подход очень удобен при внедрении безбумажной технологии: исполнитель " видит" только предназначенные ему документы. Для ускорения поиска и разграничения доступа к документам в организациях со значительным документооборотом целесообразно делить одну большую картотеку на несколько картотек подразделений. Подобное деление также может и должно производиться, если какое-либо подразделение ведет свое собственное делопроизводство, т.е. документ может быть создан (зарегистрирован) внутри подразделения. В этом случае кабинеты будут создаваться уже при картотеках подразделения. Пример такой организации хранения РК продемонстрирован на Рис. 1-3.

При настройке системы «Дело» можно повторить организационную структуру предприятия, создав кабинеты, как минимум, по количеству самостоятельных подразделений. В этом случае делопроизводители различных подразделений будут обращаться за документами в " свои" кабинеты. Так, в картотеке 1 (см. Рис. 1-3) накапливаются регистрационные карточки документов, требующих наложения на них резолюций руководством. После наложения резолюций на бумажные документы делопроизводитель (секретарь) находит их РК в кабинете 1 и вводит текст резолюции и фамилии назначенных исполнителей. Как только резолюция введена, соответствующая РК документа дублируется в картотеке подразделения (картотека 2 или картотека 3), при которой создан кабинет, владельцем которого является должностное лицо, назначенное исполнителем документа. Одновременно карточка появляется в кабинете исполнителя (см. Рис. 1-3). Если в качестве исполнителя определено не конкретное должностное лицо, а подразделение, то карточка окажется в кабинете, среди владельцев которого есть начальник подразделения.

Рис. 1-3 Пример настройки системы «Дело» на организационную структуру предприятия

В ходе работ на один и тот же документ может быть наложено несколько резолюций. На Рис. 1-3 иллюстрируется случай, когда на документ, попавший в кабинет 3, накладывается очередная резолюция, в соответствии с которой исполнителем является один из владельцев кабинета 4 (например, сотрудник отдела 2). В этом случае РК документа дублируется в картотеке 3, с которой ведется работа в кабинете 4 (см. Рис. 1-3).

Замечание. Если подразделение ведет собственное делопроизводство, то возникновение РК в картотеке подразделения может быть связано не только с пересылкой документа исполнителю–сотруднику данного подразделения, но и в результате создания документа (регистрации документа) внутри подразделения.