Учет расчетов с работниками и подотчетными лицами.

В процессе любой хозяйственной деятельности организации используется живой труд. Оплату этого труда можно рассмат­ривать, с одной стороны, как часть издержек производства и об­ращения, а с другой - как заработок каждого работника, т.е. источник удовлетворения материальных потребностей челове­ка. Вопросы учета затрат на оплату труда и расчетов по заработ­ной плате, выплатам и удержаниям рассмотрены отдельно. Од­нако организации ведут учет расчетов с персоналом и по таким видам расчетных операций, как расчеты с работниками за това­ры, проданные в кредит, по предоставленным им займам, по возмещению материального ущерба и др. Отражаются такие расчетные отношения на отдельном синтетическом счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К этому счету могут открываться отдельные субсчета по видам расчетов. По дебету этого счета отражают задолженность работников за про­данные им товары или выданные ссуды, а по кредиту - списа­ние этой задолженности. Аналитический учет ведут по работ­никам организации.

Например, на субсчете «Расчеты по предоставленным займам», открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», отражаются расчеты с работниками по выданным им займам (на индивидуальное жилищное строи­тельство, приобретение садового домика и пр.). Сумму пре­доставленного работнику займа отражают по дебету этого субсчета в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»). При погашении займа (частичном или полном) дебетуют счета учета денеж­ных средств.

По письменному заявлению работника задолженность по займу можно погашать частями путем удержаний из зара­ботной платы. Такая операция отражается следующим обра­зом:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В практике хозяйственной деятельности организации часто возникают расходы, которые производят через своих сотрудни­ков, которым выдаются наличные деньги под отчет. Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна. Наличные деньги для выдачи подотчетным лицам организации получают с расчетного или валютного счетов.

Подотчетные лица - это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и предста­вительские расходы, оплату командировок и т.д. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок дли выполнения служебного поручения вне места его постоян­ной работы.

Для учета таких расчетов используется самостоятельный синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или воз­мещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту - рас­ход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредито­вым. Дебетовый остаток показывает задолженность работни­ка перед организацией (дебеторскую), а кредитовый - задол­женность организации перед работником (кредиторскую). При выдаче аванса подотчетному лицу производится бух­галтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т50 «Касса».

После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходо­ванных суммах. К авансовому отчету прикладывают команди­ровочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и при­бытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хозяйствен­ных расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расхо­ды; неиспользованные остатки подотчетных сумм должны воз­вращаться в кассу организации.

На основании утвержденных руководителем авансовых от­четов суммы произведенных расходов относятся на бухгалтер­ские счета:

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйст­венные расходы», 44

«Расходы на продажу» и др.

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются по счетам:

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретен­ным материально-

производственным запасам»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгал­терских счетах делается запись:

Д-т 50 «Касса»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям мож­но отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерско­го учета это отражается следующим образом:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, делает­ся следующая корреспонденция счетов:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по

возмещению материального ущерба»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установлен­ных норм. Полученную в банке валюту отражают:

Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной ва­люте»

К-т 52 «Валютные счета».

При выдаче валютных средств под отчет работнику делается бухгалтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50 «Касса», Субсчет «Касса в иностранной ва­люте»

Движение валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитан­ном по курсу ЦБ РФ на день выдачи.

После возвращения из командировки и сдачи авансового от­чета (в течение 10 календарных дней с даты окончания служеб­ной загранкомандировки) задолженность подотчетных лиц от­ражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для обоснования правильности расчета суточных (или если работник в период командировки находился в несколь­ких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.

При изменении за период командировки курса валют воз­никшая курсовая разница отражается:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы» - на положительную разницу;

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т 71 «Расчёты с подотчетными лицами» - на отрица­тельную разницу.

Кроме указанных выше расчетных отношений, на счете «Расчеты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по вы­данным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет ра­ботникам чековых книжек отражается на бухгалтерских сче­тах следующей записью:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

После представления работником отчета об использован­ных чеках на их сумму делается запись с обратной коррес­понденцией счетов; сальдо по счетам «Расчеты с подотчетны­ми лицами» и «Расчеты с разными дебиторами и кредитора­ми» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если возникает разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Че­ковые книжки» и показывает сумму средств по неиспользо­ванным чекам.