Анализ выявленных недостатков организации документооборота в ТОО «АгроФирма Майбалык» и пути их устранения

Проведенный анализ организации документооборота в ТОО «Агрофирма Майбалык» позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия:

Существующий порядок организации делопроизводства ТОО «Агрофирма Майбалык» обладает рядом недостатков. Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует номенклатура дел ТОО. При внутренней переписке сотрудники ТОО используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ТОО «Агрофирма Майбалык» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

В связи с тем, что в ТОО «Агрофирма Майбалык» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения ТОО от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

-обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы;

-отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;

-выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;