Особенности формирования рыночной конъюнктуры на рынке закупок. 6 страница

7.3.2 Методика анализ матрицы «АВС-XYZ» в закупочной логистике

С помощью АВС и XYZ анализа проводят классификацию товаров по значимости и принимают управленческие решения. Но это хорошо делать в распределительной логистике, для которой многие решения и подходы пришли из маркетинга, где достаточно апробированы.

В закупочной логистике нельзя однозначно сказать, что «этот товар менее значим», так его стоимость менее 5% от общего товарооборота. Любой самый дешевый товар может входить в состав производимого товара, входящего в группу А, и иметь такую же значимость, но по другой причине.

Для закупочной логистики целью АВС и XYZ анализа является классификация товароматериальных ценностей (в дальнейшем ТМЦ) в зависимости от стоимости потребления за исследуемый период (анализ АВС) и по регулярности потребления (анализ XYZ).

Это позволяет выбрать оптимальную систему планирования ресурсов, минимизировать издержки на содержание запасов, определить рациональные методы выбора поставщика и схемы контроля поставок.

В закупочной логистике наиболее существенными факторами, предопределяющими выбор той или иной системы планирования ресурсов или метода расчета потребности в материалах, являются их объемы, стоимость и регулярность потребления. В связи с этим можно классифицировать материальные ресурсы по критериям, которые учитывают перечисленные факторы. Для этого достаточно произвести группировку материалов по признакам ABC и XYZ.

Как указывалось ранее, основным признаком деления материалов на группы ABC является доля в стоимости объема потребления и доля в общем количестве, а на группы XYZ – регулярность потребления.

В результате все ТМЦ имеют строго определенное положение по классификации АВС и XYZ и заносятся в матрицу АВС-XYZ, приведенную в Табл.7.6.

Таблица 7.6

Классификационная группировка ТМЦ по методу ABC и XYZ

Какие же выводы может сделать специалист отдела закупок, проведя классификацию ТМЦ и получив матрицу?

Прежде всего, это касается порядка планирования ресурсов.

Те ТМЦ, которые попали в группу Х потому что характеризуются устойчивым потреблением, могут планироваться для поставок по «выталкивающей» технологии. Эти ТМЦ нужны для обеспечения максимальной загрузки оборудования в максимально возможном объеме. Главная задача – не допустить снижения объемов производства.

Те ТМЦ, которые попали в группу Y потому что характеризуются колеблющимся уровнем потребления, также могут планироваться для поставок по «выталкивающей» технологии. Эти ТМЦ также нужны для обеспечения максимальной загрузки оборудования в максимально возможном объеме. Но с одной особенностью - с поставкой «строго по графику», соответствующему графику колебаний потребления. Главная задача – не допустить снижения объемов производства и при этом не допустить создания излишних запасов.

В группе Z будут находится те ТМЦ, потребление которых нерегулярное. Следовательно, планирование поставок ресурсов должно осуществляться по «вытягивающей» системе. Заказ и завоз ТМЦ производится только после получения соответствующего заказа от производства.

В группу А входят ТМЦ, имеющие высокую стоимость объема потребления – до 80%. Для выбора поставщиков этой группы товаров следует применять конкурсные комиссии с соответствующими процедурами.

При выборе поставщиков товаров группы B, характеризующихся средней стоимостью объема потребления (15%), следует использовать комиссию по запросу ценовых предложений.

И последняя группа – С. Она характеризуется низкой стоимостью объема потребления. Поэтому при выборе поставщика ТМЦ этой группы можно воспользоваться комиссией оценки ценовых предложений.

Таким образом, в закупочной логистике результаты анализа АВС и XYZ сводятся к определению методологии выбора поставщика (по группам А, В и С) и выбора метода планирования поставок по группам X, Y и Z.

Лк 7.4 Процедуры выбора поставщика

7.4.1 Методы выбора поставщика

Выбор поставщика осуществляется двумя основными способами:

1. Метод комиссий

2. Закупка на товарно-сырьевой бирже.

Метод комиссий основывается на применении определенных процедур, в зависимости от назначения закупок и величины стоимости закупки.

Составляется годовой план закупок. Определяется годовая потребность исходя из этого плана.

По назначению различают закупки для коммерческой деятельности предприятий и Государственные закупки.

При Государственных закупках методика закупок следующая.

В зависимости от стоимости закупки применяются следующие процедуры:

-от 30 до 1000 базовых величин - процедура оформления конкурентного листа;

-от 1000 до 8000 базовых величин - процедура запроса ценовых предложений;

-от 8000 базовых величин и более – проведение закупок на основе конкурса.

При закупке для коммерческих целей виды процедур выбирают исходя из результатов АВС анализа:

-для товаров группы А - следует применять конкурсные комиссии с соответствующими процедурами;

- для товаров группы B - следует использовать комиссию по запросу ценовых предложений;

- для товаров группы С - можно воспользоваться комиссией оценки конкурентных листов.

Для реализации этих процедур на предприятии создаются 3 комиссии:

-для оценки конкурентных листов;

-для запроса и оценки ценовых предложений;

-для проведения конкурсов (конкурсная комиссия).

Комиссии могут действовать постоянно или временно.

Персональный состав комиссии формируется предприятием и утверждается его руководителем.

В состав комиссий по процедуре оформления конкурентного листа и для запроса и оценки ценовых предложений, должно входить не менее трех человек, включая юриста, специалиста соответствующего профиля и руководителя отдела закупок.

В состав конкурсной комиссии включаются все ведущие специалисты предприятия, при этом общее количество членов конкурсной комиссии должно быть не менее пяти.

Председатель, заместитель председателя и секретарь комиссии (юрист) назначаются при утверждении персонального состава конкурсной комиссии.

Комиссия:

-готовит конкурсную документацию;

-вскрывает конверты с конкурсными предложениями;

-проверяет предложения (конкурсные, ценовые) на их соответствие требованиям конкурсных документов (запроса ценовых предложений);

-при необходимости обеспечивает приведение конкурсных предложений в соответствие с требованиями конкурсных документов;

-при необходимости запрашивает у участников дополнительную информацию, касающуюся разъяснения представленных ими предложений (конкурсных, ценовых);

- проводит оценку квалификационных данных участников;

-отклоняет предложения (конкурсные, ценовые);

-оценивает предложения (конкурсные, ценовые) в соответствии с критериями и в порядке, указанными в конкурсных документах (запросе ценовых предложений);

-выбирает одно или несколько (в случае применения частичной поставки) наилучших предложений (конкурсных, ценовых) и одного или нескольких поставщиков;

-в случае, если не представляется возможным определить наилучшее(ие) предложение(ия), делает заключение о целесообразности проведения повторного конкурса (запроса ценовых предложений) либо иного вида процедур закупок;

Порядок работы комиссии определяется ее регламентом, утверждаемым председателем комиссии.

Работа комиссии организуется в форме заседаний. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости и считаются правомочными, если на них присутствует не менее 2/3 ее списочного состава.

Члены комиссии присутствуют на заседаниях комиссии без права замены.

Решение комиссии принимается открытым голосованием и считается принятым, если за него проголосовало более половины членов комиссии, присутствующих на заседании.

При равном распределении голосов принимается решение, за которое проголосовал председательствующий на заседании комиссии.

Решение комиссии оформляется протоколом, который подписывается в течение дня, следующего за днем проведения заседания комиссии, председательствующим на заседании комиссии и ее секретарем. Протокол комиссии о выборе поставщика (подрядчика, исполнителя) подписывает также заказчик в течение трех рабочих дней.

Решение комиссии о выборе поставщика является окончательным.

Если кто-то из членов комиссии имеет особое мнение по принятому комиссией решению, то такое мнение отражается в протоколе заседания комиссии или прилагается в виде отдельного документа к протоколу заседания комиссии.

На товарно-сырьевой бирже закупаются:

- нефтепродукты, металлопрокат, лесоматериалы и пиломатериалы - закупка на товарно-сырьевой бирже.

.

Возможны два направления выбора поставщика:

1.Выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок компании располагает точными данными о деятельности этих компаний.

2. Выбор нового поставщика в результате поиска и анализа требуемого рынка: рынка, с которым компания уже работает, или совершенно нового рынка (в случае принятия решения о диверсификации деятельности). Для проверки потенциального поставщика часто необходимо много времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается более высокая эффективность.

Для повышения объективности оценки потенциального поставщика предприятия могут прибегнуть к услугам специализированных агентств, одной из функций которых является подготовка информации о поставщиках. Такой информацией, в

частности, может быть оценка финансового положения поставщика по таким

показателям, как ликвидность, чистая прибыль, оборачиваемость и др.

Критерии оценки и отбора поставщиков материальных ресурсов зависят от требований потребителей логистической системы и могут быть различными.

Обычно их три-четыре, в отдельных случаях их может быть более 60.

В то же время, независимо от специфики отрасли, размера предприятия и особенностей производства, критерии для оценки и отбора поставщиков подразделяются на классические и дополнительные.

7.4.2 Основные критерии для выбора поставщика

Классические критерии оценки поставщика.

1. Надежность его снабжения.

2. Качество поставляемой продукции.

3. Приемлемая цена.

4. Удаленность поставщика материальных ресурсов от потребляющей

логистической системы.

5. Сроки выполнения текущих и экстренных заказов.

6. Способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока

службы поставленного оборудования.

7. Психологический климат в трудовом коллективе поставщика.

8. Организация управления качеством продукции у поставщика.

9. Кредитоспособность и финансовое положение поставщика.

10. Репутация и роль в своей отрасли.

11. Имидж.

12. Оформление товара (упаковка).

13. Наличие резервных мощностей у источника поставки.

Майклом Р. Линдерсом и Харольдом Е. Фироном предлагается другая шкала критериев (критерии расположены в порядке приоритета).

1.Качество продукции.

2.Своевременность доставки(на основе фактов соблюдения или несоблюдения

ими сроков поставок).

3.Цена(сравнение реальной цены с желаемой или с минимальной) у других поставщиков.

4. Обслуживание(качество технической помощи, отношение поставщика и время

ответа на просьбы о помощи, квалификация обслуживающего персонала и т. д.).

5. Повторные предложения по разработке продукции или услуги по снижению цены.

6. Техническая, инженерная и производственная мощности.

7. Оценка дистрибьюторских возможностей (если поставщик выполняет функцию дистрибьютора).

8. Детальная оценка финансов и управления.

Указанная шкала критериев используется большинством зарубежных фирм-производителей продукции при выборе (или предварительном отборе) поставщиков материальных ресурсов.

Обобщение рассмотренных подходов позволяет выделить главные критерии, на которых рекомендуется строить систему выбора поставщика:

1. Качество продукции. Относится к способности поставщика обеспечить

товары и услуги в соответствии со спецификациями, а также с требованиями

потребителя независимо от того, соответствует ли она спецификации.

2. Надежность поставщика (честность, отзывчивость, обязательность,

заинтересованность в ведении бизнеса с данной компанией, финансовая

стабильность, репутация в своей сфере, соблюдение ранее установленных

объемов поставки и сроков поставки и т. д.).

Одним из главных показателей, оценивающих надежность поставщика, является надежность выполнения обязательств по поставкам Р:

P =1- P _отказа

Где: P _отказа- вероятность отказа в удовлетворении заявки.

В случаях многоканальных поставок применяется следующий алгоритм определения надежности поставок:

1. Сопоставление даты поставки плановой и фактической.

2. Определение времени опоздания tоп

3. Сопоставляется объемы поставки: плановый Qпл и фактический Qф.

4. Определяется объем недопоставки продукции DQ =Q_ф - Q_пл.

5. Определяется условное опоздание в случае недопоставки:

tу_оп = DQ/q,

где: q - средний дневной расход.

6. Определяется общая величина опозданий T_оп= t_оп+ tу_оп

7. Определяется количество случаев недопоставок n.

8. Определяется наработка на недопоставку:

Т_о=(Т - å Т_оп)/n

Где: Т - общее число дней в периоде.

9. Определяется интенсивность недопоставок:

Ио =1/Т_оп.

10. Определяется коэффициент готовности поставок:

К_гп=(Т-å Т_оп)/Т

11. Надежность снабжения Р = К_гп х е^{-(Ио х t)}

Чем выше этот коэффициент, тем надежнее снабжение.

3. Цена. В цене должны учитываться все затраты на закупку конкретного

материального ресурса, т. е. транспортировку, административные расходы,

риск изменения курсов валют, таможенные пошлины и т. д.

4. Качество обслуживания. Оценка по данному критерию требует сбора

информации у достаточно широкого круга лиц из различных подразделений

компании и сторонних источников. Необходимо соблюдать мнения о качестве

технической помощи, отношении поставщика к скорости реакции на

изменяющиеся требования и условия поставок, к просьбам о технической

помощи, квалификации обслуживающего персонала и т. д.

5. Условия платежа и возможность внеплановых поставок. Поставщики,

предлагающие выгодные условия платежа (например, с возможностью получения

отсрочки, кредита) и гарантирующие возможность получения внеплановых поставок, позволяют избежать многих проблем снабжения.

Как показывает практика, системе установленных критериев может соответствовать несколько поставщиков. В этом случае необходимо их ранжировать, опираясь на влияние непосредственных контактов с представителями поставщиков.

Лк.7.5 Определение рейтинга поставщиков

7.5.1.Ранжирование поставщиков.

Как правило, при определении поставщика покупатель сталкивается с ситуацией, когда несколько поставщиков предлагают практически равные условия поставки.

В этом случае следует воспользоваться методом ранжирования поставщиков.

1. Балльный метод - определяются наиболее значимые, с точки зрения покупателя, критерии для оценки поставщиков. Определяется значимость критериев в долях единицы. Выставляется оценка (по 10-бальной системе) каждому из поставщиков по каждому критерию. Произведение значимости на оценку по каждой ячейке таблицы дает величину балла.

Где сумма баллов максимальная, тот поставщик имеет большую значимость, чем другие.