Особенности формирования рыночной конъюнктуры на рынке закупок. 5 страница

• обычная повторная закупка;

• измененная повторная закупка - предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований;

• комплексная закупка - осуществляется на основе комплексного решения и не

требует принятия каких-либо отдельных решений.

Наиболее распространенные методы управления закупками могут быть сгруппированы следующим образом:

- метод увеличения объемов закупок;

-метод уменьшения объемов закупок; метод прямого расчета объемов закупки.

Метод увеличения объемов закупок сводится к следующему:

1. Учитывается спрос на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках.

2. Анализируется спрос в течение, по меньшей мере, 12 мес. для учета всех

возможных видов сезонных колебаний.

3. Определяется достаточный объем спроса на протяжении 12 мес. для

создания запасов конкретного вида продукции.

4. Решения о создании запасов принимаются в зависимости от количества

заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданной продукции.

Метод уменьшения объемов закупок сводится к следующему:

1. Ежемесячно анализируется статистика сбыта продукции, не пользующейся

спросом.

2. На основании статистики сбыта определяются те виды продукции, объем

запасов которых следует сократить.

3. Вырабатываются критерии, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции.

4. Сводится к минимуму доля медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции.

Метод прямого расчета объемов закупок (вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса). При этом:

1. Определяется период времени, для которого осуществляется расчет.

2. На основании статистики продаж за выбранный период времени определяется общее количество проданной продукции.

3. Определяется средняя величина запасов (в неделях) путем деления общего количества проданной продукции на количество недель в выбранном периоде.

4. Для определения запаса данного вида продукции величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю величину запасов в неделю.

5. По мере продаж новой продукции расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются.

6. Полученная в результате расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому средняя величина запасов и оптимальный уровень постоянно пересчитываются.

6.4.2.Особенности планирования закупок

Для принятия решений при составлении плана закупок используют следующие детерминанты:

- время выполнения заказа,

- доля своевременных поставок,

- доля материальных ресурсов в запасах,

-удобства доставки заказа,

-возможности экспедирования.

При планировании закупок обязательно учитывается их целевое назначение в зависимости от периода.

Стратегическое планирование в области закупок

Разработка планов закупки материальных ресурсов на период свыше трех лет. Планирование деловых отношений с будущими поставщиками. Глобальная стратегия закупок и планы ее реализации.

При стратегическом планировании деятельности предприятия составляется бизнес-план. План закупок является его составной частью. Этот раздел бизнес-плана называется «источники материального обеспечения». Показатели плана закупок в бизнес-плане – объемы сырья и материалов, источники получения, альтернативные источники закупок.

Тактическое планирование в области закупок.

Разработка тактических планов (до трех лет), гарантирующих бесперебойное функционирование цепи поставок материальных ресурсов.

Оперативное планирование в области закупок.

Разработка оперативных планов, обеспечивающих ежедневный контроль процесса закупок и поставок.

6.4.3. Этапы процедур закупок.

-Запрос

-Коммерческое предложение

-Договор о намерениях

-Контракт

-Получение продукции.

Получение продукции является одним из заключительных этапов в реализации плана закупок. С момента поступления ТМЦ до отпуска их цехам, ТМЦ проходят процесс складской грузопереработки. Этот процесс включает три группы работ:

-поступление и приемка;

-размещение и хранение;

-отпуск цехам.

1. Приемка продукции. Содержание и порядок проведения приемки регламентируется Положением о поставке товаров в РБ, Положением о приемке товаров по качеству, условиями контракта.

Согласно Положению о приемке товаров по количеству и качеству, в обязанности продавца при отгрузке входит:

соблюдение правил упаковки и затаривания, маркировки и опломбирования, обеспечение поставки качественного и комплектного товара, указания в отгрузочных документах точного количества отгруженного товара, его вес, количество мест, правильное оформление технического паспорта, сертификатов, вкладывание упаковочных ярлыков и т.д.

При приемке необходимо удостовериться:

-транспортное средство не содержит видимых повреждений, целостность пломб отправителя, наличие маркировки, целостность упаковки и транспортной тары;

-получен товар в ваш адрес, по вашему заказу и по вашему контракту, от вашего поставщика, в количестве соответствующему заказу, в количестве соответствующему ТТН, ГТД, в соответствии со спецификацией, на оговоренных в заказе условиях поставки и за оговоренную цену.

В случае несоответствия, составляется коммерческий акт с участием грузоперевозчика, юридической службы предприятия и незаинтересованных лиц. Груз принимается на ответственное хранение. Уведомляется и вызывается представитель поставщика. Уведомление посылается не позднее 24 часов, а на скоропортящиеся грузы – немедленно.

Представитель продавца, находящийся в этом же населенном пункте, обязан явиться по вызову покупателя не позднее следующего дня, а по скоропортящемуся товару – не позднее 4 часов после получения вызова. Иные продавцы обязаны сообщить по срочной связи, будет ли отправлен представитель.

Представитель продавца, находящийся в другом населенном пункте, обязан явиться по вызову покупателя в трехдневный срок, не считая времени на проезд.

Продавец может уполномочить другое лицо, находящееся в данном населенном пункте, для присутствия на приемке.

Неполучение ответа в указанные сроки дает право покупателю проводить приемку товара без представителя продавца.

2.Документальное оформление получения груза. Полученный груз оформляется в складскую карточку и передается в бухгалтерию.

3.Отпуск цехам.

Тема 7 (14 час) Выбор поставщиков

Лк.7.1 Подготовка к выбору поставщика

7.1.1 Источники информации о поставщиках

Важность выбора поставщика объясняется не только функционированием на

современном рынке большого количества поставщиков одинаковых материальных

ресурсов, но и тем, что он должен быть, прежде всего, надежным партнером товаропроизводителя в реализации его стратегии организации производства.

Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

Обычные источники информации - это каталоги (в печатном или электронном виде), торговые журналы, различного рода рекламные объявления, прайс-листы, торговые директории (регистры) поставщиков и товаров, торговые представительства и др.

Каталоги наиболее известных источников снабжения содержат, например, информацию о производственных источниках, предложениях, перечень товаров, находящихся в наличии у дистрибьюторов, цены, размеры скидок и т. п.

Торговые журналы, являясь ценным источником информации о потенциальных

поставщиках, несут покупателю общую информацию о новой продукции и сырье, а также определенную рекламу.

Торговые директории или регистры - это источники, в которых приводятся списки основных производителей, их адреса, количество отделений, филиалы, продукция, в некоторых случаях финансовое положение или место в продажах. Они также содержат списки названий товаров на рынке с указанием их производителей и списки сырья и комплектующих с указанием названия и адреса поставщика. Информация в регистрах организована так, чтобы можно было вести поиск по типу товара, по его производителю или по названию товара. Торговые представительства, возможно, являются одним из наиболее ценных, имеющихся в наличии средств информации об источниках снабжения, вида продукции и общей ситуации на рынке закупок.

Особое внимание в качестве средства информации об источниках снабжения отводится Интернету. В последние годы Интернет в РБ активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе и для снабжения.

Большое количество и разнообразие потенциальных поставщиков, требуемых материальных ресурсов приводит к тому, что особое внимание уделяется проблеме выбора тех, которые могли бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность предприятия.

7.1.2 Классификация потребляемых материальных ресурсов для определения метода выбора поставщика

В логистике широкое применение находит правило «80-20». Его адаптация к закупочной логистике может быть произведена на основе анализа АВС и XYZ.

Целью такого анализа является классификация товароматериальных ценностей (в дальнейшем ТМЦ) по значимости в зависимости от стоимости потребления за исследуемый период (анализ АВС) и по регулярности потребления (анализ XYZ).

Это позволяет выбрать оптимальную систему планирования ресурсов, минимизировать издержки на содержание запасов и выбрать рациональные схемы их контроля.

В закупочной логистике наиболее существенными факторами, предопределяющими выбор той или иной системы планирования ресурсов или метода расчета потребности в материалах, являются их объемы, стоимость и регулярность потребления. В связи с этим можно классифицировать материальные ресурсы по критериям, которые учитывают перечисленные факторы. Для этого достаточно произвести группировку материалов по признакам ABC и XYZ.

Основным признаком деления материалов на группы ABC является доля в стоимости объема потребления и доля в общем количестве, а на группы XYZ – регулярность потребления.

Все материалы, входящие в группу, «А» должны занимать до 80% стоимости объема потребления. Эти материалы используются для основного производства, являются определяющими для выпускаемой продукции, но характеризуются различной регулярностью потребления. При этом их доля в общем количестве материалов должна составлять 20%.

ТМЦ в группах «В» и «С» имеют более низкую долю в стоимости материальных ресурсов (группа В – 15%, группа С - 5%), но более высокую долю наименований ассортимента (группа В - 30%, группа С - 50%).

Во всей трех группах могут присутствовать:

- регулярно потребляемые материалы;

- материалы с колеблющимся объемом потребления;

-материалынерегулярного потребления.

Поэтому все материалы групп «А», «В» и «С» могут быть разбиты на три группы:

-«Х» с высокой регулярностью потребления и хорошей предсказуемостью потребности;

-«Y» со средней регулярностью потребления и средней предсказуемостью потребности;

-«Z»- с низкой регулярностью потребления и низкой предсказуемостью потребности.

Группа «А» является продуктообразующей для предприятия и требует самого пристального внимания при планировании.

Поэтому важно выявить эти особенности и учесть при выборе методов планирования и контроля и регулирования материальных потоков.

При завышенной потребности необоснованно увеличатся:

- объем завозимых грузов;

- затраты на их перевозку, складирование и хранение:

- затраты, связанные с замедлением оборачиваемости оборотных средств.

И наоборот, занижение потребности может привести к перебоям или даже остановке производства, так как материалы данной группы являются основными в технологическом процессе.

Следствием этого могут быть: невыполнение заказов потребителей, снижение объемов сбыта продукции, недополучение запланированной суммы прибыли, ухудшение финансового положения предприятия.

В целях избегания негативных последствий, а также учитывая, что номенклатура материалов группы «А» достаточно узкая, необходимо использовать для этих подгрупп точные методы расчета потребности в материалах.

Для эффективного расходования ТМЦ этих групп, на предприятии организуется их строгое нормирование, что в последующем позволит точно установить необходимую потребность для выполнения производственной программы.

Для предварительной оценки потребности ресурсов в натуральном и денежном выражении можно воспользоваться основными положениями правила «80-20».

Прежде всего, предприятие должно ориентироваться на главное требование:

-«чтобы предприятие имело устойчивое финансовое положение, 20% его продукции должны приносить 80% выручки».

Если это заложено в бизнес-план, то можно произвести предварительную оценку потребности в ТМЦ в натуральном и денежном выражениях.

Так, потребность в ТМЦ в натуральном выражении группы А составит 20%, группы В – 30%, а группы С – 50%.

Определив среднюю цену ТМЦ группы С находим среднюю цену товаров

группы В:

В = 2 х С.

Среднюю цену ТМЦ для группы А определим из формулы правила «80-20»:

где К2-доля товаров группы В в общем объеме.

В результате находим среднюю цену товаров группы А, потребность в финансовых ресурсах на приобретение товаров группы А, В, С и суммарную потребность в финансовых ресурсах на период.

Лк. 7.2 АВС анализ материальных ресурсов и его корректировка

7.2.1 Методика выполнения АВС анализа

Анализ АВС можно производить по следующей методике.

В таблицу (Табл.7.1) в первый столбец заносится наименования (номера артикулов) всех ТМЦ, потребляемых предприятием. Во второй столбец заносится стоимость этих ТМЦ.

Производится перераспределение ТМЦ в порядке убывания их стоимости и данные, заносятся, в столбцы 3 и 4 таблицы.

Таблица 7.1.

Пример анализа АВС

Определяется сумма стоимости всех ТМЦ и заносится в строку «Итого»

столбца 4.

Определяется доля стоимости каждого наименования от общей суммы (в %) и заносится в столбец 5.

В столбце 6 производится построчное суммирование данных столбца 5.

Как только сумма достигнет величины близкой к 80 %, суммирование прекращается. На этом будут заканчиваться ТМЦ группы А.

Начинается суммирование последующих строк. Как только сумма достигнет величины близкой 15%, суммирование прекращается. Это будут ТМЦ группы В.

Остальные ТМЦ будут относиться к группе С.

Определяется доля одного артикула в общем количестве артикулов.

В данном примере она составляет 10%. Данные заносятся в столбец 8 с нарастающим итогом. Как только сумма составит 20%, суммирование прекращается. Эти ТМЦ занимают 20% от общего количества. И они относятся к группе А. И так далее.

Как видно из Табл.1, ТМЦ группы А занимают 20% от общего количества, группа В занимает 30%, а группа С – 50%, что соответствует оптимальному соотношению.

После этого необходимо провести XYZ анализ по каждой группе, что даст возможность выбрать тип производственной системы, определить оптимальные запасы сырья и исходя из этого объем оборотных средств.

7.2.2 Корректировка распределения товароматериальных ценностей при анализе АВС

При проведении систематизации товароматериальных ценностей с использованием анализа АВС не всегда получается распределение, которое соответствует основным требованиям правила «80-20».

Для проведения корректировки разработана методика, которая заключается в введении дополнительных «подартикулов».

В качестве примера рассмотрим ТМЦ, приведенные в табл.7.2.

Таблица 7.2

АВС анализ группы ТМЦ

Как видно из табл.7.2, ТМЦ по стоимости достаточно хорошо группируются в три группы А, В и С (столбцы 4 и 5). Но при этом совершенно не укладываются во второе условие – по распределению 20%, 30% и 50% (столбцы 7 и 8).

Поэтому необходимо произвести корректировку разбивки по артикулам.

Сначала определим, сколько должно быть всего артикулов, чтобы группа артикулов с 1 по 6 занимала 20% от их общего количества. Простые расчеты показывают, что их должно быть 30. Теперь доля каждого артикула будет равна 3, 33%. Найдем сумму доли артикулов с 1 по 6 (столбец 7). Эта сумма равна 19, 98%. Теперь группа А соответствует требованиям правила «80-20» - 80% стоимость, 20% -количество (табл.7.3).

При общем количестве артикулов 30, в группе В их должно быть 30% или 9 наименований. Фактически же только 3. Введем дополнительные «подартикулы», разбив каждый из артикулов 7, 8 и 9 на три. При этом сумма должна остаться прежней. Как видно из табл.2 (столбец 4) первое условие -15% (фактически 16, 38%), для группы В выполняется. Второе условие – 30% (фактически 29, 94%) также выполняется.

В группе С должно быть около 50% всех артикулов или 15 наименований. Для выполнения этого условия разобьем артикул 10 на 15 «подартикулов» – с 10.1 по 10.15 (табл.2).

Теперь стоимость каждого нового «подартикула» группы С будет 0, 0666.

Доля каждого «подартикула» составит 0, 12%. Суммируя доли получаем величину 1, 82%, которая подтверждает, что стоимость группы С (артикул10) не изменилась и лежит в требуемых пределах.

Второе условие для группы С также выполняется – 49, 92% (табл.2. столбец 7)

Таблица 7.3

Скорректированные данные для анализа АВС

Лк.7.2 XYZ анализ ТМЦ

Для проведения анализа XYZ в Табл.7.4 заносятся данные из Табл.7.1 с разбивкой по кварталам.

Анализ XYZ проводится по величине коэффициента вариации Kv, который определяется для каждого наименования ТМЦ.

,

где: Gx –среднеквадратическое отклонение, Mx –математическое ожидание.

,

где: Dx – дисперсия.

,

где: n – количество кварталов, n =4; Xi – стоимость ТМЦ в одном из четырех кварталов.

Если величина Kv меньше 10%, то считаем, что данная группа ТМЦ имеет

регулярное потребление и относится к группе X.

Если величина Kv больше или равна 10%, но меньше 25%, то считаем, что данная группа ТМЦ имеет колеблющееся потребление и относится к группе Y..

Если величина Kv больше или равна 25%, то считаем, что данная группа ТМЦ имеет нерегулярное потребление и относится к группе Z.

Таблица 7.4.

Исходные данные и анализ XYZ

По результатам Табл.7.1 и Табл.7.4 все ТМЦ имеют строго определенное положение по классификации АВС и XYZ. В итоге получаем матрицу АВС-XYZ, приведенную в Табл.7.5.

Таблица 7.5

Классификационная группировка ТМЦ по методу ABC и XYZ