Програмне забезпечення для аудитора

Починаючи з 50-х рр. XX ст., в наше суспільство влилося таке незрозуміле ще на той час поняття — комп'ютер. Це було щось нове і невідоме. Тоді ніхто не міг і подумати, що мине лише півсто­ліття, і люди вже не уявлятимуть життя без використання ком­п'ютера. Та саме так усе й сталося.

Сьогодні комп'ютер тісно увійшов у ділове життя суспільства. Все більше і більше процесів з виробництва й реалізації продукції виконуються за допомогою ЕОМ. Комп'ютеризація дала змогу до­сягнути значно кращих результатів діяльності багатьох підпри­ємств і установ, значно зменшити кількість працівників, а разом з тим — зменшити затрати виробництва, а в результаті і собівар­тість продукції, що веде до збільшення прибутків і рентабельності.

Спочатку комп'ютери використовувалися лише як обчислю­вальна техніка і призначалися для складних обрахунків, які було важко виконувати за допомогою рахівниці. Та з часом кількість операцій, які виконувалися з допомогою комп'ютера, збільшува­лась. Нині на великих підприємствах без використання комп'ю­тера не виконується жодна фінансова операція.

Комп'ютер сьогодні став надійним помічником кожного бух­галтера. Він дає змогу швидко виконувати бухгалтерські операції, за лічені секунди подавати бухгалтеру потрібні звіти, і разом з цим, постійно стежити за правильністю даних, які вводить бух­галтер. Це дає змогу бухгалтеру уникнути багатьох арифметич­них та логічних помилок, яких він допускається, ведучи бухгал­терію вручну, за допомогою калькулятора чи рахівниці.

Тому сьогодні бухгалтерів, які ведуть неавтоматизований облік, залишилося одиниці — це, як правило, бухгалтери малих підприємств або приватні підприємці, в яких досить мала кількість операцій, і купівля комп'ютера є досить накладною, оскільки потребує чималих затрат.

Комп'ютеризація бухгалтерського обліку та інших сфер життя значно збільшила ефективність роботи працівників. Нині один бухгалтер за допомогою комп'ютера може виконувати той же обсяг роботи, який виконувало 3—4 бухгалтери з калькулятором та ра­хівницею. Проте, комп'ютеризація має і негативні наслідки, які будуть розглянуті пізніше.

Враховуючи сучасні тенденції обліку, потребує змін і система аудиту. Часи, коли аудитор приходив на перевірки лише із стосом паперів у руках та глибокими знаннями в голові, поступово від­ходять у минуле. Оскільки аудит іде в ногу з обліком, то і його не оминула комп'ютеризація та автоматизація. Нині аудитор при­ходить на аудиторську перевірку з ноутбуком, в який закладено чималий багаж економічної та юридичної інформації: законодавчі і нормативні акти, інструкції, листи, вимоги тощо.

Для ефективного і швидкого проведення аудиту аудитор все частіше використовує комп'ютерні програми з автоматизації бухгалтерського обліку, програми автоматизованого аналізу фі­нансово-господарської діяльності, юридичні бази даних та інші комп'ютерні продукти, які значно полегшують процес перевірки.

Оскільки сьогодні для автоматизації обліку використовується декілька десятків бухгалтерських програм, то й аудиторові для ефективного проведення перевірки потрібно досконало знати їх усі. Але це неможливо. На великих аудиторських фірмах цю проблему вирішили таким чином: за кожними 2—3-ма програма­ми закріплений аудитор, який знає їх досконало, постійно сте­жить за змінами і доповненнями до них. І в залежності від того, яку програму використовує підприємство, на якому проводиться аудит, на перевірку відсилають того аудитора, який досконало знає цю програму. Поза конкуренцією залишаються в цьому випадку індивідуальні аудитори-підприємці, які виконують ауди­торську перевірку самостійно. Вивчити всі бухгалтерські програ­ми вони не в силі, тому і не можуть виконувати аудит на деяких під­приємствах, які ведуть бухгалтерський облік з використанням не­відомих їм програм.

Проте, більшість комп'ютерних продуктів використовують всі аудитори. Розглянемо деякі з них:

Бази даних із законодавства

Широковідомими серед аудиторів є декілька програм із юри­дичними базами даних: " Юрисконсульт", " Ліга: Закон", " Кон­сультант" та інші. Головне призначення цих програм — швидко знайти і надати для перегляду чи друку потрібний закон, норма­тив чи інструкцію з бухгалтерського обліку, оподаткування, пра­вового регулювання господарської діяльності чи іншої сфери су­спільного життя.

Користуючись цими програмами, аудитор значно швидше може відшукати потрібний йому законодавчо-нормативний матеріал, тим самим збільшуючи ефективність своєї роботи. Розробники перелічених програм, борючись за свою нішу на ринку, намага­ються якнайшвидше вносити всі нові зміни в законодавство до своїх програм, що дає можливість аудитору завжди мати під рукою найновіші законодавчі акти.

Останнім часом замість вищеперелічених програм аудитори все частіше користуються послугами Інтернету, де на відповідних сайтах Верховної Ради України завжди можна знайти потрібний за­кон. Найпоширенішим сайтом є сайт Верховної Ради, який мож­на відвідати за адресою: www.Rada.gov.ua.

Перевагою програм із юридичними базами даних є те, що в них значно краще розвинуті функції пошуку та відбору законо­давства за певними тематиками, а також набагато швидший по­шук, що дає можливість значно зекономити час аудитора на по­шук потрібних матеріалів, а в результаті — здешевити вартість самих аудиторських послуг.

Довідки

Під час проведення аудиторських" перевірок аудиторам час від часу потрібні різні показники: ставки податків, банківських відсотків, допустимі норми різних витрат, розміри мінімальної заробітної плати та інші показники. Більшість із цих документів відсутня у юридичних базах даних спеціальних програм. Тому аудитор змушений переглянути чимало різних довідників, збір­ників нормативних актів, спеціальних фахових журналів, щоб відшукати одну-дві потрібні цифри. У спеціальних бухгалтер­ських програмах, як правило, наявні лише ті довідники, які без­посередньо використовуються підприємством при веденні бухгал­терського обліку. Тому вони не завжди можуть допомогти ауди­тору.

Хорошим помічником у таких випадках знову ж таки може стати Інтернет. За допомогою пошукових сайтів аудитор швидко може відшукати потрібні йому показники, тим самим заощадив­ши час, який довелося би згаяти на перегляд великої кількості паперових довідників, журналів, інструктивних матеріалів тощо.

Електронні таблиці

Сьогодні популярним стало використання бухгалтеріями елек­тронних таблиць, які значно спрощують обрахунки. Більшість бухгалтерій користується електронними таблицями " Ехсеl", які є доступними в усіх сучасних операційних системах. Викори­стання електронних таблиць значно прискорює виконання бух­галтерських операцій. Скажімо, розрахунково-платіжна відо­мість, розроблена за допомогою електронних таблиць, дає мож­ливість за лічені секунди нарахувати численним працівникам підприємства заробітну плату.

Загалом, майже весь бухгалтерський облік підприємства мож­на подати за допомогою електронних таблиць, які пов'язані між собою. Окремими електронними таблицями можна подати жур­нал проводок, головну книгу, деякі звіти.

Використовуючи логічні функції електронних таблиць " Ехсеl", аудитор може за їх допомогою перевіряти правильність ведення бухгалтерського обліку. Особливу увагу слід звертати на червоні цифри, які висвітить у таблицях комп'ютер. Як правило, вони свідчать про певні помилки в бухгалтерії. Лише в деяких умовах червоні цифри в таблицях означають, що цей показник має від'єм­не значення. Наприклад, не може бути червоною цифра, яка по­казує залишок грошей у касі. Гроші або є, або нема, а від'ємним
їх показник бути не може. А ось залишок на рахунку в банку може бути від'ємним: за умови отримання підприємством овердрафту, воно може списувати з рахунку суму, більшу від залишку на ньому на величину отриманого овердрафту.

За допомогою електронних таблиць аудитор може швидко про­аналізувати фінансову звітність і кінцеві показники діяльності підприємства. Для цього потрібно, використовуючи логічні функ­ції, записати в електронні таблиці процедури обчислення фі­нансових показників у вигляді формул з арифметичних і логіч­них дій. Цей підготовчий етап виконується аудитором до початку аудиторської перевірки. А вже безпосередньо на підприємстві аудитор лише вводить в комп'ютер початкові фінансові показники і, натиснувши клавішу " Еnter", отримує готові аналітичні показники рентабельності, ефективності діяльності підприємства тощо.

Використання електронних таблиць дає змогу аудиторові про­водити глибокий економічний аналіз, затрачаючи при цьому мінімум зусиль та часу. Нині широко використовуються елек­тронні таблиці " Ехсеl", які, як правило, є в кожній операційній системі " Windows". Деякі підприємства, а також окремі аудито­ри, використовують у своїй діяльності таблиці " Суперкалк". Про­те, певна незручність цих електронних таблиць призвела до їх зникнення з ринку комп'ютерних продуктів. Тому найоптимальнішим нині є використання електронних таблиць " Ехсеl".