Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за определенные системы документации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках региональных и отраслевых УСД;

• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в регионе. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они, как правило, на бумаге двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х х 210 мм).

Перечень реквизитов

01. Государственный герб Российской Федерации

02. Герб субъекта Российской Федерации

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04. Код организации — автора документа

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07. Код формы документа

08. Наименование организации — автора документа

09. Справочные данные об организации — авторе документа

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационный номер документа

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. Место составления или издания документа

15. Адресат

16. Гриф утверждения документа

17. Резолюция

18. Заголовок к тексту

19. Отметка о контроле

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

22. Подпись

23. Гриф согласования документа

24. Визы согласования документа

25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии документа

27. Отметка об исполнителе

28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело

29. Отметка о поступлении документа в организацию

30. Идентификатор электронной копии документа