Организация работы с документами.

Специфика труда руководителя заключается: в его функциях, в предмете его труда, (предметом труда рук-ля явл-ся инф-ция), в технологии его труда.

Информация – это и исходный момент, и результат работы аппарата управления (его работников), это и необходимое условие, и способ фиксации производимых действий, и предмет труда управленческих работников.

Эффективность работы руководителя зависит во многом: от качества используемой информации, от ее количества (много – избыток, мало – недостаток, необходим оптимум), от скорости получения информации, от скорости обработки.

Универсальным средством фиксации, систематизации, накопления, переработки и передачи информации является документ.

Ни одна управленческая функция не может успешно осуществиться без использования каких-либо документов. С помощью документации начинается, осуществляется, контролируется, учитывается, регулируется и завершается подавляющее число операций по управлению предприятием. От того, насколько хорошо спроектированы бланки документов, организовано их движение, обработка и хранение, во многом зависит эффективность управленческого труда.

Руководители, участвуя в разработке конкретных решений, опираются на информацию, отраженную в документах, принимая решения, подписывают соответствующие документы.

Специалисты готовят решения, выполняют вспомогательные операции, документируют проекты решений.

Вспомогательные технические работники (исполнители) осуществляют информационное обслуживание аппарата управления, т.е. они осуществляют получение, обработку, передачу и хранение документной информации (информации, зафиксированной на бумажных, машинных носителях)

Эффективность работы руководителя, определяющаяся оперативностью и качественной проработкой всех этапов принятия и реализации управленческих решений, зависит от следующих факторов: а) количества и качества используемой необходимой информации; б) скорости ее получения и обработки; в) глубины логического и творческого анализа поступающей информации, обоснованности принимаемых решений; г) полноты и быстроты реализации принятых управленческих решений.

Перечисленные выше факторы могут быть также использованы для определения качественных характеристик управленческой информации.

Ошибки, допущенные на каждом этапе обработки информации (а также в процессе хранения, передачи информации) могут существенно исказить или повлиять на результаты работы и специалистов, и руководителей.

Рациональная организация работы с документами превратилась сегодня в одну из актуальнейших задач теории и практики управления.

Например, сегодня стоимость консультационных услуг в области аудита, консалтинга во многом зависит от качества документации, используемой в аппарате управления обратившегося предприятия (организации).

Делопроизводство – это организационная система получения, оформления, исполнения, экспедиции (отправления), хранения, справочного использования и контроля документов. Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Движение одного документа из А в Б называют документопотоком, а сумма документопотоков образуют документооборот.

Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения. Или объем документа равен сумме входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (обычно за год).Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

В зависимости от объема документооборота предприятия делятся на 4 категории: 1 – с объемом документов > 100 тыс док; П – от 25 до 100 тыс. док., Ш – от 10 до 25 тыс. док., 1У до 10 тыс.док.

Документы, поступающие в организацию, проходят:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• передачу на исполнение.