Теоретические сведения. База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

Система управления базой данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, наполнения, редактирования, хранения базы данных, а также отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием.

Структура базы данных включает в себя поля и записи. Большинство баз данных имеют табличную структуру. Поля – это столбцы таблицы, а записи – строки.

Поля определяют свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Основные свойства полей таблиц баз данных:

- имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой данных (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

- тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

- размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

- формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках данного поля;

- маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

- подпись – определяет заголовок столбца таблицы данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка используется свойство Имя поля);

- значение по умолчанию – значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

- условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (как правило используется для данных числового, денежного типа или типа дата);

- сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение);

- обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля;

- пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (относится к типам данных: текстовый, поле Memo)

- индексированное поле – свойство, которое используется для ускорения выполнения поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Если в таблице одно ключевое поле, то MS Access автоматически устанавливает его индексированным полем. Поля типа MEMO, логические и поле объекта OLE не могут быть индексированными. Однако индексы замедляют изменение, ввод и удаление данных, поэтому не рекомендуется создавать избыточные индексы.

- смарт - теги – применяются для автоматизации операций, связанных с обработкой данных других программ, это значки, при щелчке на которых динамически отображаются некоторые сведения, например, полученные из Интернета.

Типы данных

Текстовый - тип данных, используемый для хранения текста или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также чисел, не требующих вычислений, например, номера телефонов или почтовые индексы (до 255 символов).

Поле МЕМО - тип данных, используемый для хранения длинного текст или чисел, например, примечания или описания (до 65 536 символов).

Числовой - тип данных, содержащий значения, с которыми можно выполнять математические операции. Рассмотрим некоторые свойства данного типа поля: свойство Размер поля для числовых полей определяет, является ли число целым или десятичным, а также максимальное и минимальное допустимое значение поля:

Свойство Точность определяет максимальное хранимое в базе суммарное количество знаков в целой и дробной части.

Свойство Шкала – максимальное количество знаков в дробной части

Дата/время - тип данных, используемый для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный - тип данных, используемый для хранения денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений.

Счетчик - автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Естественное использование - для порядковой нумерации записей;

Логический - данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Значения Null не допускаются.

Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов, например, таких как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате, созданные в других программах, использующих протокол OLE.

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета.

Мастер подстановок – это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, что данные выбираются из списка.

Объекты базы данных.

Таблицы – основные объекты любой базы данных. Хранят данные и структуру базы данных.

Запросы - служат для отбора данных из таблиц, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления.

Формы – это средства ввода и просмотра данных.

Отчеты предназначены для вывода данных.