Учет кассовых операций

Кассовые операции - это операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов.

В соответствии Положением № 373 – П прием и выдача наличных денег осуществляются через кассу. Руководитель предприятия самостоятельно определяет место расположения кассы.

Работу с кассой осуществляет кассир, в небольших организациях обязанности кассира выполняет работник бухгалтерии или любой другой сотрудник. Положение также предусматривает возможность руководителя самостоятельно осуществлять кассовые операции.

Руководитель предприятия обязан предоставить кассиру под роспись его должностную инструкцию. Если кассиров несколько, то назначается старший кассир.

В Положении № 373 – П отсутствует пункт, требующий заключать с кассиром договор о полной материальной ответственности.

Однако в ст. 244 Трудового кодекса РФ регламентировано положение, требующее заключения договора о полной материальной ответственности с работниками, использующими или обслуживающими денежные средства.

Кассир должен иметь:

- образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы;

- печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции

Лимит остатка наличных денег – это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в кассе для проведения кассовых операций после выведения в кассовой книге суммы остатка денег на конец рабочего дня.

Лимит устанавливается предприятием самостоятельно на основании соответствующего распорядительного документа, который должен храниться в определенном руководителем порядке. При необходимости размер лимита в любое время может быть пересмотрен.

При установлении лимита кассы можно исходить или из:

- первый вариант - объема поступлений,

- второй вариант - объема выдач наличных денег - используется при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Первый вариант.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L = V/P* N

где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

Р - расчётный период, определяемый предприятием, за который учитывается объём поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях, который составляет не более 92 рабочих дней;

N- период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях, не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении предприятия в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней.

При определении расчётного периода могут учитываться периоды пиковых объёмов поступлений наличных денег, а также динамика объёмов их поступлений за аналогичные периоды прошлых лет.

Пример

L = 3 900 00 000/22* 3 = 532 000 руб.

Второй вариант.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L=R/P*N (пл.),

где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

Р - расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях, который составляет не более 92 рабочих дней;

N (пл).- период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях, не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении предприятия, в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней.

Пример

L=225 000/22*5 = 52 000 руб.

Согласно п.1.4 Положения № 373 – П предприятие имеет право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий на срок не свыше пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Кассовыми документами являются:

- приходный и расходный кассовые ордера,

- расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость;

- кассовая книга.

Кассовые документы, кассовая книга, книга учета денежных средств могут оформляться двумя способами:

- на бумажном носителе;

- с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение

Оформлять кассовые документы, в соответствии с Положением № 373-П, могут следующие лица:

- главный бухгалтер;

- бухгалтер или другой работник, определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при его наличии) путем издания распорядительного документа;

- руководитель – в случае, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер.

Основанием для оформления кассовых документов служат:

– расчетно-платежные ведомости;

– платежные ведомости;

– заявления;

– счета;

– другие документы.

Перечисленные бумаги должны быть приложены к кассовым документам.

Исправления в кассовые документы не допускается.

Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу предприятия, выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира, регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

При получении ПКО кассир проверяет:

- наличие в документе подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

- наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.

Прием наличных денег ведется полистным, поштучным пересчетом и таким образом, при котором вноситель наличных денег может наблюдать за действиями кассира.

Затем кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег.

Если вносимая сумма денег соответствует сумме, указанной в документе, кассир подписывает его, квитанцию к ПКО и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег их вносителю выдается квитанция к ПКО.

Если вносимая сумма наличных денег не соответствует сумме, указанной в ПКО, то кассир:

- или предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных денег;

- или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.

Если вноситель отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму. ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.

Расходный кассовый ордер (РКО) служит для выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности предприятия. Выдача наличных денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

Получив РКО, кассир проверяет:

- наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера – наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;

- соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

- наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО;

- соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

РКО подписывается главным (старшим) бухгалтером, должен содержать распорядительную подпись руководителя предприятия.

Выдача денег по РКО производится по предъявлению документа, удостоверяющего личность получателя. В РКО записывается наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и получатель ставит свою подпись.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в РКО. Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после наименования получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру.

Кассир не принимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

Учет кассовых операций ведется в Кассовой книге

Кассир в кассовой книге:

- производит записи по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги;

- сверяет содержащиеся в ней данные с данными кассовых документов;

- выводит сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Кроме того, записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем и подписываются тем, кто проводил эту сверку.

Листы кассовой книги (книги у чета денежных средств), оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера – только руководителем и скрепляется оттиском печати предприятия.

Документы, составляемые с применением технических средств, должны распечатываться на бумажном носителе, причем лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерация листов кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Контроль за ведением кассовой книги (книги учета денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Каждый финансовый год начинается новая кассовая книга. Она заполняется за тот день, когда совершались операции с наличными деньгами.

Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.

К денежным документам относятся:

- оплаченные талоны и пластиковые карты на бензин и масла;

- талоны на питание;

- оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;

- полученные извещения на почтовые переводы;

- почтовые марки;

- марки государственной пошлины;

- прочие денежные документы.

Все денежные документы должны храниться в кассе.

Приходные и расходные кассовые ордера, отражающие движение денежных документов, также регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003), но отдельно от операций по денежным средствам.

Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами и предпринимателями ограничены – 100 000 рублей по одному договору

Для учета кассовых операций Планом счетов предусмотрен активный счет 50 «Касса»

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

- 50/1 «Касса организации»;

- 50/2 «Операционная касса»;

- 50/3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50/ 1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе. Для учета операций с иностранной валютой к счету 50 «Касса» открываются субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Субсчет 50/2 «Операционная касса» открывается только в специализированных организациях (товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.) по необходимости.

Строение счета 50 «Касса» представлено на рисунке1.

Дт 50 «Касса» Кт

Рисунок 1 Строение счета 50 «Касса»