Бухгалтерские документы как источники и носители информации

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственных операций и регистрации их в документах.

Первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций осуществляется с помощью документации - способ первичной регистрации хозяйственных операций и обоснования правильности бухгалтерских записей.

Согласно ст. 9.п.1 Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом».

Бухгалтерский документ представляет собой надлежащим образом оформленную деловую бумагу, в которой зафиксированы признаки и показатели одной или нескольких хозяйственных операций для отражения их в учете.

С 2013 года отменяется обязанность применения унифицированных форм первичной документации, организация самостоятельно составляет формы «первички», с учетом обязательных реквизитов, оговоренных в законе.

Реквизиты – совокупность признаков и показателей, содержащихся в документах.

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, приведен в ст. 9. п. 2 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 (рис.8).

Рисунок 8 Обязательные реквизиты первичного документа

К дополнительным реквизитам документа относят:

- номер документа;

- основание для совершения хозяйственной операции и т.д.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Формы первичных документов утверждаются руководителем (кроме организаций госсектора, руководствующихся бюджетным законодательством) по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Ответственность за документальное оформление хозяйственных операций и сроки представления документов в бухгалтерию предприятия несет главный бухгалтер.

В ФЗ, отсутствует прямой запрет на внесение исправлений в кассовые и банковские документы, однако есть условие допустимости исправлений:

Допускаются исправления в первичных документах, если иное не предусмотрено действующим законодательством. Исправление должно содержать:

- дату исправления;

- подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов необходимых для идентификации этих лиц.

Хранение бухгалтерских документов. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документооборот – маршрут и время прохождения документа по всем инстанциям с момента их оформления до сдачи в архив.

В целях систематизации документооборота на предприятии должен быть разработан график документооборота, который устанавливает порядок и сроки создания первичных учетных документов, сроки их передачи в бухгалтерию для отражения на счетах бухгалтерского учета.

В графике документооборота должны быть отражены следующие элементы:

- наименование документа;

- последовательные этапы его обработки;

- сроки обработки документа на каждом этапе;

- перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

- сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и качественное оформление документов, своевременную передачу их в бухгалтерию, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Тема 3.. Инвентаризация, ее сущность и контрольное значение. Методы стоимостного измерения и виды оценок в бухгалтерском учете

Инвентаризация, ее виды и значение. Общие положения и правила ведения инвентаризации

Инвентаризация – выявление и проверка фактического наличия и состояния имущества с данными бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) - при коллективной материальной ответственности;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризации имущества и финансовых обязательств классифицируются по следующим основным признакам:

1) по основаниям проведения:

- плановые - проводятся в соответствии с датами, установленными в приказе руководителя организации, оформляемом до начала отчетного года;

- внеплановые (внезапные) - проводятся по требованию руководителя организации или правоохранительных органов.

2) по объему проверки:

- полные - организуются по всем видам имущества и обязательств, обычно перед составлением годового отчета или при ликвидации или реорганизации предприятия;

.- частичные - охватывают часть имущества и финансовых обязательств организации, проводиться при передаче части имущества в аренду, выкупе, продаже, при смене материально ответственных лиц и других случаях.

Инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств целесообразно проводить в следующие сроки:

- основных средств - не ранее 1 ноября отчетного года. Проведение инвентаризации объектов основных средств допускается один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

- капитальных вложений (вложений во внеоборотные активы) целесообразно проводить не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года.

- незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - не ранее 1 октября отчетного года.

- готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года.

- материально-производственных запасов - не менее одного раза в год.

- денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц.

Инвентаризации подлежат не только ценности, принадлежащие самой организации, но и виды имущества, не находящиеся в ее собственности и числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Для проведения инвентаризации руководитель назначает инвентаризационную комиссию.

Как правило, на крупных предприятиях создаются две инвентаризационные комиссии:

1). Постоянно действующая (центральная) комиссия – составляет план – график проведения инвентаризации, протокол по результатам инвентаризации.

2). Рабочие комиссии – непосредственно для проведения инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

При проведении инвентаризации должны присутствовать все члены инвентаризационной комиссии, так как отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания недействительными результатов инвентаризации.

До начала работы инвентаризационной комиссии материальные ценности, должны быть подготовлены для их описи в натуре. Перед началом проведения инвентаризации инвентаризационной комиссии необходимо получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы «до инвентаризации на дату проведения инвентаризации (с указанием конкретной даты». Факт передачи приходных и расходных документов является для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризация проводится путем непосредственного подсчета, взвешивания, измерения и т. д. инвентаризационного имущества.

В случае проведения инвентаризации в течение нескольких дней помещения должны ежедневно опечатываться при уходе инвентаризационной комиссии и ключи должны храниться в сейфе в опечатанном помещении.

Результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную опись, в которой указываются данные фактического наличия инвентаризуемых объектов и учетные данные. Опись составляется не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационные описи должны быть составлены без помарок и подчисток.

Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, где на ее основании составляется сличительная ведомость.

В сличительной ведомости отдельно показываются только те объекты, по которым выявлены отклонения (недостача или излишек), остальные показываются общим итогом.

Имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения и виновных лиц;

Дебет 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары», 50 «Касса» Кредит 91»Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»

Недостача до выяснения причин относится на сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» Кредит 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары», 50 «Касса

Списание недостачи:

1) в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения у торговой организации

Дебет 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Издержки обращения» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»

2) недостачи имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»

3) когда виновники не установлены или во взыскании их с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются в состав прочих расходов предприятия проводкой:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 94«Недостачи и потери от порчи имущества»