Определение приоритетности текущих задач

Каждый день нам приходится определять, какую задачу решать в первую очередь, а какую — во вторую. Часто мы принимаем решение интуитивно. Использование упрощенного метода многокритериальной оценки позволит нам не только полагаться на свои чувства, но и выбирать более осмысленно и взвешенно.

В примерную систему могут входить следующие, наиболее часто встре­чающиеся критерии:

1. источник задачи (уровень руководителя, поставившего задачу; приори­тетность задачи для него);

2. влияние выполняемой работы на работу коллег на «горизонтальном» уровне (является ли задача звеном в цепочке выполняемых задач);

3. вклад задачи в общий результат (цели компании, проекта, подразделе­ния, отдела);

4. собственный интерес к задаче;

5. срочность;

6. сложность задачи;

7. времязатратность задачи (большие, сложные задачи решаем в первую очередь);

8. наличие в данный момент необходимых ресурсов, их доступность.

Иногда к этим критериям добавляются такие как:

1. является ли эта задача денежной (связано ли ее решение с прибылью; насколько велик риск потерять деньги в случае, если задача не будет решена);

2. влияет ли задача на имидж компании;

3. клиентская ли это задача;

4. влияет ли задача на бесперебойность работы офиса;

5. влияет ли задача на увеличение количества продаж (новых клиентов и т.д.).

Формулируя критерии, необходимо учитывать специфику своей деятельности, компании, отдела. Лучшего результата можно добиться, если соот­нести матрицу своих критериев с критериями своих коллег и выработать общие критерии для оценки ежедневных задач.

Для быстрого принятия решения в определении приоритетности появляющихся в течение дня задач можно использовать технику трех вопро­сов.

Суть этого подхода проста: выбираем три самых значимых критерия, по которым будем оценивать значимость внезапно возникшей задачи, и задаем три вопроса:

1. Является ли эта задача клиентской?

2. Влияет ли она на имидж компании?

3. Является ли эта задача сложной?

При появлении новой задачи ставим «+» или «-» напротив каждого кри­терия.

Если задача получила три «+», решаем ее в первую очередь; если два «+» — она является менее приоритетной; один «+» — приоритет­ность задачи низкая; три «-» — бюджетируем время на решение этой задачи по остаточному принципу. Обратите внимание, что три минуса не означают, что задачу не нужно решать, просто она будет выполняться в последнюю очередь.

Правильного и единственно верного списка критериев для приоритизации задач не существует. Многие критерии специфичны и отражают особенность того или иного вида деятельности компании или подразделения. Поэтому важен фактор командной работы и принятия совместного решения при формировании матрицы рабочих критериев.

Формализация критериев позволяет:

1. достичь общего понимания, на основании чего принимаются реше­ния;

2. донести до окружающих свою систему принятия решений и вырабо­тать совместную;

3. принимать более конструктивные решения по изменению и совер­шенствованию системы принятия решений;

4. каждый раз при принятии решения экономить время при выборе правильного направления, варианта.

4. Закон Парето. Использование принципа 80/20 при организации планирования личного времени

Суть принципа состоит в том, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий отвечает за большую долю результатов получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Иными сло­вами, 20% усилий дают 8о% результата, а остальные 8о% усилий — лишь 20% результата. Таким образом 8о% приложенных усилий и затраченного времени не имеют к получаемому результату почти ника­кого отношения. Очень часто это не совпадает с нашими ожиданиями: «Как же так? Столько времени потрачено, а результат почти неощутим».

Впервые обратил внимание на эту закономерность итальянский эко­номист Вильфредо Парето, который в 1897 г. изучал распределение мате­риальных благ и доходов между работающим населением. Парето обна­ружил, что незначительное меньшинство получало основную часть от общей суммы доходов (или имело преобладающую долю материаль­ных ценностей). При этом пропорция распределения оставалась почти одинаковой во все периоды времени и во всех странах. В современ­ную эпоху закон Парето получил широкую известность под названием «Принцип 80/20».