Тема 12. Учет денежных средств

12.2 Учет переводов в пути и денежных документов

12.3 Учет денежных средств на расчетных счетах в банках

12.4 Учет денежных средств на специальных счетах в банках

12.5 Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютному счету

Денежные средства - это финансовые ресурсы организации, они пред­ставляют собой совокупность денег, находящихся как в кассе и на банковских счетах (расчетных, валютных, специальных и депозит­ных), так и в аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денеж­ных документах.

Организации в процессе своей финансово-хозяйственной деятельности ведут взаимные денежные расчеты, которые осуществляются либо в виде без­наличных платежей, либо наличными деньгами. Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением о правилах организа­ции наличного денежного обращения на территории Российской Феде­рации, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федера­ции и др . Эти нормативные документы предусматривают:

- хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

- расходование наличных денег, полученных из банков, строго на цели, указанные в денежном чеке;

- наличие специально оборудованного помещения кассы, оснащенного охранной сигнализацией;

- ведение кассовой книги и других кассовых документов установленной формы;

- прием наличных денег организациями с обязательным применением контрольно-кассовых машин (утвержден перечень отдельных катего­рий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут осуществлять данные расчеты без применения контрольно-кассовых машин);

- хранение наличных денег в кассе в пределах лимита, установленного обслуживающим банком после согласования его с руководством ор­ганизации.

Исключение составляют денежные средства, полученные в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и сти­пендий, которые могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения их в банке. Каждая организация обязана обеспечить сохранность средств как в помещении кассы, так и при доставке их из банка или при сдаче в банк. Администрация несет ответст­венность, если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие со­хранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на касси­ра. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности, которым определяется ответственность за сохранность принятых им ценностей. Все кассовые операции в обязательном порядке оформляются унифицированными формами пер­вичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России.

В кассу организации обычно наличные средства поступаютс расчет­ного счета, а также в качестве выручки в результате платежей за товарно-материальные ценности, работы и услуги или в результате возврата ранее сданных подотчетных и других сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета организации банком выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указыва­ется назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок его (с указанием суммы) служит оправдательным документом для отражения данной операции в учетных регистрах организации.

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается глав­ным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал регистрации сформирован таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израс­ходованных наличных денежных средств, проверяется полнота произве­денных кассиром операций. После отражения в Журнале регистрации приходный кассовый ордер передается кассиру, получающему наличные деньги, который подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу ли­цу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или от­тиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгал­тером (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого доку­мента, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) " Получено" или " Оплачено". При выдаче заработной платы, стипендий, премий и т. д. основанием для выплат средств физическим лицам служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя расходный кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающих­ся им денег, кассир ставит штамп " Депонировано" и составляет реестр депонированных сумм. При этом на всю сумму, выданную по ведомости, со­ставляется один расходный кассовый ордер.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в Кассовой книге (ф. № КО-4). Каждая организация ведет только одну Кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в Кассовой книге производят­ся кассиром в двух экземплярах, обычно через копировальную бумагу, сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бух­галтерию второй отрывной лист Кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кас­совой книге. Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлага­ется на главного бухгалтера организации.

Приходные и расходные кассовые документы, Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе использует­ся активный счет 50 " Касса", к которому могут быть открыты субсчета: 50-1 " Касса организации"; 50-2 " Операционная касса"; 50-3 " Денежные документы" и др. Например, на первом субсчете к счету 50 " Касса" учитываются наличные деньги организации. Если организация производит операции с наличной иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответст­вующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной ва­люты. На втором субсчете к счету 50 " Касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах отделений связи и транспортных организа­ций, этот субсчет открывается при необходимости для удаленных касс организации. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе на начало месяца, оборот по дебету определяет суммы, посту­пившие в кассу, а кредитовый оборот - выданные суммы из кассы. По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и по кредиту счета 50 " Касса", учитывая остаток имеющихся наличных средств на начало месяца, выводится сальдо наличных денег на конец месяца. Его све­ряют с остатком средств, отраженным в Кассовой книге.

В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентариза­цию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом. При этом излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и за­числяют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

Д-т 50 " Касса";

К-т 91 " Прочие доходы и расходы".

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответст­венного лица (кассира), что и отражается бухгалтерской записью:

Д-т 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей";

К-т 50 " Касса".

Одновременно с отражением недостачи фиксируется задолженность виновного лица:

Д-т 73 " Расчеты с персоналом по прочим операциям";

К-т 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей".

В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не 1найдены, убытки списываются на финансовые результаты организации:

Д-т 91 " Прочие доходы и расходы";

К-т 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей".

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). При этом неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.