Зустріч ділових партнерів

До візиту делегації, тим більш іноземної, треба добре підготуватися. Іно­земці, начувані про наші труднощі, дуже вдячно сприймають найменші озна­ки уваги до себе.

Завчасно потурбуйтеся про те, щоб прибулих до фірми привітно зустріли біля виходу, супроводили до приймальні, запропонували зняти «верхній одяг». У приймальні надайте можливість членам делегації розташуватися «як вдома», випити чашку чаю чи кави. Діловій розмові з турецькими бізнесменами обов’язково буде передувати розмова про щось абстрактне. І може статися так, що саме під час цієї розмови буде вирішена доля пропозиції про співробітництво.

Головне при цьому необхідно правильно зорієнтуватись і розповідати те, що зрозуміло і цікаво іншим. Зворотну реакцію слухачів треба вміти перед­бачати, контролюючи свій вплив на оточуючих. У ході неформальної бесіди з партнером можна вияснити рівень професійної ерудиції і культури, ступінь розуміння проблеми, його відносини з владними структурами, додаткові мож­ливості для співробітництва тощо.

Темами для неформальної бесіди можуть бути мистецтво, подорожі, нові публікації, книги, хобі, інформація про країну перебування тощо. До забо­ронених тем можна віднести фінансовий стан, майно, ставлення до релігії, політичні погляди, особисте життя.

До моменту прибуття гостей вся група, що бере участь у переговорах з вашої сторони, повинна зібратися. Погане враження справляють господарі, які в присутності гостей виходять і входять, навіть вибачаючись.

Замовляючи місця в готелі для гостей, треба заздалегідь поцікавитися, скільки очікується чоловіків, скільки жінок і чи є серед них подружні пари. Необхідно також завчасно вирішити питання про те, хто буде платити за про­живання — сторона, що запрошує, чи самі гості. Це стосується і придбання квитків у розважальні заклади, якщо в готелі існує цей вид послуг.

Представники приймаючої організації після зустрічі в аеропорту або на вокзалі іноземної або іногородньої делегації відвозять її членів до готелю або до спеціально відведеного приміщення. Гостей заводять до готелю або спеціального приміщення, сприяють у вирішенні можливих проблем з оформленням документів, влаштуванням у номері.

Проблематичним є проводити гостей до їхніх кімнат, заходити в кімна­ту. Виявом особливої поваги є поцікавитись, наскільки зручна кімната, умо­ви проживання в ній. Разом з тим вихованого гостя це спонукає запросити супроводжуючих на чашку кави, в той час як він дещо втомився з дороги. Лінію поведінки зустрічаючих визначає ситуація. Якщо це зручно, то, мож­ливо, краще залишити гостей у вестибюлі, домовившись з ними про візит ввічливості.