Как сортировать записи в базе данных?

Для эффективного поиска информации в больших таблицах базы данных, в которых могут храниться сотни и тысячи записей, у пользователя часто возникает необходимость упорядочить записи таблицы в определенной последовательности, т.е. отсортировать.

С понятием сортировки данных мы уже знакомились с вами в девятом классе.

Под сортировкой записей в таблице базы данных будем понимать процесс их упорядочения в определенной последовательности по значению одного из полей.

В зависимости от типа данных в поле (числовое, текстовое или др.), определенных для сортировки, все записи в таблице базы данных размещаются:

? по величине числа, если данные в поле числовые;

? по алфавиту, если данные в поле текстовые (символьные);

? по дате и времени, если данные в поле содержат значения даты и времени.

При открытии готовой таблицы базы данных записи в ней сортируются по значению ключевого поля. Если ключевое поле не задано, то в таблице базы данных записи хранятся в том порядке, в каком были введены.

Для выполнения процесса сортировки необходимо:

? указать имя поля в таблице, по которому выполняется упорядочение данных;

? определить условие сортировки записей: по возрастанию или убыванию значений данных указанного поля;

? выполнить операцию сортировки.

Программа Access предоставляет пользователям возможность сортировать записи в таблице.

Для сортировки записей по данным конкретного поля необходимо установить курсор на любую строку соответствующего столбца и щелкнуть мышью по одной из кнопок на панели Стандартная:

- Сортировка по возрастанию.

- Сортировка по убыванию.