Обмен данными между СУБД и другими программами, предназначенными для обработки документов. Совместное использование базы данных.

В процессе работы с Access рано или поздно возникает необходимость использовать информацию из базы данных Access в других приложениях или, наоборот, использовать данные, созданные другими программами, в базах данных Access. В ряде ситуаций для использования другими программами нужно импортировать целые таблицы данных. Например, понадобится перенести данные о поставщиках компании в другую базу данных, работающую под управлением SQL Server или Oracle. Или наоборот - создать приложение Access на основании имеющейся базы данных dBASE, FoxPro или Paradox. В этом случае импорт данных придется осуществить дважды. Первый импорт информации необходим на этапе проектирования базы данных для того, чтобы во время тестирования форм, отчетов и запросов использовались реальные данные. Повторно данные импортируются непосредственно перед началом работы с новой программой.

Access также используется для временного сохранения данных, например, в тех случаях, когда результат запроса или отчет, сформированный в Access, необходимо перенести в Word для создания более общего отчета.

Самым мощным и одновременно простым инструментом импорта и экспорта данных является средство Связи с Office. Его команды позволяют обмениваться данными с другими приложениями Office. Перед тем, как использовать одну из трех команд этой группы, необходимо выбрать нужный объект базы данных - форма, отчет, запрос и т.п. После этого достаточно выбрать команду Сервис → Связи с Office или одну из команд списка Связи с Office, раскрываемой на панели инструментов. В Access предусмотрено три команды для связи с приложениями Office.

o Слияние с MS Word. Эта команда выполняет слияние таблицы Access с имеющимся документом Word или создает новый документ и размещает данные в него. После передачи данных значения полей таблицы Access можно использовать в документе Word как комбинированные поля.

o Публикация в MS Word. Эта команда позволяет создать на основе объекта базы данных Access текстовый документ в формате RTF. Созданный документ сразу открывается в Microsoft Word. В дальнейшем на основании этого файла можно создать деловой документ или отчет.

o Анализ в MS Excel. Эта команда создает файл рабочей книги Excel в формате XLS и экспортирует в него данные объекта базы данных Access. Созданный файл одновременно открывается в Excel. После этого из полученных данных можно применять математический, статистический и аналитический аппарат Excel, недоступный в Access. Кроме того, для анализа результатов удобно использовать гибкий механизм построения диаграмм. Если в отчете Access использовалась группировка данных, результирующий рабочий лист Excel будет содержать промежуточные итоги.

Есть и другой способ экспорта данных. Выделите объект базы данных и воспользуйтесь командой Файл → Экспорт. В диалоговом окне Экспорт данных предлагается выбрать конечный формат данных (есть возможность экспорта в предыдущие версии Office) и ввести имя файла. В большинстве случаев этот метод более важен, поскольку он позволяет более точно настроить параметры экспорта данных.

Кроме описанных ситуаций, экспорт и импорт данных используется для обмена информацией между Access и другими программами управления базами данных. Access позволяет сохранять данные в форматах наиболее популярных СУБД разных версий. Для создания файла нужного формата выберите объект базы данных, а затем воспользуйтесь командой Файл → Экспорт. Чтобы прочитать файл, созданный другим приложением, используйте команду Внешние данные → Импорт из меню Файл.

Контрольные вопросы.

1. Что такое база данных, её назначение?

2. В чем заключается разница между полями и записями базы данных?

3. Из каких основных объектов состоит база данных?

4. Каково назначение запросов, форм, отчетов базы данных?

5. Что понимают под термином “реляционная база данных”?

6. Из каких этапов состоит процесс проектирования базы данных?

7. Какие основные характеристики имеет СУБД Access?

8. Как создать новую базу данных в среде СУБД Access?

9. С какими категориями объектов может происходить работа в среде СУБД Access?

10. В каких режимах может функционировать СУБД Access?

11. Что такое поле связи между таблицами?

12. Что значит тип связи один-ко-многим?

13. Какая таблица называется главной, подчиненной между двумя связанными таблицами?

14. Как установить связь между двумя таблицами?

15. Что называется схемой базы данных?

16. Как создать и отредактировать схему базы данных?

17. Как создать между двумя таблицами связь-объединение?

18. Какие типы объединения двух таблиц возможны?

19. Что означает понятие обеспечения целостности данных?

20. Что означает каскадное удаление связанных записей?

21. Что означает понятие каскадное обновление связанных записей?

22. Назначение форм.

23. Назовите основные способы создания форм.

24. Какие мастера используются для создания форм?

25. Какие разделы может иметь форма?