Создание почтовых наклеек

Для переписки, как правило, используются почтовые наклей­ки и стандартные письма, обычно называемые составными доку­ментами рассылки.

В MS Access почтовые наклейки создаются с по­мощью отчетов.

Для создания наклеек лучше всего использовать Мастер наклеек.

Изменение макета наклейки следует производить в режиме Конструктора. В режиме Конструктора можно проверить перед печатью все пара­метры, например: ввести маски вывода (рис.36).

Печатать почтовые наклейки можно непосредственно из окна Предварительного просмотра.

Рис.36. Пример наклейки, созданной Мастером наклеек.

3.6. Просмотр и печать отчёта

Прежде чем печатать отчёт, нужно посмотреть, как выглядит отчёт, и настроить параметры печати. В режиме Предварительного просмотра () можно настроить Масштаб () для просмотра всей страницы, для просмотра двух страниц и более.

Ширина страницы позволяет вывести две страницы на одном листе при альбомной ориентации. Это устанавливается в окне диалога Параметры страницы, которое вызывается командой Файл † Параметры страницы. В окне этой команды можно установить поля страницы, ориентацию страницы (книжная или альбомная), указать размер бумаги, макет страницы (параметры многостобцового отчёта). При выводе информации на принтер, Access получает от операционной системы все параметры установленного принтера.

G Примечание. При отсутствии принтера отчеты также можно создавать в электронном виде. Достаточно выполнить программную установку с помощью ко­манды операционной системы Пуск † Настройка † Принтеры † Установка принтера, после чего установить драйвер любого прин­тера, доступного операционной системе.

Задания по теме «Отчёты»

1. Создать автоотчёт по одному из выполненных запросов в гл.1. Отредактировать его стилевыми возможностями Конструктора и элементами управления (Линия, Рисунок и т.д.).

2. Создать отчёт с помощью Мастера отчётов, используя в качестве источника результаты группового запроса «Сведения о продажах каждого товара», отредактировать в режиме Конструктора, заменить служебную информацию смысловой.

3. Создать отчёт с помощью Мастера отчётов, используя в качестве источника результаты запроса, объединяющего сведения из разных таблиц о продажах каждого товара, сгруппировать данные по названию товара с помощью Мастера, вывести итоговые показатели о продажах, отредактировать в режиме Конструктора.

4. Сконструировать составной отчёт о продажах магазина на основе таблицы «Продажи», ввести в отчёт подчинённый отчёт, содержащий сведения о товарах, а также подотчёт с информацией о продавцах.

5. Создать макросы для открытия отчётов, связать их с элементами управления и ввести в главную кнопочную форму базы данных «Магазин» (см. рис.26).

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой запрос в базе данных?

2. Для каких целей используются запросы в базе данных?

3. Что является результатом работы запроса?

4. Какие типы запросов позволяет выполнять MS Acceess?

5. Какими способами можно создавать запросы в MS Acceess?

6. Какие преимущества предоставляет запрос с параметром по сравнению с запросом на выборку по точному значению?

7. Какие типы запросов позволяют получить новые данные на основе базовых таблиц?

8. Используются ли шаблоны символов для задания условия отбора в запросе?

9. Можно ли использовать операции сравнения при задании условия отбора в нечисловых полях?

10. Какими способами можно задать интервал числовых значений поля в условии отбора?

11. Каким образом задаётся несколько условий отбора в одном поле?

12. Какими способами можно записать условие отбора для такой фразы: «вывести все записи, кроме заданной…»?

13. Для каких целей используется Построитель выражений?

14. Каким образом группируются данные по значениям заданного поля?

15. Как подводятся итоги по значениям заданного поля?

16. В чём отличие перекрёстного запроса от обычного запроса с группированием данных?

17. Какими способами можно создать перекрёстный запрос? В чём их различие?

18. Какие типы запросов приводят к изменению данных в ба­зовой таблице?

19. В каких случаях следует использовать запрос на создание таблицы?

20. В каких случаях следует использовать запрос на обновление данных?

21. В каких случаях следует использовать запрос на добавление?

22. В каких случаях следует использовать запрос на удаление записей?

23. Для каких целей используются формы?

24. Для каких целей используются отчёты?

25. Какие способы существуют для создания форм и отчётов? В чём их различие?

26. Какие элементы может содержать окно формы или отчёта?

27. В каком режиме осуществляется создание элементов управления окна?

28. Могут ли в формах или в отчётах содержаться данные, ос­нованные на вычисляемых выражениях?

29. В каком режиме создаются вычисляемые поля?

30. Могут ли формы или отчёты содержать в себе другие формы или отчёты?

31. Для каких целей используются макросы при создании форм и отчётов?

32. Каким образом для удобства работы пользователя объединить работу различных объектов БД?

Литература

1. Асанова А.Н. Проектирование и создание базы данных в MS Access. Учебное пособие, Набережные Челны: КГУ, филиал в г.Наб.Челны, 2005

2. Сагман С. Microsoft Office XP: Пер. с англ. – М.: ДМК Пресс, 2002 -480 с.

3. Каратыгин С.А. Access 2000. Руководство пользователя с примерами. – М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2000 – 376 с.

4. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом. Microsoft Press, 2001, 320 с.

5. Справка: Microsoft Access (встроенная справочная служба MS Access).